Vad gör du när ditt företag får en grov patch?

Bara tre år efter att ha startat, brände FedEx en miljon dollar per månad för att bara hålla sig flytande. Kontantförsörjningen minskade och utsikterna var fulla.

Med bara fem tusen dollar i banken och en femfigurig månadsbränsleräkning var gardinen på väg att falla.

Med få andra alternativ flög FedEx grundare Fred Smith till Las Vegas och satte sig på ett blackjackbord. Han lämnade betydligt rikare och med tillräcklig kapital för att hålla sitt stora företag.

Nu använder FedEx Corporation fyrahundra tusen människor över hela världen och tar in femti miljarder dollar varje år.

Så, varför pratar jag om FedEx? Rekommenderar jag verkligen spel som en legitim satsningstaktik? (Nej! Jag rekommenderar definitivt inte att du höjer frökapitalet på det här sättet, men du skulle inte vara den enda personen som har gjort det.)

Den punkt jag försöker göra är att alla företag upplever svåra tider företag, helt nya uppstart och allt däremellan.

Det här är hur vi reagerar på det här.

I det här inlägget delar jag tre viktiga områden som du helt enkelt måste adressera om ditt företag börjar kämpa.

ignorera inte kreditkontrollen

Enligt min erfarenhet kämpar små och medelstora företag ofta med kreditkontroll, med andra ord, se till att dina kunder inte tar för lång tid att betala dig.

I många fall finns det en enkel förklaring till detta: Den som handlar direkt med kunder är samma person som har till uppgift att jaga upp betalningar.

Det är ett konstigt förhållande. I ögonblicket bygger du ett vänligt förhållande med en kund, försöker lägga ut nya tjänster och få in mer pengar. Därefter frågar du varför en proposition är två månader försenad.

Jag förstår varför det kan vara krångligt, det gör jag verkligen. Men om den lämnas obekant, kan dålig kreditkontroll försvåra ett företag.

Jag har sett styrelseledamöter ignorerar kreditkontrollen i flera månader eftersom de helt enkelt inte vill hantera det. Det kom ofta till den punkt där företagets kassaflöde blev allvarligt störd och den långsiktiga överlevnaden satte risk.

Även om du har ett exceptionellt nära samarbete med dina kunder, borde du fortfarande förvänta dig att de ska betala sina skulder när de faller på grund av. Enligt min erfarenhet är den bästa lösningen på problemet att skilja rollerna med kreditkontroll och försäljning. Med andra ord uppgiften en person med att bygga relationer och sälja ditt företag, och uppgiften en annan att utföra betalningar.

Jag förstår dock att många småföretag inte har råd med separata roller. Om du inte kan separera rollerna är det viktigt att nuvarande klara, starka och konsekventa kreditvillkor är för dina kunder, så att de vet vad villkoren är, vad som förväntas av dem och hur de verkställs. Ideellt bör alla dina kunder vara på skriftliga avtal från det ögonblick du börjar arbeta tillsammans.

När det gäller praktiken att få betalt är den hårda verkligheten att de företag som ropar högst och längst tenderar att bli betalda först. För att få den bästa chansen att betala i tid, schemalägga vanliga e-postmeddelanden eller telefonsamtal med dina kunder för att påminna dem om eventuella pengar.

Speciellt rekommenderar jag att du startar kreditkontrollprocessen

före betalningen är sent. Kort före förfallodagen, omför fakturaer, leveransanteckningar, bankuppgifter för betalning och påminna dina kunder om när betalningen ska betalas. Fråga dem också om de har problem. Om de ska betala sent, är det bäst att veta så tidigt som möjligt. När en betalning är försenad tar ett mycket kraftfullt verktyg helt enkelt upp telefonen istället för att skicka brev och e-postmeddelanden. Ett telefonsamtal är mycket svårare att ignorera, det är mer personligt, och det kommer faktiskt att få dina kunder att flytta.

När det gäller faktiska kreditvillkor finns det ingen "bästa praxis" för alla branscher. Det är ett kommersiellt beslut baserat på kund och företag. I allmänhet förväntas kunderna få kredit neka att ge det kommer normalt att skada företagets försäljning, eftersom kunden kommer att bli frestad att gå någon annanstans.

