Hur man orkesterar effektiva möten |

[Detta är ett gästpost från Helena Hauk från 5th Gear Consulting. Helen kontaktade oss för att prata om att orkestrera effektiva möten och jag kunde inte säga nej till ämnet. - Kai]

Ingen gillar möten och om människor kan undvika dem vill de. Tyvärr är möten en nödvändig och viktig del av affärer, särskilt när ditt företag växer och en-till-ett-kommunikation blir mer utspridda. Möten behöver inte suga ut energi från din organisation (eller sluka din tid). För att hålla möten från att bli organisatoriska vampyrer:

1. Börja med en agenda: Vet exakt vad du vill täcka och kommunicera med ditt team före på konferensrummet.
2. Kommunicera före tid: Låt folk veta i förväg vilka anställda du förväntar dig att vara där och vad de ska ta med dem (t.ex. rapporter, statistik eller annan viktig information).
3. Var uppmärksam: Tala om ditt lag före, under och efter hur mycket du förstår värdet av sin tid och uppskattar dem som offrar det för att delta i ditt möte. Det kommer att visa att du värdesätter och respekterar sin tid lika mycket som din egen.

Medan du är i mötet är det viktigt att du bor på målet och följer den dagordning du skisserade i förväg. De flesta möten går av spår om du låter dem inte göra det. Håll kontrollen hela tiden. Om någon frågar frågor som är utanför ämnet eller som inte är relevanta för gruppen gör då en tid för att tala med dem efteråt. På det här sättet känner de fortfarande att de får den uppmärksamhet och de svar de letar efter utan att det påverkar gruppen eller uppgiften.

När du stänger ditt möte, se till att alla förstår klart de nästa stegen. Tilldela alla uppgifter och deadlines före du bryter mötet. På detta sätt leder ditt möte faktiskt till framsteg, i stället för att bara ge avbrott på din dag.

Kom ihåg att möten ska flytta ditt företag framåt, inte förbruka din tid. Det är upp till dig att döda tiden som suger mötet, kör amok och håll ditt lag på rätt spår. Gör det med en genomtänkt plan, stark kommunikation och ett strategiskt öga mot framtiden.

"Produktivitet är aldrig en olycka. Det är alltid resultatet av ett engagemang för excellens, intelligent planering och fokuserad ansträngning. "~ Paul J. Meyer