Att stryka eller inte stryka? Spela in för nya företag |

Starta ditt eget företag är ett spännande första steg i skeppsverksamheten. Det är också början på ditt förhållande till IRS.

Du är lagligt skyldig att hålla finansiella poster tillgängliga för IRS skull. Men vilka ska du hålla fast vid, och vilka är bara extra office clutter?

Vid online bokföringstjänst Bench är vi experter när det gäller de finare nyanserna för att spåra dina ekonomier. I den här guiden ser vi vilka register du behöver behålla, hur länge du behöver behålla dem och några effektiva metoder du kan använda för att hålla dina poster organiserade.

Se även: Kan jag bekosta detta? En revisor förklarar världen av avskrivningar

Vilka skatteuppgifter behöver jag behålla?

Om du är egenföretagare eller äger ett litet företag, kräver IRS dig att behålla dokumentation som stöder påståenden om inkomst, avdrag, eller kredit som visas på din avkastningsformulär. Detta visar att du har tjänat vad du berättade för IRS du förvärvade eller köpt vad du sa till IRS du köpte.

Generellt bör dokumentationen du behåller innehålla:

• Kvitton
• Bank- och kreditkortsutlåtanden
• Räkningar
• Avbrutna kontroller
• Fakturaer
• Bevis på betalningar
• Bokslutsredovisningar
• Tidigare avkastningar
• W2 och 1099 formulär
• Alla andra dokumentationsbevis som stöder en vara av inkomst, avdrag eller kredit som visas på din avkastning

Tänk på, det här är inte en omfattande lista. Den naturliga och juridiska strukturen i ditt företag kommer att påverka vilka register du behöver för IRS.

Bevisbördan är på dig, företagets ägare, att tillhandahålla alla nödvändiga dokument. Så, när du börjar spela in, följ lyden av denna enkla princip: Håll allt.

Vid en revision är din första försvarskod kvitton och skattposter. Att lagra dem alla kommer att maximera din skyddsnivå. Även om du behåller dina kvitton garanterar du att du kommer att kunna hävda eventuella skatteavdrag du är skyldig.

Se även: 7 Bokföringsvanor Varje bör adoptera

Ett eventuellt undantag: $ 75-regeln

Det finns några kostnader för vilka Du är inte juridiskt skyldig att behålla kvitton. IRS kräver inte att du behåller kvitton för resor (minus logi), underhållning, gåvor eller transport, så länge som följande gäller:

• Kostnaden, inklusive logi, är mindre än $ 75
• Kostnaden är för transport och ett kvitto är inte tillgängligt.

Men tänk på att i händelse av en granskning kan eventuella utgifter ifrågasättas, även om de är under $ 75.

För mer information, titta på IRS: s riktlinjer för att bevisa utgifter under $ 75.

Se även: Registret Cheat Sheet

Hur länge att behålla dina skatteuppgifter

Treårsregeln:

Planera att behålla din skatt registrerar i tre år efter det datum då du lämnade avkastningen eller från förfallodagen för nämnda avkastning (vilken som är senare). Om du lämnar in din tid tillbaka, behandlas den som om den har lämnats in på förfallodagen.

Denna treårsregel kommer till oss via stadgan om begränsningar, vilket är den period under vilken du, skattebetalaren, kan ändra din skatteavkastning eller där IRS kan granska nämnda avkastning. När tidsbegränsningarna löper ut behöver du inte behålla skatteregister för den perioden.

Undantag från treårsregeln:

Som alltid finns undantag från denna regel. I vissa fall måste du hålla kvar på poster som är längre än de tre årens stadga om begränsningar. Undantag inkluderar:

Skulder och värdelösa värdepapper: Om du dras av kostnaden för någon av dessa på din avkastning, behåll du posten i sju år.

Utebliven inkomst: Om du inte rapporterar Intäkter till IRS, och det är mer än 25 procent av bruttoinkomsten som anges vid din återkomst, registrera dig i sex år efter det datum du lämnade in eller återbetalningsdatumet, vilket senare är det.

Anställningsregister: Anställningsrekommendationer ska hållas fyra år efter det att den löneavgiften som betalas ut betalas eller betalas, vilken som helst senare.

Bedrägliga avkastningar: Om du fyller i en återgång bedrägligt, skulle du bättre hålla fast vid det. Det finns ingen stadga för avkastningsbegränsningar som vilseleder IRS.

Fastighetsrekord: Du borde hålla register som är kopplade till innehav av egendomen under begränsningsbestämmelsens löptid - tre år - efter att egendomen lämnar din innehav.

När det gäller fastighetsrekord måste du hålla fast vid dokumentation som handlingar, titlar och kostnadsbaserade journaler. Detta gör att du kan beräkna eventuella avskrivningar, avskrivningar eller uttagsavdrag, samt fakturera vinsten eller förlusten när du säljer eller säljer fastigheten.

Se även: 6 Redovisningsfel som sätter småföretag i fara

Hur man butikskvitton och skatteposter

När du har bestämt vilka poster du behöver behålla och hur länge är det dags att skapa ett system för att organisera dem.

Tack så mycket accepterar IRS digitala dokument så länge de är fullständiga, korrekta reproduktioner av originalet. På begäran borde du kunna skapa en läsbar, tryckt kopia av ett visst dokument.

Det innebär att dagarna med att använda ett skrämmande arkivskåp för att lagra dina skatteuppgifter är över. Det finns ett antal digitala lösningar du kan använda för att gå papperslös och hålla dina poster i ordning.

Säkra molnlagringsalternativ som Dropbox, Evernote eller Google Drive låter dig lagra dina dokument på ett säkert sätt online. När du är etablerad, om du tycker att du har en massa pappersarbete, överväga att investera i en automatisk höghastighetsskanner för att göra överföringen online effektivare.

Det är också en bra idé att behålla en säkerhetskopia av dina dokument, antingen på en lösenordsskyddad fysisk lagringsenhet eller i ett sekundärt molnkonto.

Se även: Small Business Accounting 101: 9 Steg för att få ditt nya företag att spåra

Bevara poster för icke-skattemässiga ändamål

När du inte längre behöver behålla ett dokument för skattemässiga ändamål, kontrollera att du definitivt inte behöver dem innan du klipper dem. Din fordringsägare, advokat eller försäkringsbolag kan behöva behålla dem längre än IRS gör.

Om du använder online-lagring, istället för att ta bort dokument som du inte längre behöver, kan du arkivera dem permanent. navigera i de grå områdena för småföretagets rekordhantering - och skapa ett papperslöst organisationssystem - kommer att rädda dig från riskerna för kontorsrörelse, samtidigt som du ser till att du alltid spelar med reglerna.