Så här gör din bokförare verkligen till ditt företag |

Som företagare ägnar du dig ständigt ut för att utföra det bästa av dina förmågor. Du investerar i de bästa kvalitetens varor och tjänster du kan, för att kunna erbjuda den bästa servicen eller produkten till dina kunder.

Så, när det gäller att se till att du håller dig högt upp i din ekonomi, måste du se till att du få det bästa från den person du anställer för att vara din bokhållare.

Majoriteten av företagen anlitar en bokhållare för att hålla en exakt och aktuell rekord över alla sina finansiella transaktioner som förberedelser för att producera årliga skatterapporter. Att få det här är avgörande, så du måste se till att rätt kvalificerade, registrerade bokhållare är anställda för att göra detta på dina vägnar.

Så, hur väljer du och använder en bokhållares tjänster?

Du måste tänka om några faktorer för att se till att du har ett framgångsrikt förhållande till din bokförare. Det är viktigt att noga överväga vilken roll de ska spela inom din verksamhet och vilka ansvarsområden du ska ge dem. På samma sätt som du skulle ange en arbetsbeskrivning för en viss sysselsättningsroll, kan du ange vilka kriterier du behöver för en bokhållare.

Se också: 7 Bokföringsvanor Varje bör anta

Var beredd att lyssna också som lyssnar på

Det är väldigt viktigt att komma ihåg att ha en bra relation mellan dig själv och din bokförare är en tvåvägsgata. Det betyder också att det måste vara ett åtagande på båda sidor.

Tänk på vilken typ av tjänster du behöver från dem

Vill du att de ska titta på lön, andra former av rapportering och hantera bankers betalningar, samt att hålla dina finansiella uppgifter aktuella och korrekta? Gör en lista och bestäm hur mycket tid du behöver för, eftersom det här kommer att ingå i ditt första samråd och diskussion.

För att få ut det mesta av en bokförare behöver du veta sina styrkor, expertis, och kunskap - så du måste göra lite forskning. Detta behöver inte vara så svårt, eftersom du kan söka på nätet och kolla in deras webbplats eller LinkedIn-profil.

Om du är medlem i en handelsorganisation eller handelskammare, kolla med andra personer i ditt nätverk som de Använd innan du skriver upp en lista med lämpliga bokförare att närma sig.

Se även: Regnskabssökningsbladet

Ordna en inledande diskussion

Ring dem och ordna ett ansikte mot ansikte. Notera svaret du får på telefon eller via e-post. Detta ställer in tonen för konversationssamtalet och förhållandet du kommer att ha i framtiden. Var beredda med en lista med frågor eller förtydliganden, eftersom en bra bokförare förväntar dig att kolla upp dem.

När du träffar dem ansikte mot ansikte, se till att du är helt bekväm med hur de svarar på dig och de svar de ger dig. Om du inte är det är det bäst att gå vidare och leta efter någon annan.

Kolla in deras kunskaper

Du letar efter någon som är bekväm att arbeta med och förstå nummer. Du bör också kontrollera att de har en grundläggande förståelse för redovisningsteknologi, så fråga dem att beskriva-utan att bryta klientens konfidentialitet-det slags arbete som de vanligtvis utför.

Be dem att förklara för dig skillnaden mellan de grundläggande typerna av konton, dvs intäkter och kostnader skulder samt tillgångar och eget kapital. Om de kan förklara dessa för dig på vanlig engelska, har du hittat en vinnare, eftersom bra kommunikation är nyckeln.

Det är mycket viktigt att de är bra med siffror, men de måste kunna förklara och kommunicera vad Dessa siffror betyder för dig, anställda och dina kunder. Det betyder att du kan vidarebefordra några av de dagliga uppdateringarna och förklaringarna kring finansiella processer och rutiner, vilket frigör din tid för att fokusera på andra områden i verksamheten.

