5 Tips för att välja affärsredovisningsprogramvara

Förr i tiden har böckerna för ett företag inneburit att man registrerar siffror i en pappersbok. Inte längre. Idag använder företag av alla storlekar kontorsprogramvara för att spåra deras intäkter samt att prognostisera försäljning och hantera inventering.

Affärsredovisningsprogramvara minskar kraftigt risken för mänskligt fel som följer med redovisning på papper och det kan låta dig få tillgång till kritisk information på bara några tangenttryckningar. Men med så många alternativ som finns kan det vara svårt att hitta rätt bokföringsprogramvara för ditt företag. Nedan följer fem tips som hjälper dig att hitta den programvara som bäst motsvarar dina företags behov.

1. Överväga både dina behov och din redovisningskompetens

Din bästa satsning på att hitta rätt redovisningssoftware är att titta på hur ditt företag fungerar och ta noggrant lager av olika typer av programvara på marknaden. Om ditt företag gör flera miljoner dollar om året kommer det att ha mycket olika bokföringsbehov än en som gör mindre än 50 000 dollar. Du har en mängd olika alternativ när det gäller programvaruprodukter, inklusive de som är utformade speciellt för små och medelstora företag.

Beroende på din bransch kanske du vill överväga specialiserad programvara som är utformad för att hjälpa företag i din nisch. Till exempel finns det applikationer anpassade för företag inom tillverkningssektorn, för återförsäljare och restauranger, liksom för många andra typer av kommersiella företag.

Att göra din forskning är viktig, eftersom den ansökan du väljer kommer att direkt påverka hur din inkomst hanteras. Det är också viktigt att överväga att även om bokföringsprogrammet kan göra uppgiften att hålla böcker lättare, krävs det fortfarande en viss ekonomisk kompetens. Så sofistikerad som en applikation kan vara, är det fortfarande bara ett verktyg. De som använder programvaran måste veta vad de ska göra med det.

2. Titta på molnapplikationer

Med molnberäkningar som blir ett mer framträdande inflytande i modern verksamhet är det viktigt att inte avvisa de många online-redovisningstillämpningar som finns tillgängliga.

Cloudapplikationer har många fördelar. De kan nås från vilken plats som helst med en stark Internetanslutning, och du behöver inte köpa programvarulicenser eller servrar för att köra dem. Installationen av uppgraderingar och patchar görs på serverns slut, så du och din IT-personal behöver inte oroa sig för att hålla programvaran uppdaterad. Och molnapplikationer kan nås med en tablett, bärbar dator eller smartphone. Dessutom lagras dina register i ett datacenter långt ifrån din fysiska plats. Detta säkerställer deras säkerhet i händelse av en lokal katastrof eller annan destruktiv händelse.

En annan twist på molnbokföring: Vissa molnbaserade affärshanteringsprogramvaror (som LivePlan) integreras med bokföringsprogramvara (som QuickBooks Online). Så om möjligheten att få tillgång till din finansiella information från var som helst med en internetanslutning (i stället för att bara kunna se den på ditt kontor) är tilltalande för dig, kolla in molnbaserade affärsapplikationer som erbjuder integration med den bokföringsprogramvara du föredrar.

3. Håll din budget i åtanke

Det finns affärsredovisningsprogramvara som passar alla budgetar. Generella applikationer för en bredare användarbas kan laddas ner gratis eller köpas av hyllan till ett lägre pris.

Ju mer specialiserad programvaran är desto dyrare blir det, eftersom användarbasen för specialiserad programvara vanligtvis är relativt liten. Om du vill ha något specifikt för din bransch eller anpassad för ditt företag, bör du vara beredd att betala en premie.

4. Var uppmärksam på tilläggsfunktionerna

Tillägg ger extra funktionalitet till en affärsredovisningsprogram. De kan till exempel låta dig komma åt programvaran på distans, acceptera betalningar online och integrera bokföringsprogrammet med din e-handelsprogramvara. Det finns också tillägg som gör bokföringsprogrammet kompatibelt med skatteprogram.

5. Gör beslutet med hjälp av din revisor

Din revisor kan föredra att du väljer ett program som är kompatibelt med dem som hon använder. Varje företag är annorlunda; din revisor har det bästa stället att erbjuda en utbildad uppfattning om vilken är det bästa valet för ditt företag. Din revisor kan till och med kunna hjälpa dig att konfigurera den programvara du väljer.

Oavsett vilken affärsredovisningsprogram du väljer väljer du att du inte är skyldig till det för livet, eftersom de flesta programvaror möjliggör någon form av omvandling. Ändå bör beslutet inte fattas lätt. Du vill definitivt inte göra ett engagemang för en ansökan och börja investera tid i det, bara för att upptäcka att du måste byta till en annan bara några månader senare.