Småföretagare, börja spåra dina finansiella mätvärden |

Innehållet i denna artikel bygger på en intervju som genomfördes i oktober 2014 med Sabrina Parsons, VD för Palo Alto Software.

För många småföretagare, särskilt de som har vänt en passion eller hobby i en affärsmätning och siffror är en syssla.

Om du inte är en revisor och du inte har någon bakgrund i affärer eller en naturlig affinitet för siffror, kan du hitta dig själv affärer "på flyga, och kanske ignorerar de" hemska siffrorna "tills det kommer dags att registrera skatter.

Även om detta kan vara det bästa sättet att få dig igång snabbt, är det också ett tillvägagångssätt som, termen kan vara skadlig för tillväxten och jämn överlevnad av ditt företag. Enligt en studie från Small Business Association misslyckas 28% av företagen på grund av problem med företagets ekonomiska struktur, inklusive att hålla dåliga bokföringsregister.

Om du inte håller dig up-to-da tecknare om pengarna som flyter in och ut ur ditt företag, kan du vara i trubbel.

En tydlig bild av hur ditt företag gör och vad du ska hålla reda på dagligen hjälper inte bara dig sova bättre på natten, men hjälper dig att ta ett proaktivt snarare än reaktivt tillvägagångssätt för att hantera ditt företag, vilket innebär att du har mer tid att felsöka innan saker går fel och naturligtvis mer tid att planera för framgång.

En enkel start punkt

De mest enkla finansiella mätvärdena är viktigast att hålla reda på.

Sabrina Parsons, VD för Palo Alto Software, rekommenderar att du, innan något annat

, borde bli bekväm med dina viktiga finansiella mätvärden. Detta kommer att innehålla saker som kassaflödesmätningar och olika finansiella rapporteringsmetoder. Några frågor du kan få för vana att fråga:

Hur mycket pengar gör du på en dag? En vecka? En månad?

• Finns det dagar i veckan du gör mer?
• Kan du räkna ut din jämnpunkt så att du kan ge dig ett dagligt intäktsmål?
• Tanken här blir i slutändan så bekant med siffrorna, dag för dag eller vecka för vecka, kan du säga "åh, jag måste göra $ 1000 mer i veckan. Vad kan jag göra? Är det ändå möjligt att få kunderna att betala sina fakturor snabbare? "

Varför klara av mätvärden?

Anledningen till att vi vid Palo Alto Software lägger stor vikt vid att spåra företagsnummer,

är att det gör att Beslutsprocessen är mycket lättare. Dessa uppgifter ska hjälpa dig att räkna ut saker som hur mycket intäkter du behöver göra per dag, när du ska hålla din försäljning och om du behöver göra en sen avgift för kunderna eller inte som tar för lång tid att betala fakturor.

Varje företagsägare ska åtminstone ha ett bra handhav på sina centrala finansiella mätvärden, inklusive kassaflöde, break even point och cash on hand, liksom andra grundläggande mätvärden som dagar för att få betalt, utgifter och så vidare.

Det här är några av de finansiella mätvärdena som du kanske vill börja bekanta dig med:

En skärmdump av en del av Dashboard-Dashboard för företagshantering som ingår i LivePlan.

Sabrina varnar dock för företag att tanken inte är att spåra allt:

" Du vill inte ha analysförlamning eller gå metrisk galen. Du måste komma ihåg att du inte kan hantera hundra olika mätvärden. Så måste du hålla koll på de viktigaste - finanserna - och när du blir mer sofistikerad flyttar du till ytterligare mätvärden som e-postmarknadsföringsmetoder: klickfrekvens, öppen ränta, avbokning osv.

Då du kan gå vidare till de saker som hjälper dig att förstå vad dina kunder gör: mätvärden som omfattar repeterande och nya kunder, mätvärden som kringgör vad det kostar dig att skaffa en kund eller betjäna en aktuell kund, mätvärden som omger dina kundvagndata. "

Börja bara att flytta bortom finansiella KPI (Key Performance Indicators) när du känner dig bekväm.

Sabrina föreslår spårning och hantering av dessa finansiella mätvärden i tre till sex månader innan de läggs till andra. Och när du lägger till ytterligare mätvärden, var försiktig med att bara välja ett par i taget. Börja med de som kan ge mest värde till verksamheten.

Spåra de saker som gör att du kan vidta åtgärder.

En del av anledningen till att många företagare inte håller reda på deras mätvärden är att de inte gör det. t förstå hur dessa nummer kommer att hjälpa dem.

Därför rekommenderar vi att du börjar med grundläggande finansiella statistik. Det här hjälper dig att förstå hur man gör åtgärder baserat på vad siffrorna berättar.

Om du till exempel skickar ut fakturor, kan du se vad de verkliga dagarna får betalt, jämför sedan dem med branschens riktmärken, bör ge dig en uppfattning om huruvida du är på rätt spår. Och, om du inte är, kan du också vidta åtgärder baserade på denna information. Kanske kan du börja ringa och begära att kunder gör en betalning, eller du kan genomföra en sen betalningsavgift.

