Fem sätt att våren rensa ditt företag IT |

Om du drar nytta av våren att sortera ut ditt kontor, städa upp pappersarbetet och få din administratör i ordning, försum inte dina IT-system.

Det är en bra idé att granska några nycklar områden av dina datorsystem en gång var 12: e månad eller så. Att revidera dessa fem viktiga aspekter borde inte ta lång tid, men ger dig förtroende för att du är uppdaterad och inte spenderar mer på IT än du behöver.

1. Undersök din IT-inventering

Att ha en uppdaterad rekord över all IT-utrustning och resurser i ditt företag är användbar för alla möjliga orsaker. Vitally hjälper det dig att hålla reda på några av dina företags värdefulla tillgångar. Till exempel betalar du för någon hårdvara eller mjukvara men inte använder den? Kan du omfördela dessa resurser mer användningsfullt?

Idag finns det många användbara verktyg som hjälper dig att skapa en IT-inventering. Kolla in Spiceworks, som erbjuder en gratis app som skannar ditt nätverk för att identifiera all hårdvara och programvara.

2. Ompröva ditt IT-stöd

Det är vanligt att mindre företag har ett nära samarbete med ett lokalt IT-supportföretag, istället för att förlita sig endast på IT-expertis inom sin verksamhet. Om din IT-leverantör känner till ditt företag, så avslutar avtalet för att göra ett litet besparing är nästan säkert en falsk ekonomi.

Det är emellertid fortfarande en riktigt bra idé att ompröva dina IT-supportkrav en gång per år. Har du till exempel investerat i någon ny utrustning eller programvara som inte omfattas av ditt nuvarande supportavtal? När du stöter på problem, svarar din supportleverantör i god tid?

3. Ompröva din internetleverantör

Idag är du förmodligen beroende av din internetanslutning nästan lika mycket som din elförsörjning eller telefon. Men i motsats till den el som vi tar för givet, när det gäller företags bredband kan det finnas stora skillnader mellan paket.

Om ditt företag har expanderat under det senaste året eller började använda fler onlinetjänster - som cloud backup eller värd CRM - du kan fungera mer effektivt genom att flytta till en snabbare anslutning. I vilket fall som leverantörer ofta erbjuder erbjudanden för nya kunder kan det vara värt att byta - eller åtminstone hotande - om du inte är i ditt kontrakt.

4. Utvärdera din webbhotell

Världen för webbhotell har förändrats avsevärt de senaste åren. Priserna har sjunkit och paket har blivit mer kraftfulla, med massor av nya appar och funktioner tillgängliga. Detta gör det enbart värt att omvärdera din webbtjänst om du inte har tagit hänsyn till det på ett tag.

Du bör också tänka på hur din värd har utfört under de senaste 12 månaderna. Har du varit nöjd med tjänsten? Kör du nära lagrings- eller datagränserna? Om du börjar trycka på dessa, är det bäst att uppgradera tidigt än att vänta tills du äntligen maximal tjänsten.

5. Se vad dina anställda tycker om.

För att verkligen fastställa hur man förbättrar datorns system måste du fråga de personer som använder dem dag-in, dag-out. Även om sakerna går smidigt överallt, finns det förmodligen sätt att göra sakerna enklare för ditt team.

Din personal kan höra frågan om att ta med din egen enhet (BYOD), som ser dem använda sin egen IT-utrustning på jobbet. Eller det kan bara vara en liten sak, som att ändra lösenordspolitiken eller förbättra Wi-Fi-täckningen på kontoret. Dessa små förbättringar kan göra stor skillnad för produktiviteten.