Betala uppmärksamhet på röstbrevlåda |

Som en del av din kundtjänst måste ditt team vara uppmärksam på dina kunders röstmeddelanden. Nästan alla av oss har telefonsvarare eller telefonsvarare på våra hemtelefoner, kontorstelefoner och mobiltelefoner. Och vi lämnar alla ett slags utgående budskap på dessa system, ibland humoristiska, ibland tråkiga och stiltade, oftast direkt och ger de grundläggande fakta: du har nått * namn *, lämna ett meddelande efter tonen och vi ringer tillbaka.

Nu är frågan här. När du ställer upp samtalet och är anslutet till röstbrevlåda, hur ofta ställer du ut meddelandet medan du väntar på tonen? Det är meningen. För många av oss är röstmeddelandets hälsningsmeddelande så rutinmässigt vi ignorerar det helt. Och där visar vi vår respekt för våra kunder. Och därmed skada våra egna företag.

Som ett exempel, inte för länge sedan fick vi ett meddelande på vårt hem röstbrevlåda. Det var från en advokat, vi ringer honom Herr A. Turney. Herr A. Turney lämnade ett meddelande till Mr. Cheung om en aktuell rättsfråga och behövde Mr Cheung att återvända sitt samtal direkt. För mig var det en uppenbar miskiering av telefonnumret. Jag tänkte på Mr A. Turney skulle kalla Mr Cheung nästa dag när han inte hade hört från honom. Nästa dag hade vi ett annat meddelande från Mr. A. Turney och berättade för Cheung i en lite irriterad röst, för att återvända hans samtal direkt. Nu var det ganska roligt, eftersom jag vid den tiden brukade prata med skämt på vårt utgående budskap, och min röst har en ganska liten Pacific Northwest-accent med mindre aning om min nordvästra nordvästra bakgrund. Och för att säga sanningen tvivlar jag mycket på att Cheung skulle skämma på sin telefonsamtal för telefonsamtal.

Den tredje dagen kom, och till min förvåning lämnade A. A. Turney ett annat meddelande. Han blev ganska exasperated. Jag kan bara se honom, sitta vid sitt skrivbord, trycka på återuppringning på sin telefon och busily multi-tasking, skriva hans torts och retorts, medan jag utan tvekan ignorerar mitt skämt för tredje gången. Nu blev jag lite irriterad själv. Så den kvällen ringde jag till Mr. A. Turneys kontor och berättade för hans röstbrevmeddelande att han hade lämnat meddelanden till Mr Cheung vid fel telefonnummer hela veckan. Då ändrade jag vårt utgående meddelande för att berätta för ett lite otroligt advokatskämt. Tyvärr hade jag inte Mr Cheungs nummer, eller jag skulle ha ringt honom för att låta honom veta att hans advokat var oerhört bristfällig på detaljer.

Torsdagskvällen kom vi hem, och säkert nog, Mr A. Turney hade lämnat ännu ett meddelande till Herr Cheung. Självklart lyssnade han inte på vårt budskap med den skarpa advokatskämt, eller åtminstone gjorde han inte värd att nämna det, eller hade han lyssnat på sin ETT röstbrevlådan och berättade att han skällde upp den felaktiga telefonpolen. Men skulle du inte trodde att han skulle ha funderat på att något var fel efter nästan en vecka av oanvända samtal om en pågående rättslig fråga?

Här är några saker att tänka på i dina kundtjänstkontakter med röstbrevlåda:

Om du är ett företag, använd en affärsliknande utgående hälsning på ditt röstbrevlåda, inklusive ditt företagsnamn.

• När du, en medlem av kundvårdspersonalen ringer till någon och skickas till röstbrevlådan, lyssnar du på meddelandet. Avvisa inte meddelandets innehåll utan hand. Det finns bra information där. Du kanske tycker att personen du vill är ute av kontoret i en vecka. Eller att de har flyttat eller lämnat företaget. Du kan hitta ett annat nummer att ringa. Eller kanske du upptäcker att du ringer fel nummer.
• Om du lovade att du skulle återkomma ett samtal till en kund, följ dig igenom det löftet. Din kund väntar på ditt samtal. Lämna relevant information på deras röstbrevlåda, och ring till dem senare om möjligt, för att bekräfta att de har fått ditt meddelande.
• Om röstmeddelandet hälsning du stöter på är en icke-sequitur, borde det vara en tydlig ledtråd som kanske du har miskeyed numret, eller kanske fått ett felaktigt nummer av din kund. Om du fortsätter att lämna meddelanden på ett felaktigt röstbrevmeddelande, skänker du din nuvarande kund, och du är en del extra ansträngningar att kontakta dem via e-post eller kolla upp dem i telefonboken. nästan säker att alienera en potentiell ny kund. Jag vet att jag inte kommer till Mr. A. Turney för mitt lagarbete. Han lyssnade inte på mig innan han trodde att jag var hans klient … varför skulle jag tro att han skulle lyssna på mig om jag verkligen var?
• Visa dina kunder att du respekterar dem och värdesätter din kommunikation med dem. Lyssna på vad de har att säga.
• s. Jag har inte fått ett telefonsvarare från Mr. A. Turney nyligen. Sannolikt hyrde Cheung en ny advokat sedan A. Turney självklart ignorerade hans rättsliga behov, eftersom Mr. A. Turney aldrig kallade tillbaka honom.