I 1994-filmen Stargate med James Spader och Kurt Russell hade något fiktivt freak i naturen öppnat en underlig ljusport mellan två dimensioner. På den ena sidan var världen som vi känner till det. På andra sidan, en konstig, främmande värld, som ingenting vi någonsin sett. Olika dimensioner i dag är ...

Olika dimensioner

Idag är en annan stargate, den plats där två dimensioner möts. Och i det här fallet är det inte science fiction, det är lika verkligt som affärer. En av dessa dimensioner är redovisning. Den andra planerar. De möts idag.

I princip går det så här: Redovisning slutar idag och går tillbaka in i det förflutna. Planeringen börjar idag och går framåt i framtiden.

Om det slår dig som teoretisk eller begreppsmässig, kanske lite opraktisk, tänk igen. Det här är viktigt. Det kan spara dig onödigt huvudvärk och stress. Det hjälper dig att hålla dig i rätt dimension och förstå att de ekonomiska prognoserna i din affärsplan inte är avsedda att byggas i skrämmande detaljer.

Ett enkelt exempel

Ta balansräkningen här, ett urval taget från Wikipedia. Den så kallade balansräkningen är en vanlig finansiell rapport som anger tillgångar och skulder och kapital i ett företag i slutet av viss specifik dag, månad, år eller vad som helst. Tillgångar är bra, saker du äger som kontanter och mark eller pengar till dig som kundfordringar. Skulder är skulder, pengar du är skyldig, varför du ser saker som är "betalningsbara" - vilket innebär att du måste betala dem - som skulder. Kapitalet är vad som är kvar. Det kallas en balansräkning eftersom det är magiskt, det magiska i dubbelbokföring, tillgångarna är alltid exakt lika med skulderna och huvudstaden.

0

Dela den här bilden

mer

Slingpic

Drivs av

Är detta som redovisningsrapport eller en projicering i en affärsplan? Du kan inte berätta. Det ser ut exakt detsamma, hur som helst. I själva verket är de olika dimensioner.

Redovisningar samlar in transaktionsregister

Redovisning går tillbaka från idag till det förflutna i allt större detalj

Om det är redovisning, är varje nummer som visas där faktiskt en sammanfattningsrapport av en databas full av transaktioner. Kontantbalansen är som din checkbook balans, det är resultatet av att lägga upp alla insättningar och subtrahera alla kontroller. Vad de kallar kundfordringar är summan av alla mängder pengar som betalas av alla olika kunder, en rapport om hundratals, kanske tusentals olika transaktioner. Du gör en försäljning, lämnar en faktura, väntar på att bli betald, så får du slutligen betalt, registrerar transaktionen, debetkredit och kreditfordringar, och så vidare genom en samling av specifika transaktioner. De 52 000 dollar som redovisas som markvärde kan vara vad du betalade för mark, men det kan vara upplösningen av dussintals marktransaktioner, sälja några, köpa andra, och det är balansen.

Ansvarsbalanser, som tillgångar, är byggda från botten upp i bokföring genom att hålla reda på alla transaktioner och sammanfatta slutresultatet. Obligatoriska betalningar kan vara dussintals små handelsräkningar som sitter på en spik någonstans, eller ett lån från banken, i vilket fall det är relaterat till startlånet minus summan av alla huvudbetalningar.

Jag hoppas du får idén: redovisning är en stor samling av sammanställda tidigare transaktioner. Fokusera på vilket nummer som helst i ett redogörelse och du bör kunna zooma in på mer detaljer, ner till varje enskild transaktion.

Planering gör rimliga utbildade gissningar

Planeringen går framåt från idag till framtiden i allt större sammanfattning och aggregering.

Överväg nu, om du vill, samma illustration som en del av en affärsplan, vilket gör en uppskattad gissning om vad balansen kommer att vara två eller tre år från och med nu. Försök inte ens, inte för en sekund, att tro att du ska uppskatta pengar genom att uppskatta detaljerna i tusentals transaktioner och lägga till dem. Du kommer inte att uppskatta tillgångar genom att gissa vad du ska köpa, och när (för att inte tala om avskrivningar, låtsas jag inte). Du kommer inte att uppskatta skulder genom att gissa när du tog ut varje lån, exakt vad du köpt och när. Nej, det är omöjligt och dumt. Du kommer att hitta något sätt att gissa dina pengar, dina tillgångar, dina skulder, baserat på större utbildade gissningar, som logiskt är knutna till de stora flödena, som försäljning.

Vi kommer att arbeta tillsammans senare om hur du kan göra rimliga uppskattningar, men för illustrationens skull har jag några exempel för att förklara skillnaden i dimensioner:

Kundfordringar betyder pengar som betalas av kunderna. Du gör försäljningen men du levererar en faktura och väntar på att bli betald. Det är så som det går i affärs-försäljning. Så du måste gissa hur mycket pengar som ska sitta där, på viktiga punkter i framtiden, väntar på att få betalt. Varje dollar i kundfordringar är en dollar mindre pengar, eftersom den bokades som försäljning men du har inte pengarna. Du försöker dock inte gissa alla specifika försäljningsaffärer med alla specifika kunder och lägger dem upp och räkna ut varannan kommer att vara två eller tre år från och med nu. I stället gissar du vilken procentandel av försäljningen som innebär fakturor och väntar, och sedan gissar du hur många dagar som i genomsnitt du måste vänta, och du kan göra några nummer tricks för att göra ett utbildat gissning.

