Så skriver du din första arbetsbeskrivning |

Den här artikeln är en del av vår "Business Startup Guide" - en kurerad lista över våra artiklar som får dig att komma igång på nolltid!

Oavsett om du Om du anställer din bästa vän eller någon som du aldrig har träffat tidigare är det viktigt att du har skrivit en arbetsbeskrivning.

A bra arbetsbeskrivning är inte bara en lista över att

De bästa arbetsbeskrivningarna gynnar både arbetsgivare och anställd.

Om du har tagit dig tid att tänka igenom det och skriva det bra, din medarbetare kommer att få en klar uppfattning om vad som förväntas av dem och kommer därför att kunna göra det bästa möjliga arbetet. Och du kommer att kunna mäta deras prestanda och hålla dem ansvariga för det avslutade arbetet.

Om du inte befinner dig i anställningsstadiet ännu, ta dig tid att börja tänka på vilken typ av person du kanske vill hyra i framtida. Din nya medarbetares värderingar kommer att ha stor inverkan på ditt företag, särskilt om du är liten.

Se även: 5 Fördelar med att länka jobbbeskrivningar till resultatrecensioner

Det handlar om första intryck

Det finns en annan fördel för du spenderar mycket tid på att skriva jobbbeskrivningar: Du kommer att ha en bättre chans att locka rätt kandidater att ansöka.

Tänk på: Om du behöver dina anställda att ha en magisterexamen, är du förmodligen kommer att skära ut en hel del av talangspolen. Om det är ett måste i din bransch, är det bra. Men vad, om du letar efter en folk-person, någon som kan svara på telefonen och felsöka kundproblem? I så fall kommer en mastergrad troligen inte att betyda mycket. Du vill anställa någon med rätt attityd-någon med medkänsla. Någon som kan hoppa på telefonen och göra vad en inverterad datavetenskapare inte kan.

Frågan är: Hur får du

alla av det här tvärsöver i det som sannolikt kommer att vara en enda textsida ? Se även: Nyanställd? Gör ett positivt första intryck!

De 3 viktiga delarna av en bra jobbbeskrivning

Det bästa sättet att tänka på att skriva en arbetsbeskrivning är som om du kanske har en högskole- eller högskoleuppsats:

Först du är kommer att vilja göra din forskning.

• Vad ska du inkludera i beskrivningen? Vad ingår din tävling? Nästa kommer du att utarbeta din skiss.
• Det här är en bra tid att göra en punktlista; Inkludera de uppgifter du vill ha medarbetaren att uppfylla, erforderliga kvalifikationer om du har dem, och alla prestationsstandarder som du vill att arbetstagaren ska träffas. Och sen ska du knyta allt ihop. säker på att dina affärsvärden återspeglas i din tonfall, att du har delat en känsla av företagskultur med dina sökande via stilen, och att du har spelat in alla viktiga nitty-gritty detaljer.
• Låt oss bryta det ner lite längre och prata om vad du kommer att vilja täcka: 1. Specifika uppgifter om positionen

En bra titel:

En bra titel är relevant för din bransch och "tiderna". Om du vill hyra en marknadsförare, ska du annonsera för en digital marknadsförare, en innehåll marknadsförare eller en internet marknadsföringschef? Tja, det här beror verkligen på var i världen du befinner dig, på vad som är populärt för tillfället och på den information du behöver förmedla.

Undvik titlar som bara har mening internt; "Business Representative III" betyder inte något för en outsider. Det är bättre att välja en titel som "Business Development Manager." Det är också ett bra tillfälle att få din företags kultur över. Kan du till exempel överföra mer eller uppmana en annan publik att ansöka genom att hyra en "Happiness Manager" istället för en "Kundtjänstrepresentant"?

Du kanske måste göra lite forskning först.

En kort sammanfattning av jobbet:

Nyckelordet här är kort. Du kommer att vilja ge potentiella kandidater en översikt över huvudansvaret och syftet med positionen. Är detta en heltidsposition? Är det deltid? Är det en praktikplats? Var tydlig!

En kort översikt över företaget: I en till tre meningar, säg vem ditt företag är, vad ditt mål är och vad du har uppnått. Du vill skapa en balans mellan ärlighet och marknadsföring här. Ja, du vill måla en bra bild så bra sökande kommer att ansöka. nej du vill inte ljuga om hur stort ditt företag är, hur mycket du har uppnått eller vad du har gjort.

Färdigheter, kvalifikationer eller certifieringar krävs: Finns det någon bransch, stat eller andra juridiska certifieringar som din anställd behöver? Till exempel behöver en bartender en licens för att servera drycker. Ange både de önskade och de föredragna kvalifikationerna. Detta hjälper till att sortera vetet från köttet.

Information om chefen och handledaren: Vem ska den nya hyra rapportera till? Vilken avdelning kommer de att arbeta inom? Denna information är inte alltid nödvändig, men kan hjälpa till att måla en mer komplett bild, se till att det inte finns några överraskningar för den nya kandidaten, och inga problem du måste arbeta igenom.

Platsinformation: Detta gör inte måste vara en fristående sektion i sig, men det är värt att klargöra några av detaljerna för att undvika eventuell förvirring. Var ligger positionen? Är det avlägset arbete? Är det ett nio till fem jobb? Kommer någon resa att krävas, och i så fall behöver arbetstagaren ha körkort eller egen bil?

