Småföretag IT: Börja på rätt fot |

Kan jag vara helt ärlig med dig?

Det är ofta frustrerande att tillhandahålla IT-tjänster till småföretag. Det är särskilt sant när det första du någonsin höra från någon är när hela kontoret har kollapsat i en katastrofal röra.

Jag menar, med tanke på tjänsteleverantörens synvinkel finns det pengar att göra i räddningsinsatsen. Men det finns också den långlivade naggen tänkte att det med de rätta förberedelserna inte behövde någonting någonsin hända.

Här är insidan av smuts på hur man gör IT redan från början:

Du kan inte hoppa över strategi

OK, jag vet vad du tänker.

"Jag behöver ingen IT-strategi. Jag behöver bara vissa datorer och en internetanslutning. "

Och du hade rätt. Du kan helt komma undan med detta-åtminstone, åtminstone. De flesta dagar kommer du att dyka upp på kontoret och det kommer alla att fungera som dagen innan.

Men här är problemet

Utan en strategi är du tvungen att äntligen sluta uppskjuta nödvändiga uppgraderingar och byten till infrastruktur. Du kommer också att hoppa över den typ av förebyggande och underhållsarbete som hindrar små problem från att utvecklas till katastrofer.

Detta kan bli en "död med tusen nedskärningar" -tillstånd - små problem som fortsätter att återkomma eftersom de aldrig är ordentligt fixade. Teknikens utropsavgifter och förlorad produktivitet kommer att fortsätta lägga till.

De kan också utvecklas till all-out-katastrofer som bringar hela verksamheten i slipning.

Det är inte så annorlunda att man kör en gammal jalopi som aldrig får en Schemalagd service-du gör det för att spara pengar, men ändå blir det så dyrt att hålla på vägen.

Och på samma sätt som en gammal och dåligt underhållen bil skulle kunna bryta sig ner på vägen till Flygplatsen kan oupphörliga IT-system blåsas upp rätt i den mest trafikerade tiden.

Utan en IT-strategi hanterar du inte IT-problem - du svarar bara på dem när de uppstår.

Ange ett värde på din produktivitet

En stor del av problemet här är att du förmodligen har en mycket bättre uppfattning om vad det kostar att undvika IT-problem än det kostar att uppleva dem.

Nya maskinvaru-, programvaru- och IT-supportkontrakt brukar komma med tydliga prislappar. Men om du inte har lagt ner och gjort några belopp har du förmodligen ingen klar uppfattning om vad din nedetid verkligen kostar.

Hur mycket kostar du en timme på löner? Hur mycket kostar en dag på hyror, räkningar och marknadsföringskostnader?

När dina system är nere ställer du fortfarande upp dessa kostnader. Du har bara inget att visa för dem.

Det slår du till rykte, moral och momentum är svårare att beräkna, men fortfarande mycket riktigt.

Du behöver nog inte bli alltför in- djup med detta-du kan aldrig förutse exakt hur något problem kommer att påverka dig. Bara en grov, bakomliggande kuvertid hjälper dig att bättre värdera din produktivitet. Men om du aldrig sätter dig ner och funderar på vad din nedetid verkligen kostar, riskerar du att drastiskt undervärdera det. Du kommer ständigt att undvika och skjuta upp alla typer av aktiva beslut att ta kontroll över dina IT-problem, utan att inse hur mycket pengar du blödar på driftskostnader, eftersom dessa krångel fryser ditt företag.

Ange tydligt ansvar för IT

Kanske Den värsta delen av att ha ingen klar IT-strategi är att du tenderar att sluta med ingen som är ordentligt ansvarig för din IT-miljö.

Det vanligaste sättet för småföretag att få fel är att lita på en anställd utan formell IT-roll men vem "känner till datorer".

Å andra sidan är det en impromptu grund att engagera en IT-professionell eftersom problem uppstår.

I varje fall väntar du på att saker går fel innan man vidtar åtgärder. Du löser inte problem innan de händer.

Låt oss se exakt hur det här fungerar.

Detta kommer att göra mer konkret betydelse genom att titta på hur det kan spela ut i den verkliga världen.

Låt oss säga att efter ett par års regelbunden användning, har hårddisken i din fil servern slits ut. Det här är faktiskt en av de vanligaste hårdvarufelningarna på en server.

Därför håller nästan varje server samma data på två enheter. På så sätt bryter det omedelbart till ett annat och du kan fortsätta utan att förlora en sekund av produktivitet.

