Verktyg, tips och tricks för förbättrad företagsskrivning |

Av de många kurser som jag tog på college var affärsskrivning det mest utmanande. Studenter vars planer omfattar affärs karriärer är inte intresserade av abstrakta regler, referensstandarder, förvirrande juridiskt språk och annat material som presenteras i dessa klasser. Efter en period som spenderades redigera och skriva olika dokument, blev mina klasskamrater och jag ännu mer förvirrade.

Tydligt och koncistiskt skrivande borde lätt komma i näringslivet, där ett oändligt antal officiella e-postmeddelanden skickas över dagen och där viktiga budskap överförs. Men inte alla affärsmän kan effektivt kommunicera genom skriftliga ord. Lyckligtvis finns det alltid utrymme för förbättringar, så länge vi är fast beslutna att utveckla denna färdighet.

Den affärsskrivande kursen lärde mig många saker, men gav inte mycket praktiska råd. Efter många e-postmeddelanden, planer och affärsbrev gjorde jag några praktiska förbättringar som jag delar med dig.

Se även: Hur man skriver en affärsplan

Verktyg för förbättrad företagsskrivning:

Träning Affärsskrivning är det bästa sättet att förbättra dina färdigheter, men du behöver fortfarande vissa verktyg som gör processen effektivare. Efter många försök och fel hittade jag dessa fem verktyg som aldrig misslyckas med att ge bra resultat:

1. Email Excellence

När du har ett viktigt e-postmeddelande att skriva, men hitta dig själv, stirrar du på den tomma meddelandeboxen, det här är verktyget du behöver. Email Excellence erbjuder en grundläggande översikt för dina meddelanden med tydliga förklaringar för varje element. Och det ger dig även utgångspunkter.

2. NinjaEssays

Den här webbplatsen är den bästa lösningen för nödsituationer. Om du har ett brådskande dokument för att förbereda dig eller du helt enkelt inte kan skriva det nödvändiga innehållet oavsett tidsfristen, kan de professionella författarna på anpassad skrivartjänst NinjaEssays hjälpa till. Företaget erbjuder författare och redaktörer från alla kategorier, så att du kan få dina företagsdokument skrivna och perfekta på nolltid.

3. Docstoc

Om du behöver skriva ett viktigt dokument, till exempel ett sekretessavtal, mötesmeddelande eller prestandaöversikt för anställda, bör du kontrollera om Docstoc erbjuder ett formulär. Du behöver inte skapa dessa dokument från början när du kan uppnå bättre och snabbare resultat med en mall.

4. Dragon Dictation

Detta är det perfekta verktyget för affärsmän som vanligtvis är mer bekväma än att skriva. Du kan använda Dragon Dictation på din smartphone, surfplatta eller dator. Allt du behöver göra är att prata, och verktyget översätter dina ord till text. Sedan kan du exportera innehållet till ett Word-dokument, e-post eller sociala medier.

5. Scrivener

Om du måste skriva ett långt dokument kan det hända att du gör det ännu mer för att göra det i Word. Scrivener gör att du kan skapa innehållet i sektioner och flytta dem tills du får rätt ordning. Du kan också göra ditt jobb enklare genom att införa forskningsinformation och anteckningar utöver punkterna.

Se även: Saker du aldrig borde fråga jobbansökare

Ett foto publicerat av Bplans (@teambplans) den 19 jan, 2016 kl 12: 15:00 PST

Tips och tricks:

Undvik att betona ord

Det första ordet som ska undvikas är mycket . Det visar dig som den minst kreativa personen någonsin. Det finns olika sätt att ersätta det ordet i nästan alla konstruktioner. I stället för att säga att andras affärsidéer är "mycket konventionella" kan du använda ordet konservativ . Istället för att beskriva en arbetskandidat som en person med "mycket stark personlighet" kan man säga att han är bestämd, beslutsam eller oförsvarlig.

Undvik överanvändning av prepositioner

Dessa ord och fraser är användbara när du vill göra en flytande övergång från ett stycke till en annan, men försvagar ofta texten och lägger onödigt ordlighet. I stället för att skriva "Vi kommer att ha ett möte om förslag till budgetförbättringar den 12 februari" kan du säga "Vi kommer att ha ett budgetmöte den 12 februari." Affärsskrivning handlar om effektivitet.

Undvik jargong

Affärsjargong kan vara kul när du pratar med dina medarbetare, men det gör att du låter dum i e-post och dokument. Nästa gång du känner att du skriver gå med i ett tigerlag , bränningsplattform , kärnkompetens , flytta nålen eller Tänk utanför boxen , du borde hitta ett tydligare sätt att uttrycka dig själv.

Det är särskilt viktigt att undvika klichéer när du kommunicerar med människor utanför näringslivet.

Använd inte stora ord

Oerfarna författare tror att användandet av stora ord kommer att göra deras innehåll bättre. Ett "smart" ord bestäms av det stora antalet stavelser den har. Vill du använda ordet påbörja istället för starta eller använd istället för använd ? Gör det inte! Det är alltid bättre att förlita sig på ordförråd.

Syfte för aktiv röst

Passiva meningar fokuserar på saken eller personen som handlat på, så läsaren kan inte tydligt identifiera den som ansvarar för åtgärden. Passiv röst låter ofta indirekt och wordy, vilket är helt motsatt av principerna för företagsskrivning.

I stället för att säga "projektet presenterades av Michael" bör du gå till "Michael presenterade projektet."

Gör e-post Meddelanden kortare

Annars riskerar du att förlora mottagarens uppmärksamhet. Syfta för fem eller färre meningar, vilket skulle göra det lätt för läsaren att läsa och svara direkt från sin smartphone. Om du har många viktiga saker att säga, försök att schemalägga ett möte eller videokonferens.

Använd inte för många utropstecken

Det är okej att betona en punkt i företagsskrivning, men att använda för många utropstecken minskar påverkan.

Kom ihåg: Lägg aldrig mer än ett utropstecken i slutet av en mening. Det gör att du är oförskämd.

Undvik ordalydelse

Det här är den vanligaste svagheten i affärsdokument. Du behöver inte uppfylla ett längdbehov - de dagar som slutade när du tog ut college. Istället för att skriva långa meningar som spädar informationen syftar man till kortare som innehåller mer essens i färre ord.

Känn din publik

Om du vill skriva ett lämpligt e-postmeddelande bör du förstå vad mottagaren vet om problemet du fokuserar på. Du måste justera ordförrådets ord, stil och stil, beroende på publiken och situationen.

Läs innehållet högt

Se hur dokumentet eller meddelandet låter innan du skickar det till en mottagare. Det hjälper dig inte bara att förbättra sin stil och klarhet, men kommer också att göra det möjligt för dig att lokalisera misstag som saknade ord, repeterande fraser och skrivfel.

Se även: Hur man skriver en uppdragsförklaring i 5 enkla steg

Kom ihåg: Affärsskrivning är en viktig färdighet att utveckla.

Som affärsman behöver du alltid lämna ett bra intryck. Att skriva ett förvirrande e-postmeddelande utan struktur och flera fel är inte det bästa sättet att uppnå det. Oavsett hur svårt det verkar är företagsskrivning värt att arbeta med. De tips och verktyg som anges ovan gör att du kan uttrycka dig själv genom att skriva mycket mer effektivt.

Har du några ytterligare tips? Har du använt något av dessa verktyg för att hjälpa dig med din företagsskrivning? Berätta för oss i kommentarerna.