Se även: De 8 vanligaste rapporterna om småföretagers redovisning

Bedöm personliga färdigheter

Du behöver en bokhållare som uppmärksammar detaljer och visar engagemang för jobbet. Det här är den person du kommer att lita på för att se till att dina finansiella poster är aktuella, framför allt för att de utgör grunden för din företagsledning.

Du kommer att vara upptagen med att övervaka andra projekt, så en betrodd bokförare som kommer att hantera och kvalitetssäkra dina finansiella transaktioner är värt deras vikt i guld.

Se till att de har en bra affärshuvud på axlarna.

Om de har en bra översikt över hur verksamheten fungerar och de inte bara ser ekonomin Det här är en isolerande tillgång till ditt företag.

Om du köper eller hyr ut något, kontrollera att de förstår begreppet att skapa tillgångskonton och skuldkonton, till exempel. Kan de allokera betalningar till räntekostnader, och kommer de att uppfylla mål och tidsfrister? Om du berättar för dem att du behöver månadsredovisningar senast den andra veckan i månaden, kommer de att få dem till dig i tid?

Du kommer också att få ut det mesta av din bokförare om de har en bra kunskap eller förståelse för sektorn du befinner dig i. Det kan finnas mycket specifika finansiella regler eller krav som gäller för ditt företag och yrke. Om du har någon som har specialiserat sig inom sektorn, kommer de att kunna leta efter bästa praxismetoder eller kunna markera områden som maximerar dina avkastningar så att du får bästa möjliga valuta för pengarna.

Se även: 6 Redovisning Misstag som sätter småföretag i fara

Bestäm om de prioriterar ständig yrkesutveckling

Uppdatering av tekniska förändringar innebär att det är viktigt att din bokförare är datorlärd och också används för att arbeta i molnet. Du måste ha datoriserad bokföring idag för att få rapporter av god kvalitet. så bokförare borde veta grunderna i bokföring programvara. De måste kunna använda Internet, liksom Excel eller Word med tillförsikt.

De bör också kunna ge dig råd om de bästa bokhållande programvarupaketen, särskilt de som kan fungera på mobila applikationer eller enheter. Detta är användbart om din verksamhet är mobil; till exempel levererade varor eller kontrakt placerade kan loggas på handenheter och fakturor och beställningar laddas upp direkt till bokföringssystemet.

Bra bokförare måste vara intresserade av att främja sin egen kunskap och hålla sig i snabb takt med alla senaste redovisningsförmåga och kunskap eftersom du inte har tid att göra detta. Du kan få ut det mesta genom att använda denna kunskapskälla för att stödja de affärsbeslut som du måste göra.

Se till att du är engagerad i ditt företag

Slutligen behöver du någon som kommer att göra ett åtagande till dig och ditt företag. De måste vara flexibla och förstå att du kommer att leta efter att avtala sina tjänster i rätt tid, och det betyder att det inte kommer att vara en 9 till 5 rutinposition.

För att maximera dina utgifter måste du kunna komma i kontrakt timmar när du behöver det, och det betyder att vid vissa tider av räkenskapsåret kommer de att vara upptagna, men du kommer inte heller att behöva så många timmar från dem vid andra tillfällen.

Bokförare är en viktig del av de flesta organisationer, och säkert en som du behöver särskilt om du är en liten eller medelstora företag. De kan också vara stora tillgångar om du hittar den rätta för din organisation. Att använda din bokförare för att stödja ditt företag innebär att du inte bara ska få ut det mesta av dem, men du sparar också värdefull tid och pengar.

Checklista: Välja rätt bokhållare för ditt företag

Lyssna upp - se till att det är en tvåvägssamtal

• Klara av de tjänster du behöver
• Ordna ett ansikte mot ansikte
• Kontrollera deras kunskaper, förståelse och kvalifikationer
• Se till att de har de personliga färdigheterna för jobbet
• Välj en bokhållare som kan se på ditt företag som helhet
• Välj någon tekniskt kunnig
• Se till att de är redo för engagemanget för ditt företag