5 Sätt att göra anställningsplanering enkelt |

Anställdschemaläggning är ett viktigt problem för varje företagsledare. Chefer kan känna tryckmonteringen när det saknas en effektiv planeringsprocess. På samma sätt skadar det anställdas moral när de inte har ett schema som tjänar deras färdigheter och behov. För att göra saken värre handlar ofta den person som ansvarar för personalplanering med högar av tidtabeller, scheman, tillgänglighetskalender och anställningsförfrågningar som de måste hantera manuellt eller på ett stort kalkylblad. Vissa schemaläggare ägnar hela dagar eller veckor till att utveckla, publicera och redigera anställningsplaner!

Det finns dussintals schemarelaterade problem som kräver uppmärksamhet hos chefer och personal. Ett välskött schema håller organisationen i rörelse och löser många komplicerade situationer. Låt oss ta en titt på fem sätt att göra processen enklare.

1. Känn ditt lag

Det första steget till effektiv personalplanering är att skapa en lista över personal som arbetar för din verksamhet eller avdelning. Tillsammans med deras namn och roller, bör du också hålla kontaktinformationen praktisk, liksom alla relevanta kunskaper och certifieringar. Ytterligare information kan innehålla om de är deltid eller heltid, samt eventuella övertidsbegränsningar.

2. Skapa en process för tillgänglighet av personal

Ge medarbetarna en chans att kommunicera sina föredragna arbetstider. Att ge personal möjlighet att rösta sina preferenser erbjuder chefer ett sätt att främja en samarbetsmiljö. Vidare kan medvetna anställningspreferenser låta dig placera personal i ett tillgängligt arbetsskifte som passar båda parter. Tillgängligheten kan sparas i kalenderformat eller som formulär. Anställda ska kunna välja mer än ett föredraget skifte. De bör också vara medvetna om att de ibland måste arbeta med andra skift för att täcka alla öppna öppettider.

3. Gör schemat lättillgängligt

När du har skapat schemat, se till att det är lätt för anställda att se och komma åt det. Ofta kan anställda glömma att titta på schemat om det inte finns på en lätt synlig plats. Dessutom är det lätt för medarbetarna att förlora eller missfärda papperskopior av sina individuella scheman. Om personalen inte har lätt tillgång till schemat, kommer de ofta att visa sig sent till jobbet (om de uppstår).

4. Planera för det värsta

När du utformar arbetsschemat, håll akutfaktorn i åtanke. Ett väl utformat schema innehåller en plan B, så chefen behöver inte panik om någon anställd inte dyker upp eller måste lämna för en nödsituation. Att ha ett välorganiserat tillgänglighetskort hjälper dig också här. Chefer bör också ha tydligt definierade regler om skifthandel och frånvaro.

5. Planera rätt person till jobbet

Använd din personallista för att se till att du planerar anställda enligt deras talanger och färdigheter. Ibland, speciellt i underbemannade miljöer, är cheferna tvungna att fylla skiften även med personal som inte bäst passar jobbet. Detta kan få jobbet gjort Däremot kommer ditt företag att dra stor nytta av processer som är perfekta jämfört med att de bara är färdiga. Att ständigt schemalägga medarbetare i positioner som inte passar deras preferenser eller förmågor kan också ha en negativ inverkan på anställdas moral.

För att göra anställningsplaneringen lätt kan du överväga att ersätta den manuella hanteringsprocessen med en programvarulösning. Effektiv schemaläggningsprogramvara kommer att erbjuda konflikthantering för att skapa felfria scheman och ge flexibiliteten att hantera dina specifika behov. Men du gör din schemaläggning, som täcker alla dina skift med rätt person, samtidigt som processen blir effektivare och mindre stressande, bör vara ditt yttersta mål.

Kalenderbild med tillstånd av Shutterstock