Hating Accounting Software: Deal With It

Att driva egen verksamhet innebär att hålla reda på pengarna. Du anställer någon eller gör det själv. Du måste betala skatt, så du måste ha register. Den mytiska stapeln av papper i en låda är romantisk, söt kanske, men väldigt dum om du bygger ett företag. Att inte hålla reda på alla affärstransaktioner kommer att kosta dig mycket. Underrapporteringskostnader och kostnader innebär att du betalar mer skatt. Underskattningsinkomst innebär att du bara brutit skattelagstiftningen.

1. Du måste använda programvara. Det kommer att göra datainmatning av kontroller och kvitton och så, så det är verkligen bokföring, men de kallar det redovisningsprogram.
2. Alla hatar sin bokföringsprogramvara, och det vill du också. Oavsett vilken programvara du använder, kommer du att hata det. Men du behöver det, så ta itu med det.
3. Vilket programpaket du väljer är inte lika viktigt som du tror. Vad som är viktigt är att du väljer en och börjar jobba med det.

Jag arbetade med en man som körde ett annat lovande robotteknik i marken över detta. Han var bra med tekniken och ganska bra med kunderna, men hemskt vid administrationen. "Jim, betalar du arbetsgivarskatter?" Han skulle rulla ögonen eller krulla sina läppar. "Naturligtvis," skulle han säga, men vad han menade var "stör mig inte med den triviaen, jag har ett företag som går upp här." Företaget dog inom ett år, och när det gjorde det, arvade han mer än 90 000 dollar skyldig till IRS. Och ja förresten, var hans företag införlivat men IRS genomborrade den så kallade företagsskölden som ett knivskärande hett papper. Röra inte med IRS.

Så om du startar har du tre val: du kan inkludera någon i ditt lag som gör det här, eller du kan hyra en bokhållare till en timmesats eller du kan få lite bokföring programvara och börja hålla reda på saker själv. Du bestämmer vilken som är rätt för dig. Lagmedlemmen är lämpliga för att bygga något eller försöker flyga startups; men gör-det-själv eller timmars bokhållare är de viktigaste alternativen för att bara komma igång. Du kan inte göra det.

Om du ska göra egna böcker, vill jag ge dig en enkel rekommendation om vilka av de viktigaste konkurrerande mjukvaruprodukterna att välja, men jag kan inte. Jag tror inte det gör så stor skillnad. Vad som gör en stor skillnad är dock länken till din bank. Jag föreslår starkt att innan du väljer programvara kontrollerar du först med din bank och väljer då vilken av dessa som kan kopplas upp till ditt checkkonto elektroniskt för att lindra problemet med dataimport. Detta är mycket viktigare än någon av skillnaderna mellan de olika paketen. Förvisso är den mjuka vita underbukten för att hålla böckerna det irriterande problemet med datainmatning och ingen funktion kommer att kompensera för lyxen att suga upp data från din bank automatiskt till dina böcker utan att behöva skriva in varje post. Det är magiskt, och du vill ha det, nästan oavsett andra funktioner.

Jag kommer att säga att min underliggande motvilja mot alla paket inte har förvärvats utan något arbete. Jag har hanterat detta i 30 år. Jag behöll mina egna böcker för hand i flera år, med lösa bladbindemedel. I mitt försvar var det framför personliga datorer. Jag skrev också ett komplett huvudbokssystem i cbasic. Jag har arbetat med Quicken, QuickBooks, Accountant Inc, SBT och Microsoft Money.

Intuit, som gör Quicken och QuickBooks, har just börjat i veckan ett gratis erbjudande om det nya SimpleStart, vilket verkar (jag har inte använt det) som nog att få dig att gå. Det finns dock andra bra val, och gratis är inte så viktigt när full kostnad är högst 50- $ 100, och du kommer att spendera mycket tid med det och nyckelfaktorn är import från ditt kontoutdrag. För två dagar sedan träffade jag Ridgely Evers, den ursprungliga författaren till QuickBooks och grundaren av NetBooks, och om NetBooks är lika imponerande som han personligen så rekommenderar jag det en gång så länge det fungerar med din bank. Det inkluderar en månadsavgift, snarare än ett engångsinköp. QuickBooks är marknadsledare för småföretag, men Peachtree, som ägs av Sage Software, har några mycket trovärdiga erbjudanden, och Microsoft Money är också kompetent. Sage är faktiskt större över hela världen än Intuit, men Intuit är större i USA, och självklart har du hört talas om Microsoft också. De är alla ganska bra, och de är alla lätta att hata. Och du måste välja en och gå.