Varför ignorerar kassaflödet kan döda ditt lilla företag

Företagen står inför många hinder, särskilt när det bara börjar, och kassaflödet ligger nära toppen av listan. Även för lönsamma företag kan det vara en utmaning att se till att mer pengar kommer in varje månad än att gå ut. Inventarier, kundfordringar, leverantörskontrakt och löneavgifter måste hanteras effektivt så att företag inte förlorar nödvändig investering och tillväxt på grund av brist på rörelsekapital.

Vi frågade Jeremy Office, en Delray Beach, Florida-baserad förmögenhetsrådgivare till företagare och en medlem av vår webbplats Ask a Advisor-nätverk, om hur affärsägare kan kontrollera sina kassaflöden och växa sina företag.

Varför hanterar kassaflödet betydelse för småföretag?

Förvaltningen av kassaflödet är avgörande för huruvida ett företag lyckas. Statistik visar uppåt på 50% av företagen misslyckas. I många fall är dessa lönsamma företag, men de stänger sina dörrar på grund av dålig kassaflödeshantering. Medan de främsta problemen är uppenbara, till exempel att möta lön eller betala en leverantör, är det rippel- och sammansättningseffekterna av konsekvent dålig kassaflödeshantering som kan vara verkligt skadlig.

Här är ett alltför vanligt scenario: Bobs kemtvätt är ett lönsamt företag, så Bob bestämmer sig för att göra en förskottsbetalning på en ny utrustning. Han uppmärksammar inte kassaflödet emellertid, och pengarna som han spenderade på utrustningen behövdes för lön den veckan. Han har inte pengar och misslyckas med att möta lönedel (det var inte första gången), så hans pickup / delivery driver slutar. Bob är i panik och skiftar sitt fokus för hämtning / leverans för att fylla tomrummet samtidigt som han försöker hitta en ny drivrutin. Bob har inte tid att ringa andra konton för att samla in fordringar i tid, så ett par betalningar försenas.

Under tiden är Bobs största klient olycklig eftersom hans leveranser är försenade och han bestämmer sig för att hitta en annan leverantör. Nästa lönecykel kommer, och den är dubbelt så stor nu. Samtidigt är hyran också förfallen, och Bob har en ny betalning skyldig på det köpmedel han köpte. Bob kan inte gå två cykler utan att betala sina anställda, så nu bads tid spenderas för att hantera sena betalningar till sin hyresvärd och utrustning leverantör och försäkra dem om att han ska betala ASAP.

Bob försöker fritt att förstå vem som är skyldig honom pengar och ringer dem för att få betalt. Han har ingen tid att fokusera på att få nya konton, så försäljningen börjar sjunka. Bob börjar förlora kunder eftersom leveransföraren som han anställt av desperation inte har fått rätt utbildning och blandar allas kläder upp. Innan Bob vet det, konsumeras han av sin verksamhet och vet inte vad han ska fokusera på. Hans en gång lönsamma verksamhet är nu på väg att stänga sina dörrar eftersom han inte längre har intäkterna för att stödja sin månadsbränning.

Ett litet företag som behöver genomföra en ny strategi - till exempel att öka inventariet för semestern, anställa nya anställda, implementera ny teknik eller köpa ny utrustning - kan göra det snabbare och ha övertygelse i sitt beslut om det förstår konsekvenserna och planerna för kassaflödeseffekten. Cash crunches är oundvikliga för ett litet företag, men det är mycket lättare att övervinna när verksamheten förutser och har gott om tid att hitta en lösning.

" MER: Hur man får rörelsekapital för småföretag

Vad borde småföretagare komma ihåg för att räkna ut kontantflödet mest exakt?

De borde vara fokuserade på faktiska snarare än hypotetiska data. Småföretagare fattar ofta beslut baserat på förväntan om att ta emot pengar i framtiden, och när det inte händer kan det sätta dem i en kontantkris. Detta betyder inte att du inte bör redovisa framtida kvitton (eftersom det är viktigt för modellering av kassaflöde), men det borde vara realistiskt när sådana kvitton kommer att tas emot. Om en faktura som är skyldig till dig beror på 30 dagar men kunden alltid har betalat 15 dagar sen, bör du ta hänsyn till ytterligare förseningar vid projicering av kassaflöde.

Det är viktigt att småföretagare kontinuerligt övervakar sin kassaflödesprocess för att se till att deras förväntningar ligger i linje med vad som faktiskt händer. Detta kommer att bidra till att bygga övertygelse och lita på processen.

Vilka är några enkla verktyg som småföretag kan använda för att spåra deras kassaflöde?

Verktyg för hantering av kassaflöde är rikliga och varierar utifrån den information som behövs, teknisk kompetens krävs och nivå av automatisering. Olika webbplatser som är dedikerade till småföretag, tillsammans med kända affärsapplikationer som Microsoft Office och Google Docs, har skapat standardiserade mallar som kan laddas ner gratis. Under de senaste åren har det funnits olika mjukvaruplattformar och applikationer som har uppstått för att hjälpa till att hantera kassaflödet. En enkel Google-sökning kommer att ge en mängd olika plattformar, inklusive Pulse, Float och Up Your Cash Flow. Och många av de ledande bokföringsprogrammen har börjat integrera kassaflödeshanteringsverktyg (till exempel QuickBooks kassaflödesprognosrapport).

Varje alternativ har sina egna styrkor och svagheter, och ett litet företag bör basera sitt beslut på det verktyg som den finner mest effektiva. Ett verktyg är bara fördelaktigt om den information det ger ger resultat som är användbara, så om ett litet företag finner att ett verktyg är för komplext eller det inte kan dra nytta av god information, ska ägaren leta efter en annan lösning.

I allmänhet är det en bra idé att anställa en oberoende konsult för att etablera ramverket och lära företagaren hur man använder kassaflödet. Detta ger en resurs att ringa med frågor och leder till en djupare förståelse.

Jeremy Office är en rikedom rådgivare till entreprenörer och chef för Maclendon Wealth Management, baserat i Delray Beach, Fla.