10 Alternativ till företagsverktyg Du (antagligen) Hatar |

Jag kommer att erbjuda några alternativ till verktyg och tjänster som orsakar otaliga huvudvärk. Alla dessa verktyg är gjorda för att hjälpa dig att arbeta snabbare och tänka på vad du jobbar med snarare än hur du gör det.

Ändra dokument via e-post

Några av de största huvudvärk jag har upplevt i affärer Inställningarna har kommit från att försöka hantera dokumentrevisioner via e-post. Det tar inte lång tid för olika redaktörer att göra ändringar utan synkronisering med varandra.

Jag tog en sida från New York Times-författaren David Pogue och inkorporerade Dropbox i online-lagringstjänsten i mitt arbetsflöde. Det finns fortfarande en hicka, men det är framsteg.

Använda e-post för bara om alla kommunikationer

Det finns företags- och produktivitetsguruer som gör en lycka till att ge förslag på hantering av e-post. Det behöver inte vara så. Om du har resurserna kan du göra saker mycket enklare genom att integrera företagets sociala nätverk Yammer.

Det är som Facebook eller Twitter för bara ditt företag. Det är lättare att använda och snabbare än e-post.

Anteckningar och ordbehandlare (för att ta anteckningar)

Om du använder Microsoft Word som din virtuella anteckningsblock gör du själv en tjänst och använder en dedikerad anteckningsapp istället. Microsoft gör en bra en som heter OneNote, men jag är delvis till Evernote. Du kan enkelt skapa och hitta anteckningar med antingen verktyget. Du kommer inte att ha en grupp av filer att kämpa med.

Men du gör fakturor nu

Jag känner inte till någon som gillar fakturor. Den goda nyheten är att du kan kraftigt minska tiden du spenderar, fylla i dem, skicka dem, organisera dem, spåra dem och mycket mer med online-bokföringstjänsten Kashoo.

PowerPoint (och PP-presentationer)

Om du är en Mac-användare, du kommer inte ångra övergång till Apples Keynote. Det är bättre på ett miljon små sätt än PowerPoint.

Fortfarande, oavsett om du använder Powerpoint, kan du krydda saker med unika kartor från amCharts. Och i stället för dessa hemska PowerPoint-utdelningar, ge publiken en länk till dina bilder på Slide Rocket.

Microsoft Word

Jag hatar faktiskt inte den här men många, många gör det. Om du letar efter ett verktyg för att skriva grova utkast använder du fullskärms textredigerare Writeroom eller dess Windows-motsvarande WriteMonkey. Nackdelen med båda verktygen är att du kommer att behöva kopiera och klistra in materialet på ett Word-dokument för formatering.

Försök också Pages om du är på Mac.

Och äntligen kan du alltid lära dig MS Ord i djupet. Ordet är mycket lättare att använda när du känner till kortkommandon och hur man hanterar stilar. Lita på mig.

Lösenordsverktyg

Vi ska skapa vilda och unika lösenord för varje webbplats vi loggar in och tvingar oss att använda system för att spåra dem. Att använda ett kalkylblad eller en fysisk anteckningsblock är tidskrävande och inte särskilt säker. Verktyget för webbläsares lösenord hjälper, men varje webbläsare har sitt eget system.

Istället använder du flera plattformslösningsverktyg LastPass. Det lagrar dina lösenord säkert och låter dig komma åt dem i en webbläsare hemma, på jobbet eller var du har LastPass installerat (som kan vara en smartphone eller surfplatta).

Whiteboards

Whiteboards är praktiska för att samarbeta och dela idéer och information. Men de är fula. Och de är benägna att strippa. Glas Whiteboards erbjuder förbättrad teknik för att eliminera båda problemen.

Datorens operativsystem Windows Management Scheme

Om du är något som jag kan du använda 2,4,5 program samtidigt på en stationär dator för att utföra arbetsuppgifter. Detta gör att du spenderar otroliga gobs av tidshanterande fönster runt och letar efter vissa öppna dokument och omarrangörar skrivbordet.

Använd istället ett program som Alfred for Mac eller Launchy for Windows. Med hjälp av endera kan du starta och byta mellan program med kortkommandon.

Konferenssamtal

Alla de bronummer, stift och hoops som kan hoppa igenom kan vara för stora ansträngningar för personalkonferenssamtal. Spara alla problem och integrera webbkonferensservice Gå till Möte eller en meddelandeservice som Skype i din process.

Foto via Flickr av Zach Klein