Något mycket kan alla vidta åtgärder på mätvärden som kassaflöde eller jämnpunkt.

Om du inte gör det förstå någonting så enkelt som kassaflöde, du kan vara med i en värld av skada.

Sabrina säger, "60 procent av småföretag som misslyckades var faktiskt lönsamma. De sprang helt enkelt av pengar. De kunde inte betala sina räkningar. Och anekdotiskt, nio gånger av 10, när ett företag stänger dörrarna, sprang de av pengar. Om de hade pengar kunde de ha ändrat något. "

Serviceföretag har det här problemet eftersom de inte tar pengar direkt. I stället fakturerar och väntar de på betalning.

Förstå hur denna fördröjning påverkar dig är nyckeln. Om du inte gör det kan det leda till att du är ute av affärer, särskilt om du måste betala arbetstagare och don ' t har några pengar till hands. Att hålla ett öga på kassaflödesmetoden (leverantörsskulder) ger dig ett nummer du kan förstå och sedan jämföra med andra företag i din bransch för att se var du står. Låt dig hålla reda på dina viktiga finansiella mätvärden:

1. Använd en redovisningslösning

Om du inte redan använder en redovisningslösning är det här ett bra ställe att komma igång, om du bara ska vara säker på att du befinner dig ovanpå de uppgifter du behöver för att kunna skatta skatter.

För många människor kan inte heller spåra deras nummer eller förlita sig på Word eller Excel för att göra det, vilket innebär att varje gång de vill se vad som händer i sin verksamhet måste de köra en manuell rapport eller spendera tiden att skapa en ny graf eller diagram.

Här är en redovisningslösning som gör det enklare. Och självklart om något är lättare, är du mycket mer benägna att stanna på toppen av det.

Om du är ett serviceföretag och bara fakturerar kunder kan du prova något som Freshbooks. Annars, om du använder ett mer komplicerat företag, är Xero eller Quickbooks Online bra att börja.

2. Använd en företagshanteringspanel

När du har vana att spåra företagets nyckeltal (eller till och med för vana att göra det) kan du gå vidare till att använda ett verktyg som LivePlan-det kommer att gör det lättare att spåra dessa finanser!

En viktig skillnad mellan bokföringsprogram och LivePlan är att den senare ger dig en bred och omedelbar översikt över hur saker går.

I en redovisningslösning måste varje rapport köras separat och kan bara jämföra mellan två perioder. Till exempel juli-september jämfört med de prognostiserade uppgifterna, eller juli-september jämfört med föregående år.

Och i bokföringsprogrammet får du ofta bara att jämföra "siffrorna" eller de tabulerade data. Om du vill ha en graf, måste du exportera den för att utmärka.

I jämförelse har LivePlan en instrumentpanel som direkt visar 14 rapporter och det låter dig också borra ner i ett nummer och visa en rapport som kan jämföra flera tidsperioder. Till exempel nuvarande resultat jämfört med föregående års resultat jämfört med prognostiserat resultat - allt i ett bord.

En skärmbildning av intäktsavbrott som visas i LivePlan Dashboard.

Mer än så kan dessa rapporter omvandlas till visuella, så om du inte är en "talperson" eller om du vill se bilder av din Affärsutvecklingar kan du granska rapporten som ett diagram eller som ett diagram.

Sabrina Parsons: "Många människor är rädda för siffror, så dessa visuella är viktiga."

Förutom att bara låta dig jämföra mellan ett par perioder, en del av problemet med att bara använda en bokföringsprogramvara är att du måste veta vad som är viktigt.

Med program som LivePlan behöver du inte välja en viss mätning. Det visar automatiskt alla nummer du behöver se på instrumentbrädan så att du snabbt kan få en översikt över hur ditt företag gör. Om du vill gå in i mer detalj kan du klicka på någon av diagrammen. Och för ännu mer detaljer, om du har kopplat LivePlan till din bokföringsprogramvara kan du gå in på det för att hitta exakt siffrorna som visar dig varför intäkterna är upp och ner.

Poängen här är inte att sälja dig om vad som helst, men för att se till att om du spårar dina viktiga ekonomiska mätvärden så enkelt som möjligt, kommer du att kunna fatta snabba och välinformerade beslut och ta ett proaktivt tillvägagångssätt för att hantera ditt företag.

Sabrina's takeaway-meddelande till alla företagare:

"Ju mer du spårar desto mer spårar du. Ju mer du ser data och inser hur användbar det är när det är dags att fatta beslut, ju enklare blir det faktiskt att fatta beslut. Komma igång är den svåra delen. "

Andra resurser som du kanske tycker är användbara inkluderar: De 5 mätvärden du behöver spåra för ditt prenumerationsföretag att lyckas

De 6 viktigaste webbmätningarna för att spåra på din företags webbplats

• De 10 bästa verktygen för att spåra dina webbmetoder
• Vilka statistik spårar du?
• Varje verksamhet är annorlunda och kommer därför att behöva hålla reda på olika nummer.

håller du med börjar med grundläggande finansiella mätvärden? Vilka mätvärden tycker du är avgörande för att hålla koll på?

Har de mätvärden du spår ändrat över tiden?