Så här skapar du löneord som ny arbetsgivare |

När du äger ett företag ansvarar du för att anställa anställda. Top-notch-anställda kan hjälpa dig att effektivisera affärsprocesser, lägga till innovativa idéer och öka ditt företag. Innan du börjar oroa dig för en kandidatsourcingstrategi eller anställa din första anställd, behöver du lite förståelse för löneavgiften.

De flesta företagare är experter inom sin bransch, inte löneavgift. Upprättande och lönebetalning kan tyckas överväldigande, men när du har extra händer som hjälper till att driva ditt företag, kommer det alla att vara värt det.

Läs vidare för att lära dig ditt arbetsgivaransvar, till exempel hur man ställer in löneavgifter och håller skatt från anställda lön. På Patriot Software är vi löneexperter, så kolla länkarna i hela den här artikeln för mer detaljerad information från oss om olika aspekter av hur du skapar din löneavgift.

Se även: Är det dags att hyra en anställd? > Hur man sätter upp löneavgift

Om du vill anställa anställda i ditt företag måste du först skapa löneavgift. För att köra lönedel måste du skapa ett system; vill du göra löneavgift för hand, använda programvara eller hyra en revisor?

Att hålla dina affärsdokument organiserad gör att löneupplägget blir smidigare. För att skapa lön för ditt företag behöver du lite information om ditt företag och nya anställda.

Företagsinformation

För att skapa löneuppgifter måste du ha några identifikationsnummer. Du måste ansöka om en EIN (kort för Employer Identification Number), som du kan få från IRS. EIN är ett nio siffrigt nummer som identifierar ditt företag. Du behöver det när du anmäler skatter eller skicka någon skatterelaterad information till regeringen.

För att betala federala skatter kan du skapa ett elektroniskt federalt skattebetalningssystem (EFTPS) -konto. På så sätt kan du göra säkra betalningar online eller via telefon.

Du måste också registrera dig hos statens arbetsavdelning. Du behöver ett nytt hyra rapportering konto för att rapportera nya anställda till staten. Beroende på din företagsadress kan du också behöva statliga och / eller lokala ID-nummer. Och glöm inte att få arbetskompensationsförsäkring.

Anställdas information

För att skapa löneuppgifter måste du ha information för varje nyanställd person, inklusive namn, adress och personnummer. Du kommer också att behöva skatteinformation, som deras arkivstatus och detaljer om aktuella avdrag och bidrag.

Nyanställda måste fylla i formulär W-4 (även känt som ett personligt arbetsblad) som ska sättas in i lönesystemet. Form W-4 hjälper dig att bestämma hur mycket federal inkomstskatt ska avstå från varje arbetstagares löner.

Anställda måste också fylla i formulär I-9 när du anställer dem, men det här formuläret påverkar inte löneavgiften. Det bekräftar dock en arbetstagares behörighet att arbeta i USA, så det är viktigt att anställa. Vissa stater kräver också E-Verify, ett system som du kan använda för att säkerställa att anställda är behöriga att arbeta i USA.

Betala information

Glöm inte en av de viktigaste delarna av att skapa löneavgift och frekvens. Kommer arbetstagaren att få timlön eller lön? Och hur ofta ska du betala dem (veckovis, varannan vecka, månadsvis)?

Du behöver ett närvarohanteringssystem för att spåra arbetstimmar, övertid och betaltid. Och du måste veta om dina anställda är undantagna eller ej. Om arbetstagaren kvalificerar sig till undantagsstatus betalar du inte övertid. För mer information, kolla US Department of Labor. Håll din löninformationsinformation organiserad för att vara effektiv och överensstämma med lagkrav.

För att köra lönedel måste du veta hur du planerar att betala anställda. Du kan välja mellan några olika betalningstyper, inklusive checkar, direktinsättning, lönekort och till och med kontanter. Om du betalar via direkt insättning, samla in bankinformation från dina nya anställningar.

Se även: Hur man anlitar din första anställd

Hur man hanterar skatter

För att följa IRS när du kör löneavgift måste du bli bekant med källskatt. Varje löptid måste du hålla av skatter från varje arbetstagares bruttolön.

Även om det kan vara skrämmande är hanteringsskatter lättare när du vet vilka skatter du behöver hålla kvar. Och du måste också veta vad du ska göra med pengarna efter att du har hävdat det.

Vilka skatter behöver du behålla?

Som företagsägare är du skyldig att hålla ut skatter från anställdas löner. Förbättra federal inkomstskatt, statlig och lokal inkomstskatt (i förekommande fall) och FICA-skatt.

Federal income tax

Du måste hålla in federal inkomstskatt baserat på antalet ersättningar som en anställd anspråk på Form W-4.

IRS: s publikation 15 är en bra resurs om du bestämmer dig för att lära dig hur man gör löneavgift manuellt. Du kan välja en av två inkomstskatteavdragstabeller för att hjälpa dig att räkna ut beloppet som ska hållas kvar: lönebeslagsmetoden eller procentsatsmetoden. Lönelseprogrammet beräknar automatiskt skatter för dig.

