Hur man outsourcing effektivt när man driver ett litet företag?

Outsourcing-arbete har sina fördelar; det kan ta lite av trycket från ditt eget team, men det finns uppenbara bekymmer om att låta en extern person, oavsett hur kvalificerad eller erfaren de bidrar, bidra till driften och produktionen av din verksamhet.

Tilldela uppgifter till outsourcingleverantörer

Även om du har fattat beslut om att outsourca uppgifter som en följd av en ökad arbetsbelastning, står det självklart att det viktigaste och viktigaste arbetet definitivt borde vara kvar i huset. Du får mer kontroll och input över vad som produceras, och detta arbete kommer att utföras av individer som har en mer detaljerad kunskap om ditt företag och hur det fungerar.

När en person arbetar utanför en arbetsmiljö, har du naturligtvis mindre kontroll och input över det arbete de producerar och hur de gör det.

Om du anställer någon tillfälligt, är det ofta en tendens till att slappna av processen genom vilken personen och deras färdigheter utvärderas. Oavsett hur kort tid en person kommer att arbeta med, bör deras kompetens och erfarenhet undersökas med samma uppmärksamhet på detaljer som om de var en potentiell heltidsanställd.

Använd samma procedur och mentalitet du skulle göra om du anställde en permanent medlem av heltidsanställda. Även om en person kommer att bidra till ditt företag under en relativt kort tid, begära referenser, prover av sitt arbete och en detaljerad lista över sin erfarenhet och arbetshistoria hittills. Du betalar för deras tjänster trots allt, så du borde se till att de kan leverera högkvalitativt arbete som ska bidra till ditt företag.

Steve Mezak är VD för Accelerance, ett Kalifornien-baserat företag specialiserat på hjälpa små företag och företag att lägga ut arbete. Talar till www.businessweek.com, sade Mezak: "Att anställa en outsourcingleverantör är att anställa anställda […] Tänk på offshore-laget som din egen, en som du noggrant anställer och hanterar över tid för att få bra resultat." Strikt om vem du anställer kommer att se till att pengar som används för att outsourca arbete inte kommer att slösas bort och att arbetet inte kommer att förbättras eller omarbetas av fast anställda som är upptagna att fullgöra sitt eget ansvar. I ett sådant fall kan outsourcing i huvudsak öka arbetsbelastningen ytterligare.

För att undvika att arbetet behöver ändras och förbättras, var specifikt vad gäller de uppgifter du tilldelar en extern medarbetare. Det enkla faktumet att de inte befinner sig i arbetsmiljön tar bort möjligheten att diskutera idéer, krav och det arbete som produceras. Att skapa en detaljerad sammanfattning av vad som förväntas sparar tid och pengar och det kommer att se till att de bästa resultaten uppnås inom en effektiv tidsram.

Åtgärder för att säkerställa effektiv outsourcing

Tilldela en extern personal en företags e-postadress är viktigt för att upprätthålla kontakten, redogöra för förväntningar och skyldigheter, samt vara ett exakt sätt att registrera exakt vem som är ansvarig för uppgifterna - det är särskilt användbart om det finns någonsin tvist eller förvirring om vad som förväntades av en extern medarbetare.

När någon jobbar för ditt företag behöver de tillgång till relevanta material och information för att få jobbet gjort. Det inkluderar tillgång till och användning av ditt företags IT-system. Om du har utfört nödvändiga bakgrundskontroller och erhållna referenser, borde du vara i stånd att lita på en individ att ge dem tillgång till denna information.

Men när din personal växer, inklusive externa medarbetare, är förtroendet inte längre en tillräcklig försvarskrets när det gäller saker som IT-säkerhet. Trots att det är nödvändigt och verkligen viktigt att de anställda har tillgång till relevant material, så att du har tillräckliga begränsningar på plats, tar bort eventuella hot som konfidentiellt material, inklusive information om din kundbas, kan användas otillbörligt. Genomförandet av effektiv IT-säkerhet, som är tillgänglig från företag som en brittisk baserad TSG, är ett effektivt sätt att tillämpa säkerhetspolitiken. Det tillåter dig att begränsa tillgången till specifikt material utan att hindra en arbetstagares, permanent eller tillfällig produktion.

Även om det är av yttersta vikt att beskriva vad som förväntas av en individ när du outsourcar, är det också lika viktigt att göra betalningsfrågor tydliga till en extern medarbetare. När ditt företag växer och outsourcing blir en återkommande nödvändighet att klara av efterfrågan, har ett standardavtal som bestämmer betalning och arbetsvillkor en effektiv metod för att kontrollera denna aspekt av outsourcing. Men när du outsourcar på en liten skala, formellt formulera förväntningar och detaljer om betalning som båda parter är överens om, är mer än tillräcklig. Precis som all kommunikation mellan företag och externa medarbetare bör detta registreras i form av e-postmeddelanden, så att eventuella tvister snabbt kan lösas.

Outsourcing är avsett att spara dig tid och ansträngning, vilket bidrar till framgång och tillväxt av din företag. Om du tar tid och vård vid val av anställda som kommer att ansvara för dina delegerade uppgifter och genomföra nödvändiga åtgärder för att ta bort potentiella problem, kommer det att säkerställas att outsourcing är en hjälp, snarare än ett hinder för att uppnå ditt företag.