Blanda nummer och ord: Håll det enkelt |

Massor av människor tänker på sig själva som antingen ord (eller begrepp) människor eller siffror människor. I affärsplanering är det dock svårt att skilja de två. Även de ord och begrepp som människor behöver siffror-försäljningsprognosen, kostnadsbudgeten, andra mätvärden-för att göra planeringen riktig. Och de siffror som människor behöver flytta sig bort från siffrorna som är tillräckligt långa för att tänka igenom kärnstrategin, hur deras verksamhet är annorlunda, vad kunderna vill ha av dem och resten av hjärtat av planen.

Problemen kommer när människor blir boggade ner. Vissa människor räddar att skriva; de tänker på den tomma sidan, stavfel, grammatikfel och dåliga dagar i skolan. Vissa människor är rädda för matte. De tänker på aritmetiska fel, röda märken på papper och inte är kvalificerade.

Och den magiska lösningen håller det bara enkelt.

• När det gäller ord och begrepp, särskilt i början, tänk på kärnan som det här hisstalet, kanske fulla kula punkter, men inte en term paper eller välskrivna prosa. Det spelar ingen roll. Ingen, men du läser den. Du kan klä upp det senare när du faktiskt behöver visa den till en utomstående.
• För numren, behåll dem enkelt. Gör en försäljningsprognos. Gör en kostnadsbudget. Var uppmärksam på kassaflödet fällor, se din kontantsaldo, men tror inte att du behöver en fullständig finansiell prognos från Dag ett. Bara några uppskattningar som du kan spåra och granska, och använda för att hantera planen mot faktiskt. Om och bara om du startar, gör du också startkostnaderna.

Du kan ha en affärsplanhändelse, i så fall kommer du förmodligen att vilja göra fullständiga förklaringar med stödjande information och täcka den större marknaden bild, teambakgrund, företagshistoria och en komplett finansiell prognos. Det skulle innefatta försäljning, personal, resultaträkning, balansräkning, kassaflöde, till och med affärsförhållandena och förmodligen en jämn analys även plus vad du ska göra med pengarna du söker, hur mycket av ditt företag handlar du för investeringar och så vidare. Men vänta tills du behöver det innan du får det.

Och för orden och begreppen människor har du redan någon som kör ditt företags nummer. Du måste ha det för att överleva administration och skatter. Om du bara har startat kan du vanligtvis hitta någon som förstår grundläggande företagsnummer så att du kan lägga till dessa färdigheter till ditt lag. Kom ihåg att det inte behöver vara bara du; du kan också bygga ett team med medstifter eller samarbetspartners, eller entreprenörer eller anställda. Oavsett att någon kommer att springa siffrorna när du kommer.

För dig talar människor, jag tror att jag känner dig ganska bra även om jag var en upplyst major på college och skrev för att leva i flera år. Jag upptäckte siffror i affärer senare när jag fick MBA. De flesta av er håller dessa begrepp i ditt huvud - saker som positionering, differentiering, strategi och fokus - för att du tänker på dem genom siffrorna. Svett inte formatet, misstagen eller meningsstrukturen: Berätta bara för din historia. Och börja med siffrorna; Det fungerar också lika bra.

Kom ihåg, med plan-som-du-go-affärsplanen, börjar det var som helst och gå vidare. Bygg det som du behöver.

Att ha sagt, jag vill dela en ord-och-tal sammanhistoria. Det här är från min bok Hurdle: Book of Business Planning:

År 1974 bytte jag från allmän journalistik, skrivande till United Press International från Mexico City till affärsjournalistik, skriver för Business International och McGraw-Hill World News. Med omkopplaren befann jag mig själv som täcker företag och ekonomi istället för allmänna nyheter, skrivande till (bland andra) Affärsvecka och Företag Latinamerika. Eftersom jag tyckte att det skulle vara trevligt att få en uppfattning om vad jag skrev om, gick jag till den lokala forskarskolan på natten för kurser inom allmän ekonomi, redovisning, ekonomi och marknadsföring.

När jag lärde mig om makroekonomi och hur att läsa bokslut, upptäckte jag att sanning i näringslivet nästan alltid är en kombination av ord och siffror, och kan inte förklaras med någon utan den andra. Till exempel när en centralamerikansk regering tillkännagav en ny federal budget som den sade skulle både utveckla tillväxt och minska inflationen, sa siffrorna att det var en motsättning. Du kan inte göra båda; du kan göra den ena eller den andra. Du kunde bara se det genom att hantera både ord och siffror.

Jag gick därifrån, i den boken, för att ploga igenom hela numret som om alla hade en fullständig affärsplan händelse att oroa sig för och därför en full, komplett formell plan att göra. Detta var för mycket, i efterhand. Du kan spåra och hantera de flesta företag med kärnplanen i försäljningsprognosen och kostnadsbudgeten.

En affärsplan är sålunda. Du kan inte beskriva en plan utan både text och tabeller, både ord och nummer. Den enskilt viktigaste analysen i en affärsplan är en kassaflödesplan eftersom kontanter är det mest kritiska elementet i verksamheten. Med hur siffrorna fungerar kan du dock inte göra en kassaflödesplan utan att även titta på resultaträkningen och balansräkningen.

Du kan verkligen inte göra resultaträkningen utan att titta på försäljningen, försäljningskostnaden, personalkostnader och andra utgifter, så du behöver dem också. Och du skulle ha problem med att göra en försäljningsprognos utan att förstå din marknad, så en marknadsanalys rekommenderas.

Och då har du jämnvikt som en del av den inledande bedömningen och tabeller för affärsförhållanden, allmänna antaganden och andra nummer. Steg för steg blir affärsplanen en samling av tabeller och diagram över texten.

Även om kontanter är kritiska tänker människor i form av vinst istället för kontanter. Det gör vi alla. När du och dina vänner tänker på ett nytt företag, tänker du på vad det skulle kosta att göra produkten, vad du kan sälja den till, och vad vinsten per enhet kan vara. Vi är utbildade att tänka på affärer som försäljning minus kostnader och kostnader, vilket leder till vinst.

Vi spenderar tyvärr inte vinsten i ett företag. Vi spenderar pengar. Lönsamma företag går sönder eftersom de hade alla sina pengar bundna i tillgångar och inte kunde betala sina utgifter. Arbetskapital är avgörande för företagshälsan. Tyvärr ser vi inte kontantimplikationerna så tydligt som vi borde, vilket är en av de bästa anledningarna till korrekt affärsplanering. Vi måste hantera pengar, såväl som vinster.

Det är helt sant, men inte för alla planer, bara när du gör den formella planen för utomstående. Med den inledande planen-som-du-go-planen kan något av det vänta tills senare. Jag ska förklara allt i min nästa bok, förresten, men en del av det väntar på affärsplanen, så du gör det när du verkligen behöver det, när din verksamhet och plan växer.