Servern skickar också ett meddelande till systemadministratören för att låta dem veta att enheten behöver bytas ut. Det är en bra chans att serverns drivfack är "hot swappable", vilket innebär att tekniken kan öppna den och byta ut enheten medan den fortfarande körs.

Förlora enheten som rymmer allas arbete är potentiellt ett totalt showstopp. Men med denna kombination av snygga små innovationer kan den hanteras så smidigt att resten av kontoret förmodligen inte ens kommer att märka.

Hittills så bra. Men vad händer om ingen tar emot eller övervakar dessa varningar om att något är fel?

Tja, då är du bara ett hårddiskfel bort från hela kontoret. Din återstående hårddisk är lika gammal och har varit föremål för exakt samma användning, så det här ögonblicket kommer inte vara för långt bort.

Det betyder att ingen kan göra något jobb tills din tekniker har ett ledigt ögonblick att ersätta dina döda hårddiskar och återställ dina data från dina säkerhetskopior. Det är brådskande arbete, så du är förmodligen på kroken för en nödutropsavgift eller efterarbetstid.

Och här är den skrämmande delen: för att ingen har varit tydligt ansvarig för något av detta, kan det också vara När du upptäcker att dina säkerhetskopior är korrumperade.

Detta är bara ett sätt på vilket en mindre fråga om rutinunderhåll, som inte övervakas, kan bli en stressig och grymt dyr frysning av hela ditt kontor.

Det är avgörande för säkerheten

Datorsäkerhetsbrott är en ökande kostnad för företag av alla storlekar. År 2017 förklarade miljarder affärsman Warren Buffett även cybersäkerhet för att vara den största utmaningen för mänskligheten.

Utan ett tydligt ansvar för IT finns det inget tydligt ansvar för att hålla systemen säkra - för att säkerställa att programvara och brandväggar är korrekt konfigurerade för att hålla din operativsystem och routerns firmware patched för säkerhetsuppdateringar.

Med ingen som deltar i detta är en dyr och stressfull säkerhetsbrott inte en fråga om om, men när.

Anställning, upphandling eller outsourcing

Om det finns Volymen av arbete för att hålla dem upptagen kan det vara meningsfullt att anställa en tekniker eller systemadministratör på deltid eller heltid.

Mycket få nya företag kommer att kräva den här volymen av arbete. Här kan det vara mer meningsfullt att anställa en frilansare för att övervaka dina system på distans och att tillhandahålla tjänster på plats för det antal timmar du behöver.

Oavsett om du anställer eller är anställd är det viktigt att engagera någon med erfarenhet IT-tjänster i en affärsmiljö. Annars är det alltför lätt att sluta med någon som inte förstår industrikonventioner och standarder och gör saker på sin egen konstiga och underbara sätt. Detta ger dig en IT-miljö som är helt oförståelig för någon annan tekniker. Det här är det där det kan vara till hjälp att engagera en konsult som hjälper dig att ge dig veterinärkandidater.

Många småföretagare känner att de har tillräckligt med att hantera utan att behöva navigera i det här och kommer istället att lägga ut sitt IT-stöd till ett externt företag.

Ta kontroll över din IT-infrastrukturens livslängd.

Titta: När din IT-miljö bara är du och din dator är livscykelhanteringen lätt. Allt du behöver göra är att köpa en dator och använda den.

Några år senare kommer det att bli lite långsamt och kämpa för att hålla fast vid de ökande kraven på ny programvara. Det är då du köper en ny.

Detta "låt oss bara se vad som händer" -metoden inte skala mycket bra. Du börjar lösa problem i en mer komplex miljö, till exempel ett klient / servernätverk.

Skador orsakar avbrott och stillestånd

Tyvärr innebär det att man byter ut saker en åt gången och väntar tills de slutligen bryts. Det betyder att varje enskild produkt du köper får möjlighet att avbryta din arbetsdag - och kanske på den värsta tiden.

Avbrotten och förlorad produktivitet är ofta mycket dyrare än själva hårdvaran. Du kan också köra upp ytterligare kostnader genom att betala en callout-avgift till din tekniker varje gång något behöver bytas ut.

Din IT-miljö kommer att växa mer ostandard och komplex

När åren slitnar på, desto större problem med att ersätta allt en i taget är det för att hålla alla bitar och pratar med varandra, din IT-miljö kommer gradvis att ackumulera konstiga konfigurationer och snabbkorrigeringar som slutar hänga ihop i flera år.

As Din IT-miljö blir mer idiosynkratisk, det blir mycket svårare för tekniker att förstå. Grundläggande uppgifter blir mycket mer tidskrävande, på ett eller annat sätt betalar du för den tiden.

