5 tips för att få medicinsk kontorspersonal på din sida

Av Martine Brousse

Läs mer om Martine på vår sida Fråga en rådgivare

Människorna bakom kulisserna på din läkarmottagning - den medicinska kontorspersonalen - kan ibland verka osammanhängande, ovänliga och till och med oroande. Hur kan du förena dina behov och rättigheter med deras schema, träning, order och attityd?

Eftersom hälsovårdsverket genomgår en omvandling enligt den nya federala lagen har medicinska leverantörer fått anpassa sig till ett svimlande antal krav, eftersom de också implementerar ny teknik, uppfyller lagstiftningsmandat och andra överensstämmelsefrister. Svåra förändringar är uppenbara för patienterna, eftersom kliniska medarbetare spenderar mer ansikte mot skrivande tid på skrivbordet. Anmälan om påminnelser är automatiserade och telefonsamtal leder sällan till en levande person.

Arbetsbelastningen på sjukhus är mer komplex och större även om kostnadsbesparingar som orsakats av konjunkturnedgången, snabbare finansiell verksamhet och lägre försäkringsersättningar har minskat antalet tillgängliga personer för att hjälpa patienter. Hälso- och sjukvårdspersonal är för ofta överarbetad och överväldigad. Som faktureringschef och primär patientkontakt i över 20 år förstår jag deras frustrationer och gränser. Här är några tips för att göra medicinska kontorsarbetare till allierade.

1. Politeness går långt

Den gamla standarden att vara krävande, använda missbrukande språk och "visa vem du är" kan få resultat på kort sikt, men här är ett försiktighetssvar: Du kommer att märkas som "svårt". Under en kappa med kylig professionalism, Jag väntar lite längre för ditt möte nästa gång, och dina samtal kan gå direkt till röstbrevlåda, eftersom ingen på personalen vill svara på dem. Sanningen är att uppfattad missbruk av en anställd, än mindre många, kommer runt och passivt kollektivt motstånd kommer att växa.

2. Öva acceptans och lite tålamod

Förstå att när din läkare hamnar bakom hans möten har receptionisten ingen kontroll över läkarens schema. Om du trycker på personalen kommer du inte att få din läkare ut ur ett annat provrum snabbare. Och kom ihåg att det tar längre tid för din läkare eller kontorspersonal att generera elektroniska journalsordningar än att skrapa på ett papper.

Om du inte ser kontorspersonalen som spelar Candy Crush eller chattar om den senaste filmen, begränsar du det antal gånger du frågar, "När kommer jag att ses?"

Och om väntetiden är så lång att du är orolig över ditt arbetsschema eller om du är arg eller ängslig, ska du omplanera avtalet. Kontoret bör vara mottagligt, eftersom förseningen inte är ditt fel.

3. Avbryt skuldspelet

Om jag hade en dollar för varje gång en patient skrek: "Det är ditt fel, du gör alltid misstag", skulle jag definitivt skriva dessa ord från en solig strand på Hawaii.

Kom ihåg, bara för att ett annat kontor missgynnade ett krav eller annat pappersarbete betyder inte att ett annat kontor också kommer att göra det. Incompetent billers och uncaring individer orsakar problem, men kanske det kommer inte hända på detta kontor. Det är försvårande att bli dömd innan de får chansen att granska och eventuellt korrigera eventuella fel. När allt kommer omkring kan missförståndet vara din eller det kan ha sitt ursprung i ett annat kontor.

4. Fel kommer hända

Det är viktigt att du omedelbart rapporterar ett kliniskt fel till din läkare. Om det är ett administrativt fel, prata med kontorshanteraren. Ett tillfälligt misstag ska åtgärdas och sedan glömmas bort.

5. Gör din del

Vid ditt första besök, ta med din identitet och ditt försäkringskort, vilket läkarkontoret måste, enligt lagskrifter, kopiera till ditt diagram. Ta också med en uppdaterad lista över dina läkemedel och namnen på dina andra läkare. Ta med en översättare om det behövs, och en supportperson som tar anteckningar och hjälper dig att komma ihåg dina frågor.

Försök boka dagens första möte eller direkt efter lunch för uppföljningsbesök. Fredagar är oftast ljusare dagar, och din väntetid blir kortare. Rapportera eventuella ändringar i dina mediciner, försäkringsskydd eller vårdhistoria. Istället för att vänta på ett samtal följer du upp på tillståndsförfrågningar, laboratorieresultat eller receptbelagda beställningar. Bekräfta att någon ny läkare du kallas är en del av ditt försäkringsnätverk.

Att hjälpa personalen - med minsta ansträngning från din sida - kommer att löna sig, särskilt när du ber om en tjänst eller snabbare åtgärd.