Vad betyder skattebefriad på en anställdes formulär W-4? Under vissa omständigheter kan vissa av dina anställda vara skattebefriade, vilket betyder att du inte håller fast federal inkomstskatt från deras löner. Arbetstagarens formulär W-4 berättar om en anställd är skattebefriad eller ej. De måste ge dig en ny blankett W-4 före tidsfristen varje år för att behålla den befriade statusen.

Statliga och lokala inkomstskatter

Beroende på vilken stat du bedriver verksamhet i, kan du behöva hålla statsskatter från dina anställdas löner. Och vissa lokaliteter kräver en extra inkomstskatt.

För att ta reda på om du behöver hålla ut statliga och lokala inkomstskatter från anställdas löner måste du kontrollera med din stat.

FICA-skatt

FICA (Federal Skattebidragslagen) Skatten innehåller två typer av skatter: Social Security och Medicare skatter. Både arbetsgivaren och medarbetaren bidrar till FICA-skatten lika. Det innebär att du kommer hålla en viss procentandel av din anställdas löner och bidrar med en motsvarande procentandel.

FICA-skattesatsen kan varje år ändras. För närvarande är skattesatsen för social trygghet 6,2 procent av varje arbetstagares bruttolöner. Endast löner upp till 127,200 USD beskattas. Medicare-priset är för närvarande 1,45 procent (på alla löner) av varje arbetstagares bruttolöner. Glöm inte att du också måste betala 6,2 procent och 1,45 procent av arbetstagarens bruttolön mot arbetsgivardelen! Och du måste hålla ut en ytterligare Medicare-skatt på 0,9 procent för anställdas löner över 200 000 dollar (125 000 dollar om giften lämnas separat eller 250 000 USD om giftsökning gemensamt). Det finns ingen arbetsgivare match för ytterligare Medicare skatt.

Arbetsgivare-bara skatter

Om du har anställda, måste du också betala skatt på statlig arbetslöshet (FUTA) skatt och statsledighet (SUTA). Men du kommer inte hålla av dessa skatter från anställdas löner.

Din stat kommer att informera dig om din SUTA skattesats. FUTA-skattesatsen är en procentandel av dina anställdas löner, upp till ett visst belopp. De flesta arbetsgivare betalar.6 procent av de första $ 7 000 betalade till varje anställd per år om de inte bor i ett kreditreduktionsläge.

Vad är det för med skatter, vad gör du med dem?

Om du har huvudvärk vid denna punkt, du är inte ensam. Att hantera anställningsskatter kan vara svårt. Men rädda inte - du är nästan klar med att förstå grunderna för hur man hanterar arbetsskatter!

Deponeringsschema

Efter källskatt måste du skicka och överlåta dem till statliga skattebyråer. Du måste följa ett deponeringsschema, bestämt av IRS, för att räkna ut hur ofta du betalar skatter.

För federala inkomst- och FICA-skatter, följ ett halvveckat eller månatligt insättningsschema. Ditt schema beror på din totala skatteskuld som rapporterats på formulär 941 under en fjärdedelars återbetalningsperiod. Du måste betala månadsvis om du rapporterade $ 50 000 eller mindre i skatter under återbetalningsperioden. Om du anmälde mer än $ 50 000 i skatter måste du sätta in halvvägs. Se formuläret 941 för mer information.

Insätt FUTA skatter kvartalsvis. Kvartalsdatum är 30 april, 31 juli, 31 oktober och 31 januari.

Rapporteringsskatt

Du måste också rapportera skatter på myndighetsformulär. Anmäl federal inkomstskatt och FICA skatt (Social Security and Medicare skatter) varje kvartal på Form 941. Du kommer också att rapportera FUTA skatt på Form 940, som beräknas senast 1 januari varje år.

För statliga och lokala inkomstskatter och SUTA skatt, måste du få scoop från ditt tillstånd. Kolla in IRS: s publikation 15 för mer information om deponering och rapportering av skatter.

Se även: Personliga skatter kontra affärsskatter: Vad är skillnaden?

Frågor, kommentarer, bekymmer?

Innan du kan anställa anställda behöver sätta arbete i löneuppsättningsprocessen. Och när du har anställda, glöm inte att avstå, rapportera och betala skatt. För att effektivisera löneavgiften kan du alltid överväga att investera i en löneprogramvara som passar dina företagsbehov. Vissa lönesystemsprogramvarusystem kommer att hålla kvar, sätta in och skatta fil. Allt du gör är att skriva in informationen för dina anställda.

Om du har frågor kan du alltid kontakta din lokala skattbyrå. IRS ger resurser om sysselsättningsskatter också:

Förstå sysselsättningsskatter

• Inlåning och rapportering Sysselsättningsskatt
• Anställningsskattens slutdatum
• Du kanske trodde att det skulle vara svårt att förstå de rättsliga kraven för att anställa nya anställda och löpande löner. Men du är företagsägare! Du har gått igenom wringer och bestämt dig för att driva din passion. Upprättande av löneavgiften kommer att hanteras så länge du har en tydlig beskrivning av vad du ska göra.