7 tips för effektiv fakturering

Som småföretagare älskar du förmodligen vad du gör och kanske säger att du skulle göra det gratis om du kunde. Men i slutet av dagen behöver du kassaflöde för att hålla din verksamhet igång.

En faktura är en faktura som skickas till kunder för varor eller tjänster som du har tillhandahållit. Det beskriver vad som såldes, hur mycket kunden är skyldig och när och hur kunden ska betala. Stora företag har dedikerade revisorer att göra sina fakturor, men de flesta småföretagare måste själva göra det. Och det genomsnittliga småföretaget väntar på mer än $ 5000 i förfallna betalningar under en viss månad, enligt en Intuit-undersökning av 1000 amerikanska småföretagare.

Investmentmatome pratade med revisorer och faktureringspersonal om hur företagare kan förbereda fakturor mer effektivt och få betalt snabbare.

1. Automatisera processen

Om du inte redan har gjort det så sätt programvara för att automatisera dina fakturor. De flesta redovisningsplattformar som QuickBooks, Xero, FreshBooks och Wave Accounting inkluderar faktureringskapacitet, eller du kan anmäla dig till en faktura som bara Bill.com, Hiveage och Billbooks.

"Det är dags att migrera från Excel och PDF-filer till molnfaktureringstillämpningar, säger Billbooks verkställande direktör Sagar Kogekar i ett email till Investmentmatome. "Det finns massor av programvara där ute, och du kommer att spara tid och pengar om du väljer en."

Omkring 70% av de små företagen använder faktureringsprogram, enligt en 2015-undersökning av mer än 200 småföretagsledare av Concur, ett företag i Bellevue, Washington, som tillhandahåller automatiserade faktureringstjänster och kostnadshanteringsprodukter till företag.

Att använda faktureringsprogram reducerar misstag och sparar pengar. Företag som automatiserar sina faktureringsprocesser minskar faktureringskostnaderna med 40% till 70%, enligt en rapport från Ardent Partners, ett Boston-företag som undersöker förvaltningsstyrning. Automation gör också fakturering snabbare och frigör tid för entreprenörer att fokusera på att driva sin verksamhet.

"De kan spendera sin värdefulla tid med sin CFO-hatt i stället för den manuella datainmatningshatten, säger Concord Product Management Director Jessica Staley Investmentmatome.

2. Skicka skriftliga citat

Om möjligt hantera dina kunders förväntningar genom att skicka dem en skriftlig prissättning innan du levererar den produkt eller tjänst du erbjuder dem. Ett citat ska inkludera den beräknade kostnaden för jobbet och hur du accepterar betalningar, antingen med kontanter, kreditkort, check eller online. Se till att kunden accepterar dina villkor skriftligen innan du accepterar beställningen.

"Jag är ett stort fan av att dokumentera allt", säger Sara Rosenfeld, produktchef på Wave Accounting.

3. Ange korta betalningsvillkor

När du skickar en kund en faktura anger du tidsramen för betalning. Standarden är normalt 30 dagar eller mindre, men du kan välja vilken tid som helst.

Den genomsnittliga gäldenären betalar två veckor sent, enligt en Xero-analys av mer än 12 miljoner fakturor. Experter hos Xero rekommenderar att du anger betalningsvillkor vid 13 dagar eller mindre om du vill realisera betala inom 30 dagar. Online fakturering gör det lättare för kunderna att betala, säger Amy Vetter, Xero: s ekonomichef, USA.

"Folk är vana vid att betala för saker på nätet och inte nödvändigtvis väntar på att minska kontrollen på fredag", berättar Vetter Investmentmatome. "Det är mycket mer acceptabelt att sätta sådana typer av [korta] betalningsvillkor med kunder."

4. Skapa ett numreringssystem

Nummerering av dina fakturor hjälper dig att hålla reda på inkommande betalningar i skattemässiga syfte. Du kan använda bokstäver, siffror eller en kombination av de två för att markera varje faktura. Välj ett system som fungerar för dig, men faktureringsexperter rekommenderar att du inte använder "001" för din första faktura. Börja med ett högre antal hjälper dina kunder att se dig som en etablerad expert, även om du är ett nytt företag.

"Börja med 0053, bara för att komma över som lite mer professionell", säger Faraz Shafaghi, chef för produktmarknadsföring och kundengagemang hos FreshBooks.

5. Använd artigt språk

Även om det kan tyckas litet, med hjälp av sådana fraser som "tack betala med (datum)" och "tack för ditt företag" på fakturor ökar dina chanser att bli betalda, säger Shafaghi. Du kan också skicka tackanmälan eller e-post till kunder som betalar i tid eller tidigt.

"Påminn din kund om andra produkter och tjänster du erbjuder och att du skulle gärna tjäna dem igen, säger Mike Savory, produktchef för Sage North America, ett bokföringsprogramföretag.

6. Skicka fakturor omedelbart

När du slutfört en tjänst eller levererar varor till en kund, skicka en faktura omedelbart. Detta kommer att hjälpa dig att hålla sig högst upp i kundens sinne och ställa ett prejudikat för snabbhet.

Om möjligt låta kunderna betala på plats med ett mobilt betalningssystem som Apple Pay eller Square. Vissa faktureringssystem, inklusive Wave, Flint Mobile och QuickBooks, låter också företagsägare ta emot mobila betalningar.

7. Uppföljning

Om du inte får betalt omedelbart, skicka påminnelser till dina kunder om betalningsfrister. Det är lämpligt att skicka påminnelser en vecka innan betalningen förfaller, dagen då den är förfallen och varje vecka efter det är sen, säger Rosenfeld, från Wave Accounting.För stora biljettobjekt, till exempel en order på $ 5000, är ​​det acceptabelt att skicka mer frekventa påminnelser.

Om du är orolig för att komma överens som påträngande med alltför många uppföljningsemails, föreslår Rosenfeld att du använder din faktureringsprogramvara för att skapa automatiserade betalningsmeddelanden till kunder.

"Oroa dig inte för att skicka påminnelser eller på annat sätt följa upp obetalda fakturor kommer att betraktas som oförskämd eller en överträdelse av ett förhållande du har skapat med en kund", säger Savory, från Sage North America. "Du driver ett företag, och behovet av snabb och komplett betalning borde vara en överraskning för ingen."

För mer hjälp med att starta och driva ett litet företag, besök vår webbplats Small Business Guide.

Teddy Nykiel är en personalförfattare som täcker personlig ekonomi för Investmentmatome. Följ henne på Twitter @teddynykiel och igen Google+.

Bild via iStock