Small Business Success Story: Marks-gruppen hjälper SMB: er att nå molnet

Om du är en småföretagare använder du förmodligen datorer och allt det där tekniken för att driva ditt företag. Men du kan fortfarande använda teknik på det gammaldags sättet, hur småföretag gjorde det, exempelvis 2010.

Du har antagligen datorer på kontoret, servrar i ett bakrum som ansluter dem till ett nätverk och något annat redskap där du lagrar alla dina data. Programvaran du använder har förmodligen kommit i en krympfylld låda, och du anställde en IT-expert för att installera den och köra ditt nätverk.

Ja, det är gammalt.

Det är ganska mycket vad ett värme- och kylfirma i Pennsylvania hade och vad det äntligen lämnade, tack vare ett litet företag som heter Marks Group som hjälper oss att inleda andra småföretag på 21-talets sätt att använda teknik.

Du kanske också gillar:

Bästa alternativ för småföretagslån

Dåligt kredit? Ditt företag har fortfarande alternativ

Utöka ditt företag? Här är var du ska vända

Hur man förstår APR för Online Business Loans

Molnet definieras

Du kan vara som de flesta småföretag i landet som ännu inte har tagit till molnet. Det molnet hänvisar till det system där användare får tillgång till datorkraft via ett webbaserat nätverk, istället för att behöva ställa in allt på kontoret.

I molnet görs de flesta av dina småföretagsuppgifter - hantera dina böcker, hålla reda på inventeringen, se till att din kund är nöjd - görs online. Du behöver inte köpa egna servrar och andra redskap, och i vissa fall behöver du inte anställa en IT-personal för att driva ditt nätverk. Någon annan kommer att göra det för dig.

I det förflutna kallades det för nytta beräkning, eftersom det i stort sett blir datorkraft i ett verktyg, som vatten eller el.

I stället för att betala för ett program på förhand betalar du vanligtvis en månadsavgift baserad på antalet användare. Istället för att ha all din information på kontoret lagras din information i ett datacenter någon annanstans, kanske till och med hundratals mil från var du befinner dig.

Mer än hälften eller 57% av småföretag i USA använder inte molnteknologi, jämfört med 43% som gör det, enligt en rapport från 2013 från National Small Business Association. Men här är en annan slående statistik: För bara fem år sedan, 2010 var det bara 5% av småföretag som hanterade sin teknik genom molnet.

Snabba besparingar

Bland de nya cloud computing-omvandlarna är Oliver Heating & Cooling, ett 44-årigt företag med cirka 200 anställda i Morton, Pennsylvania.

Företaget vände sig nyligen till Marks Group, ett litet företag baserat i Philadelphia med 10 anställda som hjälper företag att fungera mer effektivt genom att omfatta ny informationsteknik, inklusive molnbaserade system.

Oliver kämpade med "föråldrad programvara" för att hålla koll på kunder, enligt Todd Whitmire, företagets IT-chef.

"Vi hade problem med att spåra ledningar och försäljning," berättar han för Investmentmatome. "Vi hade svårigheter att sammanställa all information. Att få alla rapporter började bli extremt svårt."

Marks-koncernen hjälpte mig att flytta Olivers system till Microsoft Dynamics. Företaget valde att gå med molnbaserad version. Det kostar ungefär 20 000 dollar, vilket inkluderar avgifterna till Marks-koncernen.

Företaget realiserade besparingar nästan omedelbart. Tidigare hade Oliver betalat upp till $ 15.000 upp för licenser och upp till $ 2000 för varje uppdatering. Med det molnbaserade systemet betalar Oliver en månadsavgift på $ 65 per användare, eller ungefär $ 950 per månad.

De räddade också genom att inte behöva köpa hårdvara. Oliver spenderade ungefär 137 000 dollar varje fem till sju år för att köpa nya servrar, vilket innebär att det blir cirka 30 000 dollar per år.

"Vi är före matchen nu eftersom vi inte spenderar $ 30 000 per år för servrar," säger Whitmire.

Det finns också bekvämligheten och effektiviteten från deras nya kundrelationshantering, eller CRM-system.

"Det är väl värt det," säger han. "Det är live information, och du kan borra ner. Du vet hur verkställande chefer gillar de instrumentpaneler. De kan se allt leva. Det ger dem en varm, fuzzy känsla."

Inträde i det 21: a århundradet

Det är goda nyheter för Gene Marks, ägaren till Marks Group, som också skriver en populär kolumn på småföretag för Washington Post, Forbes, tidningen Huffington Post och Entrepreneur.

Han blev en evangelist för cloud computing efter sin egen grova erfarenhet av affärssoftware.

Han började Marks-gruppen 1994 med sin pappa, som han sa "säljer världens värsta bokföringsprogram, en ansökan han utvecklade på egen hand som aldrig gjorde det till topptid".

"Efter sex tumultuösa år hände en bra sak: 2000, som väsentligen inaktiverade hans programvara", säger han och hänvisar till den så kallade Y2K-krisen som mötte datorsystem över hela världen.

Så deras företag skiftad strategi och började sälja andra mjukvaruprodukter och supporttjänster.Marks-koncernen erbjuder nu både cloud-based och on-premise affärsapplikationer för en rad uppgifter från hantering av kundrelationer till övervakning av lager för att hålla reda på ekonomin.

