Så här accepterar du betalningar från dina kunder |

Vi vet alla hur utmanande det är att ta en bra idé och göra den till en riktig affär. Du behöver finansiering, en affärsplan, en webbplats, en affärsmodell - listan fortsätter och fortsätter. Men har du tänkt på de små sakerna, som hur du faktiskt kommer att ta betalinger från dina kunder?

Du har alternativ och val att göra. Och när det gäller kreditkortsbetalningar har du förmodligen inte tänkt längre än, "Självklart tar jag kredit- och betalkort!" Men hur? Det finns fler sätt än någonsin att acceptera kredit- och betalkort, och det verkar som om en ny dyker upp varje dag. Denna snabba miljö kan vara skrämmande för ett litet företag som med rätta har större intresse av att hitta kunder än att tänka på hur man behandlar en betalning. Men att göra rätt val är avgörande för att maximera intäkter och kassaflöde.

Om du ska acceptera kreditkort är det första du behöver bestämma om du ska svepa dem eller skriva in kortinformationen manuellt. Det betyder att du antingen behöver en fysisk terminal eller en virtuell terminal:

Fysisk terminal (POS)

En av de vanligaste formerna för att acceptera betalningar är via ett fysiskt POS-system. Du har gjort det en miljon gånger som konsument, sveper ditt kreditkort genom en kortläsare och autentiserar transaktionen med din signatur. Och nyligen har du brukade använda en av de nya mobila swiprarna som gör en smartphone eller surfplatta till ett POS-system. Det är också en del av den här kategorin.

För detaljhandelsföretag med ansikte mot ansikte är ett POS-system vanligtvis det mest kostnadseffektiva alternativet för behandling av kreditkort. Men om allt du har är ett POS-system, skriver du in kortinformation manuellt när du inte har det fysiska kortet i handen, vilket resulterar vanligtvis i en mycket hög transaktionsavgift för en "icke-kvalificerad" transaktion (dvs. om en kund ringde och ville köpa något från dig, kan du betala mer i avgifter för att ta kreditkortsinformation via telefonen i stället för personligen - skulle du betala de högre avgifterna, eller riskera att förlora försäljningen genom att fråga dem att sluta i stället?).

Virtuell terminal

I dagens värld handlar många företag inte ansikte mot ansikte mot sina kunder och / eller har inte lyxen att sippra ett fysiskt kreditkort. Dessa företag - vanligtvis tjänsteleverantörer och online-säljare - brukar sluta använda en virtuell terminal. En virtuell terminal ger möjlighet att acceptera kreditkort online, via posten och via telefon. Det gör det också möjligt för dig att behandla dessa transaktioner som "kort-inte-närvarande", vilket kostar dig långt mindre än den "icke-kvalificerade" räntan som beskrivs ovan. Samla in en betalning via en virtuell terminal uppnås när antingen verksamheten eller kundnycklarna i kreditkortsinformationen (antingen i din betalningssoftware eller på din webbplats) och klick skickar in.

Men historien blir mer intressant! Utöver fördelarna ovan tillåter en virtuell terminal dig också att göra bra saker som att ställa upp återkommande betalningar, skicka elektroniska fakturor och säkert lagra kunddata för framtida transaktioner. Dessa är viktiga verktyg som kan hjälpa dig att öka dina intäkter och förbättra ditt kassaflöde. Överväg att använda dem för ditt lilla företag Låt oss se närmare på varje verktyg:

Återkommande fakturering

Om ditt företag kommer att debitera dina kunder ett bestämt tidsintervall, spåra kunderna varje gång för att få betalningsinformationen (eller förlita sig på dem att betala snabbt på förfallodagen) kan vara ett stort problem. Det kan också göra ditt kassaflöde mer oförutsägbart och inkonsekvent än det behöver vara. En stor fördel med virtuella terminaler är att många inkluderar återkommande betalningsfunktionalitet, så att du anger kreditkortsinformationen, anger ett betalningsschema (som kan förlängas antingen obestämt eller till ett slutdatum för en fastställd betalningsplan) och behöver inte röra den igen. Det kan också vara mycket bekvämare för dina kunder, eftersom de inte behöver ta tid ur sitt schema för att skicka eller ringa in en betalning.

Elektronisk fakturering

Pappersfakturor är en sak i det förflutna. Varför skriva ut, maila och spara pappersdokument när du inte behöver? Elektronisk fakturering får både dig och dina kunder borta från pappersrör och samtidigt sänker kostnaderna och eliminerar fel. Inte bara kan du skicka professionella fakturor till dina kunder, men en virtuell terminal kan också låta dem klicka på fakturan och betala dig online med sitt kreditkort. Inga papperscheckningar, nej "Det gick vilse i posten …", och ingen glömmer att hålla reda på vem betalade!

Se även: Hur man skapar en faktura: En nybörjarguide

Säker lagring av kunddata

Du har säkert sett det i nyheterna på senare tid - lagring av kreditkortsuppgifter på ett säkert sätt är en stor sak. Många företagare lägger omedvetet sig själv och sina kunder i fara genom att skriva ned eller elektroniskt lagra sina kunders kreditkortsuppgifter för framtida bruk. Virtuella terminaler hanterar och lagrar kundkreditkortdata så att du inte behöver. Det här låter dig debitera dem för framtida inköp utan att begära kreditkortsinformation varje gång och utan att riskera att överträffa ditt företag. För att inte tala om att du kan hålla kundinformation (som adresser och betalningshistorik) enkelt organiserade på ett ställe.

ACH / eCheck

Kreditkort är överallt nuförtiden och ganska gott är alla bekväma att använda dem. Som småföretagare vill du förmodligen göra betalningar så bekvämt som möjligt för dina kunder, så det är en bra idé att ta kreditkort. Men sanningen är att erbjuda dig den bekvämligheten till dina kunder, kommer att kosta dig mycket pengar i transaktionsavgifter. Ett bra alternativ är ACH (även kallad eCheck, elektronisk check eller direktdebitering).

ACH är i princip detsamma som en check men utan papperet. Du eller din kund går in på bankkonton och rutningsnummer (samma information längst ner i en papperskontroll), skickar in betalningen och pengar debiteras automatiskt från kundens bankkonto och deponeras i din. Inte bara kan du fortfarande hantera engångsbetalningar, ställa in återkommande betalningar, faktura elektroniskt och spara kontoinformation, men det kommer också att kosta dig mindre. I genomsnitt kostar kreditkort någonstans mellan 2 och 3 procent av försäljningen. Behandling av ACH-transaktioner kan emellertid ofta komma med lägre eller lägsta avgifter, vilket kommer att spara pengar på din verksamhet.

Varje betalningsbearbetningslösning kan erbjuda olika priser samt bestämmelser om vilka betalningsformer de accepterar, så se till att att ta reda på de betalningsalternativ du vill erbjuda till dina kunder när du fattar ett beslut. Dessutom kan hur betalningslösningen integreras med dina andra affärsverktyg vara viktigt för att effektivisera alla dina affärsprocesser. Håll dessa punkter i åtanke när du handlar om vilken leverantör som ska använda.