• Du gissar inte vad du kommer att vara skyldig genom att lägga upp alla föreställda räkningar från några gissade - vid framtida köp. Istället beräknar du hur mycket du betalar ut i utgifterna i fråga om procentandel av försäljning och lön eller något, beräknar du om en månads värde av det som skulder.
• Jag kommer inte att beskriva exemplen eftersom jag tror att det redan räcker för att göra poängen. Du måste göra några logiska gissningar.

Varför är det här?

Top Down vs Bottom Up

Varje gång möter jag någon som försöker hantera minutdetalj av beräknade räntekostnader för att tillåta flera olika lån med olika priser och villkor som en del av en affärsplan. Eller det finns någon som försöker gissa tillgångar genom att gissa detaljerade köpdatum och värden. Och då finns det människor som försöker projekta framtida kundfordringar av kunden, gissar varje kunds framtida försäljnings- och betalningsmönster.

Problemet är givetvis det som är svårt att göra. Du kan spendera en livstidskalkyleringsinformation och aldrig komma så nära som du skulle med en bra uppskattning.

Jämför säkerhetsnivåerna: låt oss säga att räntan normalt är en procent eller två av de totala kostnaderna och kostnaderna är normalt något som två- tredjedelar av försäljningen. Om din försäljningsberäkning för framtida år ligger inom 5%, gör du bättre än de flesta. Hur fel kan du göra med en enkel beräknad räntesats, och hur mycket påverkar det dina prognoser? Taler vi inte om små kostnader, i ett system som måste uppskatta andra faktorer som har hundratals gånger mer osäkerhet?

Här är ett exempel med siffror: Ett företag planerar att sälja 1 miljon dollar och har en räntekostnad på 10 000 USD. Området mellan plus eller minus 5% i försäljningen är $ 100.000, från $ 950.000 på låga änden till $ 1.050.000 på höga. Så om du saknar det projicerade räntan med $ 2000? Eller kanske $ 5000? Din prognos beror på att du beräknar försäljningen, försäljningskostnaden, alla kostnader, plus tillgångar och skulder. Det finns mycket osäkerhet i detta system, nödvändigtvis, det är en del av processen. Så småningom kommer du att hantera osäkerheten genom att spåra dina resultat varje månad och kontrollera skillnaden mellan vad du planerade och vad som faktiskt hände, Jag föreslår att vi tänker på det bara en sekund. Är det meningsfullt att affärsplanering handlar om att projicera framtiden så exakt att det inte är tillräckligt med en enkel genomsnittlig beräknad räntesats som tillämpas på dina beräknade skulder? Har du verkligen tid att modellera den detaljerade effekten av flera hypotetiska räntor på flera hypotetiska lån som en del av en prognos som beror på en beräknad försäljningsprognos?

Planeringen är att fatta beslut, prioritera och hantera. Redovisning är också för information och förvaltning, naturligtvis, men det finns lagliga skyldigheter i samband med skatter. Redovisning måste nödvändigtvis gå mycket djupt i detalj. Planering kräver balans mellan detalj och koncept, eftersom det finns tillfällen då för mycket detaljer inte är produktiva.

Goda nyheter: Det gör saker enklare

Det här är riktigt bra nyheter för affärsplanering. Vad det innebär är att du inte behöver måla en bild av din ekonomiska framtid genom att specificera varje tegel i varje byggnad. Du kan göra det med en bred pensel. Det gör det inte mindre realistiskt, det gör det vanligtvis mer realistiskt, åtminstone det är det jag har sett när jag arbetar med tusentals människor på tusentals affärsplaner.

Vi är mänskliga. Vi arbetar bättre för att föreställa oss framtiden i skala än att bygga den med tegelsten i vårt sinne.

Redovisning kan aldrig vara fel. Affärsplaner är alltid felaktiga (inte att de inte är användbara - det är som att gå eller styra, värdet är i korrigering och hantering av var och varför de har fel, men det är ett annat kapitel.)

En finalen Varningstext

Skillnaden mellan planering och redovisning är särskilt svår för välutbildade revisorer att hantera. De lärde sig att bygga rapporter från botten uppifrån, från detaljerna, och det kan driva dem galen när man gör uppskattningar med procentandelar och algebra och vanlig sunt förnuft för något de har lärt sig att bygga upp från noggrann detalj.

Viktigare än att driva dem galen, tyvärr är det ibland att detta dimensionella obehag kan göra revisorerna så olyckliga att de säger att dina uppskattningar är felaktiga. I dessa fall missuppfattar de ofta vad det innebär att projicera framtiden i sammanfattning istället för att räkna detaljerna i det förflutna. Förlåt dem, menar de bra; men låt dem inte köra dig galen heller. Håll dig till planeringen.