Märken heter fem nyckeluppgifter som småföretag kan göra i molnet:

1. Du kan behålla dina kundkonton via "Customer Relations Management" eller CRM, program, som Zoho.com.
2. Du kan hantera dina finanser och transaktioner, med hjälp av ett program som Xero.com.
3. Du kan göra det enklare för dina anställda att samarbeta och samordna affärsverksamheten genom applikationer som Microsoft Office Live 365.
4. Du kan göra det enklare att hantera projekt med ett program som Basecamp.
5. Du kan göra kommunikationen inom företaget snabbare och effektivare. Marks citerar den populära kommunikationsapplikationen Slack.

Veteranteknikanalytiker Roger Kay från Endpoint Technologies Associates säger att "småföretag kan definitivt hävda molnet", speciellt då deras alternativ växer stadigt. "Med avseende på moln finns det någonting för alla," berättar han för Investmentmatome.

Nu är molnet inte alltid enkelt att sälja till småföretag. Marks citerar tre vanliga frågor.

"Varför betalar jag varje månad när jag bara betalat en gång?"

"För det här förklarar jag att de inte längre behöver hantera årligt underhåll, hårdvara, uppgraderingar, säkerhetskopior och åtkomst", berättar han för Investmentmatome. "Detta sänker deras ägandekostnader."

"Hur vet jag att mina uppgifter är säkra?"

"Till det här frågar jag om de ärligt tror att deras egen interna säkerhet är faktiskt bättre än Microsoft, Salesforce eller andra stora molnleverantörer", säger han. "Dessa företags affärsmodell beror på bästa säkerhet, och även om ingen kan vara 100% säkra, har de verkligen bättre resurser till sitt förfogande."

"Hur vet jag att dessa molnleverantörer kommer att vara runt och vad händer med mina data om de inte är?"

Markerar svarar, "Även om en molnleverantör har problem, är det mer sannolikt att deras kunder kommer att köpas av någon annan." I affärsverksamhetsbranschen förvärvas leverantörer av andra företag och i de flesta fall finner förvärvare sätt att upprätthålla det förvärvade företagets kundbas.

Kay of Endpoint Technologies Associates säger också att han skulle lägga säkerhet och bekvämlighet som de främsta anledningarna till att småföretag ska omfamna cloud computing.

"Jag skulle inte mäta värdet i kostnadsbesparingar, men i försäkringsvärdet att inte förlora data som ett företag, vilket kan vara katastrofalt", säger han.

"Jag visste en kille som förlorade sin anteckningsbok med alla sina saker på den, och han hade aldrig stött på det. Det satte honom bokstavligen av sin verksamhet. Det finns också ett litet värde för att kunna komma åt dina filer från andra maskiner. Jag har varit känd att slå upp en fil via en tittare på min telefon när jag inte hade någon dator med mig."

Cloud bekvämlighet

Sökandet efter bekvämlighet körde också ett annat litet företag för att vända sig till Marks Group för hjälp. Thompson Mahogany är ett 172-årigt timmerföretag baserat i Philadelphia.

General Manager Andrew Nuffer säger att företaget ville bli av med ett system som han kallar "trög". Hans huvudfråga till Marks Group, sade han, var: "Hej, finns det något sätt som mina män kan komma åt [vårt system] på deras iPads eller smartphones så att de inte behöver komma tillbaka till kontoret för att skriva in sin information i vår CRM?"

Ja det var. Med Marks-gruppens hjälp blev Thompson Mahogany en annan cloud-computing convert.

"På lång sikt är det värt det," berättar Nuffer Investmentmatome. Det nya systemet har gjort livet enklare för honom och hans anställda, tillägger han. "Vi kan bara dra över till sidan av vägen och titta upp något. Vi kan få mer arbete gjort."

Men Nuffer, vars företag startade 1843, säger att han fortfarande har svårt att helt omfamna molnet. Företaget har fortfarande system för förnyelse för några viktiga uppgifter, såsom lagerhantering.

Nuffer sa att företaget inte överväger att flytta dem till molnet. "För många affärshemligheter i dem", säger han, men han tillägger, "Men vem vet. Det kan förändras under de kommande tio åren. Om du hade sagt mig för 10 år sedan att jag kunde göra allt på en iPhone, hade jag skratt åt dig."

"Det här är vårt första steg i det här riket", säger han. "Kanske går vi vidare. Jag vet inte."

Fler småföretag kommer antagligen att fortsätta att omfamna molnet, spekulerar Gene Marks.

"" Den verkliga orsaken? Småföretagare har snart inget val, säger han. "Programvaruföretag plogar majoriteten av FoU-systemen till molnbaserade applikationer. Infrastrukturföretag gör hastigheter och får tillgång till mycket snabbare. För mjukvaruföretag är affärsmodellen mycket bättre, en konsekvent, förutsägbar inkomstström och mer kontroll över supportkostnader. Småföretag kommer att skjutas där, som det eller inte. Så nu är det dags att ta itu med det."

Du kan läsa mer om molnbaserade affärsapplikationer i en Investmentmatomeartikel på 20 Apps för småföretagare. Marks-gruppen har också en videosida om de olika molnapplikationerna för småföretag.

Benjamin Pimentel är en personalförfattare som täcker småföretag för Investmentmatome. Följ honom på Twitter @benpimentel , på Google+ och igen Linkedin.

För mer information om hur du startar och kör ett företag, besök Vår webbplats Small Business Guide . För gratis, personliga svar på frågor om att starta och finansiera ditt företag, besök Litet företag avsnitt av Investmentmatomes Ask a Advisor-sida.

Foto av Gene Marks artighet av Marks Group.