Expertråd: 8 tips för att ställa in en telefonintervju

Du har skrivit ett omtänkt CV och ett standoutbrev som har blivit en potentiell arbetsgivares öga, och du har gjort det förbi den första omgången i anställningsprocessen. Även om detta är orsak till en fest, se till att du innehåller din spänning. Nästa utmaning - telefonsamtalet - kommer sannolikt att avgöra om du kommer vara finalist för positionen. Det här är din chans att låta dina ord tala volymer om din personlighet och för att bevisa att du är den bästa personen för jobbet.

Men mastering av konsten i telefonintervju tar övning. Även de mest erfarna arbetssökande kan misslyckas med att svara på de ofta komplexa frågorna. Riskera inte att du saknar dina drömmars arbete genom att vara oförberedd. Följ dessa tips från karriärexperter för att spika telefonsamtalet och bli inbjuden till ett personligt möte.

[Vill du ha mer karriärråd? Kolla in vår arbetssökguide för Gen Y.]

Före telefonintervju:

1. Studera företaget och positionen.

Precis som du (förhoppningsvis) gjorde när du skrev din CV och ett brevbrev, se till att se företagets hemsida och sociala medier plattformar före telefonsamtalet. "Du borde kunna tala tryggt om företagets prioriteringar, industrin företaget är en del av, och hur du kan hjälpa organisationen att möta och överträffa sina mål", säger Kim Whiteside, karriärtjänster chef på Bellevue University.

Uppdatera ditt minne om företaget genom att studera jobbet samt CV och omföljande brev du skrev. Meghan Godorov, biträdande chef för karriärutveckling vid Mount Holyoke College, ger jobb som söker "alltid behålla en kopia av varje dokument med arbetsbeskrivningen på [hans eller hennes] dator. På det här sättet blir det enkelt att se materialet igen, och du behöver inte desperat söka efter det du skickade in."

2. Repetera dina svar på vanliga frågor.

"Vänd inte det!" Säger Rich Grant, praktikoordinator vid Colby College. "Eleverna ska ta telefonintervjuer så seriöst som i personintervjuer." Att studera företaget och jobbet är bara det första steget. Du måste också vara bekväm att svara på vanliga intervjufrågor om din erfarenhet och bakgrund. "När du tittar igenom ditt CV, överväga dina erfarenheter och utveckla historier som du kan berätta för att stödja det du hävdar att ta med till bordet, säger Godorov. "Du bör vara beredd att svara på frågor som" Berätta om dig själv "och" Varför vill du jobba för det här företaget? "Och kunna förklara dina styrkor och svagheter. Godorov säger att "det bästa sättet att öva på att svara på dessa frågor är att du först lägger tid på att skriva dina svar på papper och sedan ställa in en tid att träna med din högskolas karriärrådgivare."

Om du intervjuar i telefon med mer än en person, föreslår Godorov att hitta kloka sätt att träna samtalet. "Hitta fyllda djur eller figurer som du vill tilldela varje persons namn på. På så sätt kan du prata med objektet eller djuret när du pratar i telefon och det hjälper kanske dig med din leverans och ton. Det kan också hjälpa dig att hålla reda på varje enskild person på samtalet. "Hon säger att denna metod har fungerat för sig själv och sina elever tidigare.

Under telefonintervju:

3. Använd en fast telefon och undvik distraheringar.

Eventuella avbrott under telefonsamtalet kan skada dina chanser att bli återkallad. Grant rekommenderar jobbkandidater att "genomföra telefonsamtalet på ett lugnt ställe och helst inuti en fast telefon." Genom att använda en fast telefon, snarare än en mobiltelefon, kommer intervjuaren att höra varje ord du säger och vice versa.

Hitta ett lugnt ställe för att få konversationen, bort från eventuella distraheringar som kan få dig att tycka oprofessionellt, säger Karen Andrews, chef för karriärtjänster vid Kennesaw State University. Hon säger att ett lugnt ställe också fungerar som en stressfri miljö där kandidaten kan känna sig bekväm.

Whiteside lägger till, "Om möjligt, hitta ett konferensrum eller ett område som är tillräckligt långt bort från husdjur, tv, musik och individer i bakgrunden. Har inte din telefonsamtal när du kör eller är engagerad i någon annan aktivitet."

4. Har dina anteckningar och CV på hand.

"En av fördelarna med en telefonsamtal är att arbetsgivaren inte kan se dig", säger Jeff Sackaroff, karriärtjänstchef vid University of North Carolina, Chapel Hill. "Kandidaten kan få sina anteckningar, CV och jobbbeskrivningar framför dem för att på ett obekvämt sätt hänvisa till under intervjun." Men han uppmanar eleverna att inte bara läsa från anteckningar och deras CV. "Dessa kan vara användbara referensverktyg, om du behöver en snabb prompten under intervjun," men det är mycket mer professionellt att ha din tonhöjd minnas innan du börjar intervjun.