En av de mest oroande delarna av detta är att du kan sluta förlita dig på gammal programvara och gamla protokoll - det kan betyda Att tillämpa säkerhetsuppdateringar kan stoppa din programvara från att fungera eller kan stoppa att dina maskiner pratar med varandra.

Vissa företag i den här situationen slutar bara inte tillämpa säkerhetsuppdateringar och lämnar sig själva öppna för ransomware. I 2017 riktades de två värsta ransomware-attackerna båda in på en säkerhetsproblem som Microsoft redan hade patcherat.

Genom att ha ett tydligt datum för ersättning för din infrastruktur kan du undvika några allvarliga huvudvärk under de kommande åren.

Planera en tid till ersätt din infrastruktur

En av de trevliga sakerna om att ta kontroll över livets livslängd är att ersättningstider inte längre är tvingade på dig. Du kan schemalägga det för del av året när det är.

För många företag kommer det att vara under sommaren när din personal och kunder är borta på semestern. Men om sommaren är din livligaste tid kanske kanske vintern är bättre.

Den långsamma delen av året är naturligtvis också när kassaflödet är tättast. Men genom att veta år i förväg när allt måste bytas, har du tillräckligt med tid att budgeta.

Fram till den här tiden borde du sätta dig ner med din tekniker för att ordentligt planera din migrering till ny infrastruktur. Om resten av kontoret inte stängs helt av under migreringen, kan du också överväga sätt att hålla dina arbetstagare produktiva just nu.

Skriv policy för IT-säkerhet och återhämtning

IT-säkerhet handlar om mer än bara korrekt konfigurerad och uppdaterad programvara. Många attacker riktar sig mot den mänskliga sårbarheten genom att lura användarna för att köra skadlig kod eller genom att spricka gissbara lösenord.

Du kan naturligtvis trots att du har de bästa förberedelserna fortfarande brinna. Du måste också vara beredd på det.

Skol din personal om phishing och spjutfiskning

Phishing-attacker maskerar som legitima e-postmeddelanden för att lura folk att köra skadliga bilagor. I allt större utsträckning riktas företagen också mot "spjutfiskning" - en typ av phishing-e-post som är skrivet för att rikta sig mot en viss individ.

Du måste träna din personal för att känna igen dessa hot. Var noga med att ha en verklig konversation om detta, snarare än att bara ha dem underteckna ett dokument för att säga att de förstår företagspolitiken.

Ta inte bara på att det här är uppenbart. Det kan tyckas uppenbart för dig, men inte alla har samma kunskapsnivå. De här attackerna kvarstår bara för en del av tiden de arbetar.

Intern och extern lösenordspolicy

Allt större kraftfull datormaskinvara gör det någonsin lättare att knäcka lösenord.

Om du inte anger lösenordsprinciper är det troligt att båda du och din personal har valt något osäkert. Goda lösenord bör vara minst 10 tecken i längd, och inte vara alltför beroende av vanliga ord. De bör också vara unika. Eftersom det kan vara svårt att komma ihåg många lösenord som uppfyller dessa villkor kan du överväga att använda en lösenordshanterare. Vi använder LastPass, men några av de populära alternativen gör mycket samma sak.

Katastrofåterställningsplan

De flesta företagare inser hur viktigt det är att ha säkerhetskopieringar. Men ganska färre förstår behovet av en katastrofåterställningsplan, en dokumenterad uppsättning förfaranden som ska följas vid stora katastrofer som ransomware, inbrott eller översvämning.

När dessa katastrofer slår, kostar varje tappande sekund av förlorad produktivitet dig pengar. Du vill inte verkligen spendera den här tiden, och det är för sent att identifiera eventuella extra förberedelser du borde ha tagit.

Planer för katastrofåterställning bör ses om när din IT-miljö förändras och växer.

Det handlar om att undvika huvudvärk när du växer.

De flesta av oss har tillbringat en stor del av våra liv med datorer hemma, skolar, universitet och på arbetsplatsen, utan att någonsin tänka på vad vår "strategi" är. Vi byter bara på det och börjar använda det för att få saker gjort.

Denna inställning är bra i många situationer, men om det är hur du hanterar dina IT-behov i ett nytt företag ställer du dig på stress, bekostnad och huvudvärk. Den goda nyheten är att detta kan undvikas.

Genom att planera vem som är ansvarig för din IT, hur länge du förväntar dig att den ska vara, hur din personal ska använda den och vad man ska göra när sakerna går fel kan du ge Ditt nya företag är den bästa chansen att lyckas.