Lön: Det är idealiskt att inkludera lön eller lönesort inom arbetsbeskrivningen. Detta är också ett bra ställe att inkludera några fördelar. Vissa anställda väljer en något lägre lön än industristandard, men har då stora fördelar. Om du har plats, ta med fördelarna, antalet semesterdagar och alla andra förmåner.

Se även: Saker du aldrig bör fråga jobbansökare 2. Uppgifter som kandidaten förväntas utföra

Detta avsnitt är förmodligen den viktigaste delen av arbetsbeskrivningen, eftersom uppgifterna exakt

är vad kandidaten ska kunna göra och vad de ska göra i denna roll dagligen.

De kommer också att avslöja mer information om den ansvarsnivå som medarbetaren ska ha, omfattningen av arbetet och dess komplexitet. Detta bör hjälpa till att utesluta de som inte kan fullgöra alla de uppgifter du behöver av dem. Om du är osäker på hur du ska komma fram med en lista över uppgifter, men i stor utsträckning vet vilken roll du behöver att fylla på, här är några saker du kan göra för att hjälpa dig att tänka igenom det:

Övning 1:

Brainstorma en lista över alla de uppgifter som tar upp mycket tid, eller ta bort från något mer viktigt du kan göra. Till exempel svarar du på alla telefonsamtal, när du verkligen får en bättre avkastning för att möta människor? Tänk på alla de saker du kan delegera. Jota dem ner. Medan du kanske inte kan inkludera alla dessa uppgifter i

en arbetsbeskrivning, kan många av dem troligen vara bundna för att passa under en titel. Övning 2: Gå tillbaka till din vision eller dina mål. Vilka saker behöver du för att kunna göra kompetent för att få dig vart du vill åka? Skriv ut dessa uppgifter. Nu jobba bakåt. Vilken roll ska personen kunna uppfylla?

När du listar upp uppgifter, försök att göra dem så "aktiva" som möjligt. I stället för att skriva en bred lista över allmänna uppgifter som "kundservice", "skrivförmåga", och så vidare, gör uppgifterna mer beskrivande. Detta kommer att be dig att tänka djupare om vilken typ av hjälp du behöver, och kommer att ge kandidaten en bättre uppfattning om vad du letar efter.

En förklarande förteckning över uppgifter kan vara "svara inkommande telefonsamtal, kontakt med leverantörer och beställa nytt lager, skriv pressmeddelanden och behåll företagets sociala media profiler. "Omedelbart har du en bättre uppfattning om vad jobbet kommer att innebära.

Du kan till och med ställa in uppgifterna på ett mer historia-liknande sätt. Tänk på att gå ner på rutten "En typisk dag i [insert job title here]] kommer att innehålla [en lista över uppgifterna]."

Se även: Hur du anställer din första anställd

3. Prestationsstandarder

En arbetsbeskrivning används ofta som ett medel till ett slut: att fylla ett öppet läge.

I själva verket är det mycket mer än det. Det är en möjlighet för arbetsgivaren att lägga fram sina förväntningar och är det första dokumentet som kan användas som underlag för att mäta prestanda.

Tänk på:

Om din anställd frågar dig om sex månader en uppgång, hur vet du huruvida du ska ge dem en eller inte?

Om de har gjort allt som krävs av dem och gått utöver, förutsatt att det inte finns några ekonomiska eller kassaflödesfrågor, kanske du vill ge dem en uppgång för att belöna sina ansträngningar och uppmuntra dem att fortsätta göra bra saker. Men om de inte har fungerat tillräckligt bra är det här en bra tid att använda jobbeskrivningen för att förklara varför du inte kommer att ge dem en ökning eller marknadsföring av dem. Börja tänka på arbetsbeskrivningen som ett träningsverktyg. Vilken kunskap, färdigheter och förmågor behöver din anställd ha för att kunna fullfölja alla sina uppgifter till sitt bästa? Om de inte har dessa färdigheter kommer jobbet beskriva vad de behöver för att arbeta mot, och kommer att ge dig något att använda när det är dags att utvärdera deras prestanda.

För tydlighetens skull, separera det här avsnittet till en egen lista. Till exempel:

Prestandanormer

Alla kundvänliga, skriftliga kommunikationer förväntas vara felfria och grammatiskt korrekta.

Kunskap om Quickbooks bokföringssystem är viktigt.

Arbeta bra och samarbeta med lagmedlemmar

• Vad är nästa?
• Om du fortfarande inte är säker på var du ska börja, är ett bra första steg helt enkelt att komma dit och börja läsa liknande jobbbeskrivningar för den position du vill fylla.
• Sök LinkedIn, kolla ut populära jobb platser som Monster och Indeed, och ta en titt på konkurrentens webbplatser eller andra liknande affärsplatser kanske i grannländerna. Du kan till och med försöka Glassdoor.com för att ta reda på vilka löner människor i ditt område betalar för en liknande position.

När du känner att du har en bra känsla för vad du ska inkludera och hur man skriver beskrivningen följer du " essayformat "vi rekommenderade tidigare. Skriv ditt skelettram och fyll i alla detaljer.