3 Goda skäl till att vinstsyfte behöver bättre budgetar |

Jag är en ideell styrelseledamot, och jag kommer att berätta: För det mesta drar jag mitt hår ut på styrelsemöten när vi kommer till budgeten. Vanligtvis finns det en serie QuickBooks-rapporter, som presenteras i PDF, i teeny-liten typsnitt. Linjeposterna är inte alltid vettiga, och det är ofta mycket svårt att berätta om ett visst initiativ faktiskt är ekonomiskt hälsosamt för en ideell vinst. Många ideella budgetar jag har tittat på lämnade hela delar av organisationen, eller försökt att få för detaljerade eller förenklade saker; budgetar på det sättet är inte särskilt användbara som ett pågående verktyg.

Se även: Hur man startar en ideell verksamhet

Men styrelsen krävs av den amerikanska regeringen att godkänna en årlig budget och styrelsen måste sedan granska det budget vid ordinarie styrelsemöten. Lagen finns av en anledning: Budgeter är ett viktigt verktyg för ideella vinster. Men om din budget är något som de som jag just beskrivit vet du att hela processen kan vara besvärlig och inte särskilt användbar eller värdefull. Och om även dina styrelseledamöter inte kan berätta vad din budget försöker säga, vad sägs om givare eller banker?

Det finns ett bättre sätt att budgetera. Här är tre bra skäl att tänka på att ändra din ideella budgetprocess:

1. Du kan få mer ut av dina styrelseledamöter om möten är effektiva.

Styrelseledamöter är vanligtvis mycket upptagna, väldigt framgångsrika människor. De har gått med i din styrelse för att hjälpa dig att bli mer framgångsrik, och för att de tror på uppdraget av din ideella vinst. Men de har inte tid att pore över din dåliga budget och piska den i form.

Om dina styrelseledamöter kunde titta på din budget online när som helst och se hur det jämfördes med de faktiska resultaten, föregående månad och samma månad förra året? Tänk om styrelseledamoten lätt kunde förstå vilka program och initiativ som var framgångsrika och hållbara, och vilka inte var. Föreställ dig en värld där styrelseledamöter var glada och glada över att se på budgeten, se vad som verkligen hände och ge bättre feedback, hjälp och support.

Detta kan hända. Det finns bättre verktyg att använda, och en bättre metod för att hjälpa dig att utarbeta bättre budgetar. Här på Palo Alto Software tror vi starkt på att titta på din budget varje månad - och jämföra den med rätt antal - kommer att förändra hur du hanterar din ideella vinst till det bättre. De rätta siffrorna är dina:

• Faktiska resultat
• Tidigare månadsresultat
• Samma månad förra året resultat

Ett av de bästa sätten att uppnå detta är att använda en mjukvara avsedd att göra det åt dig. Självklart är jag lite partisk, med tanke på att jag hjälpte till att skapa den, men sanningen är att LivePlan är den programvaran - den är utformad för att hjälpa dig att utvärdera ditt företag enkelt och korrekt. Det finns inget annat som det; det är därför vi gjorde det.

2. Donorer vill se var deras pengar går.

När en kund köper en produkt vill de bara ha produkten i sina händer - de är vanligtvis inte alltför bekymrade över var pengarna går från försäljningen. Donorer till ideella organisationer är olika: för dem handlar det om var pengarna går. Donorer vill ge sina pengar bort till "en värdig sak", och du måste visa dem att det är vad du är.

En del av att du är värd att donera visar att du kommer att spendera donationen klokt. Har du någonsin hört talas om Charity Navigator, den plats som rankar välgörenhetsorganisationer baserat på hur bra de använder sina pengar? Savvy givare litar på den typen av information för att bestämma var och hur mycket att donera, och du bör inkludera den på din hemsida och i dina broschyrer. Och när du har en bra budget och en ännu bättre budgetöversyn, är det lätt att göra. Alla dina finanser är redan listade, aktuella och organiserade i vanliga tabeller och diagram, komplett med information om varför du spenderar vad du " re spending och vad exakt det åstadkommer.

3. När du vill växa måste du fråga en bank om ett lån.

"Nonprofit" är lite av en missnöje, eller hur? En framgångsrik ideell vinst kan inte generera vinst i sig, men det gör för in mer pengar än det brukar Det är bara att en ideell återinvesterar 100 procent av sin "vinst" tillbaka till organisationen, så det kan utöka sina tjänster och verksamheter. Men eftersom en ideell vinst normalt beror på donationer och bidrag för sina intäkter, kan det inte ha mycket (eller något) "vinst" i slutet av året, och expansion kan komma väldigt långsamt.

Så vad gör en icke-vinstdrivande gör om det ser en möjlighet att tillhandahålla bättre tjänster, eller utöka sin verksamhet, men det har inte pengarna på framsidan? Styrelsen kan besluta att göra samma sak som ett företag skulle göra: Sök ut ett företagslån eller en kreditlinje. Och om du vill ha ett företagslån - speciellt om du vill låsa upp de bästa villkoren och räntorna - så skulle du bättre presentera en utropsbudget. Och som vi alla vet är de bästa budgetarna inte de som piskades upp i en vecka. De bästa budgetarna har skapats med din organisations kompetens, ständigt redigerad och anpassad för att återspegla de förändrade behoven hos din marknad. Om du går till en bank med en budget som som i hand, speciellt om du också kan visa dina faktiska resultat och din strategi att hantera dina pengar har du avsevärt ökat din chans att låna dig vill ha.

[Bilder via Shutterstock, Andertoons]