För att få veta mer om fakturering av kunder (och få betalt snabbare), kolla Hur man får 70 procent av dina fakturor betalas direkt och Din faktura har blivit avvisad: Topp 8 tips för fakturering av företag.

Uppnå realistiska prognoser.

Detta är en något mer teknisk punkt och är viktigt om ditt företag börjar kämpa eller redan har svårigheter. arbeta med många kämpande företag, och nästan varje enskild uppsättning prognoser som jag ser förutsäger en plötslig och signifikant förbättring. Förklaringen till den här förväntade förbättringen är ibland lika enkel som: "Vi ska försöka hårdare."

När man försöker hårdare är beundransvärt, kommer det nog inte att göra tillräckligt för att faktiskt vända ett företags förmögenheter.

Ibland är prognoserna Jag ser faktiskt de ursprungliga siffrorna från sin affärsplan, oförändrad och oförändrad under åren. Detta är ett stort misstag. Affärsplaner bör behandlas som ett levande dokument. Kom tillbaka till dem så mycket som möjligt för att uppdatera siffrorna och hålla dokumentet relevant.

Tillbaka till den alltför optimistiska uppgången i prognoserna frågar jag alltid mina kunder vad de bygger på förbättringen, med undantag för ökad ansträngning på sina del. Om det inte finns en förklaring, är det dags att återfå data.

Förnuftiga prognoser baseras alltid på tidigare data. Om du aldrig har haft stora försäljningsvolymer tidigare, varför skulle du förvänta dig dem i framtiden?

Att skapa realistiska prognoser ger dig en mycket bättre uppfattning om var ditt företag kommer att vara i tre, sex, eller tolv månader och låter dig planera i enlighet med detta. Om du till exempel identifierar ett tillfälligt finansieringsavbrott tre månader nerför linjen, kan du ordna ett företagslån.

Om du jämför din faktiska försäljning till din reala försäljning kan du också jämföra din prestation och identifiera (och förhoppningsvis fixa) små problem innan de eskalerar till större problem.

Utan realistiska prognoser gör du affärsbesluten blinda och hoppas bara att de spelar ut.

Om du just börjat, förbereder du prognoser i början som en del av verksamheten planeringsprocessen är utomordentligt viktig. Men det kan också vara svårt, eftersom du börjar från början. För nya företag måste du helt enkelt återgå till dina prognoser, eftersom varje iteration gör det mer och mer exakt. Om du behöver mer information om hur du förbereder prognoser bör vår lista över prognosresurser hjälpa dig att komma igång.

Förbered dig på det oväntade

Sakerna går sällan så smidigt som i en affärsplan. Om de gjorde det skulle vi alla vara miljonärer.

Även de mest sedimenterade industrier kan utstå seismisk förändring. Jag menar bara att tänka på den globala finanskrisen som ledde till kriser inom bilbranschen och bostäder. Oväntade händelser är par för kursen, och det är något som företagen borde vara beredda på.

Tyvärr antar planer alltför ofta att verksamheten kommer att träffa varje mål och inte uppleva några motgångar. De antar bara att allt kommer att fungera perfekt och försummas att bygga i ett finansiellt wiggle room. När något går fel (och något

kommer

gå fel), finner idealistiska regissörer plötsligt att de inte har pengar eller resurser för att anpassa och överleva. När du skriver din affärsplan eller återhämtningsstrategi måste du bygga in wiggle-rum, var du än har råd med det.

Om sakerna börjar gå fel (och jag hoppas att de inte gör det) du kommer vara tacksam för att du har förberett det. Sök hjälp när saker går fel Om din verksamhet börjar kämpa, är det dags att söka hjälp. Inte om tio månader när du är låst i en nedåtgående spiral. Ju längre tid din insolvenspraktiker måste arbeta med, desto mer sannolikt kommer du att uppnå ett framgångsrikt resultat.

Genom att vara förberedd, ha en plan och hålla din affärs destination i åtanke, kommer du att kunna väder en grov patch om det kommer din väg.