5. Använd S.T.A.R. metod för att svara på längre frågor.

"I en intervju kommer du att bli ombedd att expandera på din erfarenhet samt koppla upp de erfarenheterna till de behov som företaget har och för den position som är tillgänglig", säger Gudorov. När hon ställs inför en fråga som kräver en längre förklaring, föreslår hon att hon följer S.T.A.R. Metod: Situation, Uppgift, Åtgärd och Resultat.Först presentera och analysera en specifik situation du mötte. Förklara sedan uppgiften du behövde åstadkomma och vilka steg du tog för att lösa problemet. Slutligen, beskriv vad som var resultatet av dina ansträngningar. Det här sista steget, säger Godorov, visar hyreschefen "vad du lärde dig av erfarenheten och hur du kommer att föra dessa lektioner på ett konstruktivt sätt till det arbete du ska göra för dem."

6. Håll dina svar inom två minuter.

Eftersom telefonintervjuer inte ger någon chans att dechiffrera intervjuarens icke-verbala signaler, kan du känna en uppmaning att fylla luckor och ramble på. Undvik detta genom att begränsa dina svar på två minuter. Sackaroff säger inte att "förvirra intervjuarens tystnad efter ditt svar som en inbjudan" för att fortsätta prata. "Besvara frågan och vänta på att intervjuaren svarar med antingen en kommentar eller en uppföljningsfråga."

Godorov säger att svara på frågor som använder S.T.A.R. Metoden hjälper dig att hålla jämna steg och hålla dina svar konsekventa. Du vill att intervjuaren ska "förstå höjdpunkterna i dina erfarenheter och hur de relaterar sig till positionen" utan att överväldiga personen med detaljer.

Dessutom, ju mer du övar att leverera dina svar, säger Sackaroff, ju mer du kan undvika att använda fyllnadsord eller fraser, som "gillar", "du vet" och "um".

7. Tala med entusiasm och undvik dålig telefon etikett.

Telefonintervju är din första chans att förmedla din personlighet till den anställande chefen. "Projektionen är tydligt och entusiastiskt viktigt. Förmedla energi och passion, säger Whiteside. "Kombinera personlighet och professionalism kommer att gå långt för att bygga upp en anslutning till rekryteraren, säger hon," även över telefon. "Dessutom anger ditt namn när du svarar samtalet initiativ och förtroende från din sida.

Utan de icke-verbala signalerna från intervjunaren säger Sackaroff, "det är ännu viktigare att kandidaten använder lämplig ton, språk, volym, dikt och hastighet under samtalet", och tillägger att "det är mycket lätt för intervjunaren att zon ut eller sluta uppmärksamma om kandidatens svar inte är engagerande eller svårt att följa."

Andrews rekommenderar eleverna att "genomföra alla telefonintervjuer med en spegel framför dem". Om du gör det kommer du att känna till när du ler så att "positivitet står över i rösten". Hon säger ett annat användbart sätt att förbättra din leverans är att stå i hela intervjun. Detta kommer att se till att du talar på ett tydligt och säkert sätt.

Grant erbjuder ytterligare lite visdom: "Ät inte eller drick något, till exempel choklad och mejeriprodukter, som kan hindra din röst."

8. Ta anteckningar och granska dig själv efteråt.

I en personintervju, när du vill hålla ögonkontakt kan det vara svårt att ta anteckningar om vad intervjunaren säger. Men, säger Grant, "i en telefonsamtal kan du skriva allt du vill." Skriv ner de viktigaste punkterna intervjuaren gör. Dessa anteckningar i din konversation hjälper dig att integrera de viktigaste delarna av jobbet, och du kommer att kunna dra på dem om du tjänar en personintervju.

Att ta anteckningar hjälper dig också att granska din prestation, säger Whiteside. På så sätt kan du studera "vad du gjorde bra och vad du skulle ändra om du var tvungen att göra det igen." Att lära av dina misstag och framgångar hjälper dig att göra ännu bättre under din nästa telefonsamtal.

[Lär när och hur man följer upp efter en intervju]

Karen Andrews har varit inom karriärutveckling i över 30 år. Hon har jobbat i yrkesskolor, privata konsthögskolor, och har tillbringat de senaste 25 åren som Karriärdirektör vid Kennesaw State University.

Meghan Godorov tjänstgör för tillfället som biträdande chef för karriärutveckling och advokatrådgivare vid Mount Holyoke College i South Hadley, MA. Hon äger också ett karriärkonsultföretag som heter MLG Career, som hon började för att utbilda och stödja Millennials och karriärväxlare med jobbsökningen

Rich Grant är Interim Internship Coordinator vid Colby College i Waterville, Maine. Han fungerar också som ordförande för Maine College Career Consortium.

Jeff Sackaroff har varit i karriärtjänster i 14 år. Han tjänstgör för tillfället som biträdande chef för University Career Services vid University of North Carolina i Chapel Hill. Innan dess fungerade han som chef för grundutbildning karriärtjänster vid North Carolina State University Poole College of Management.

Kim L. Whiteside är chefen för Career Services Center i Student Affairs Office på Bellevue University och har rådgivat studenter i över 25 år. Kim är en erfaren expert på Executive Coaching, Experiential Learning och Career Counseling.

Telefonintervju bild med tillstånd av Shutterstock.