Riskhantering för ideella organisationer: 10 sätt att minska svikten

Nonprofits kan ha sina hjärtan på rätt ställe, men som alla organisationer som utför monetära transaktioner är risken för bedrägeri allmänt närvarande. Kelly och Owns, LLC uppskattade 84 miljarder dollar i inhemsk bedrägeri 2008, den vanligaste orsaken till att det saknades intern kontroll. Från kyrkor till välgörenhetsorganisationer måste ideella organisationer vidta de korrekta försiktighetsåtgärderna för att skydda sig mot korrupta individer och mendacious ledning. Vi har skisserat 10 tekniker för att minska risken för bedräglig verksamhet bland ideella organisationer. Även om den här artikeln ger en solid introduktion till bedrägeribekämpning, uppmanar vi dig att investera en stor del av tiden när du undersöker denna avgörande fasett i ideell sektorn.

1. Led genom exempel

En av de enklaste teknikerna kan använda är att klargöra organisationens etiska principer. Detta kan göras på två sätt: direkt och indirekt. Hantera problemet direkt genom att inkorporera bedrägeribekämpning i arbetstagarutbildning. Gör klart att sådant beteende kommer att övervakas noggrant, förövarna åtalas i full omfattning av lagen. Stärka detta meddelande indirekt genom ledande exempel. Organisationens ledare bör konsekvent visa ärlighet och vaksamhet när det gäller att upptäcka och disciplinera oacceptabelt beteende. Vänd inte din organisation till en paranoid, anklagande regim, men låt anställda och volontärer känna, fast och vänligt, de ses.

2. Dela och erövra

Det finns säkerhet i antal. Även om detta ordspråk normalt föreslår skydd mot fientliga yttre krafter, är det lika användbart för att upptäcka hot från inifrån. Detta är en viktig allmän riktlinje att tänka på när du ställer in kontroller på alla nivåer i organisationen. Dela upp uppgifter på ett sådant sätt att pengar måste hanteras och övervakas av flera individer. En enda person som agerar ensam är mindre benägna att försöka bedrägeri när andra är inblandade i en transaktion. Till exempel, efter en fundraising händelse, skulle det vara dåligt att tilldela en enda person att räkna, spela in och deponera kontantdonationer.

3. Bekräfta ditt bankkonto

Pengar i banken kanske inte är så bevakade som det borde. Begränsa tillgången till pengar genom att ta några enkla försiktighetsåtgärder. Först av, använd inte betalkort. Debiteringsskyddet är begränsat och att inga pengar kan vara svåra att återhämta sig. Och för det andra, skapa ditt konto för att förbjuda kontantuttag. Kontanter är en glatt substans. Återköp ska ske i form av en check som utförs till bokföringen. Detta lägger till ytterligare ett steg, vilket gör uttag enklare att spåra och styra.

4. Noggrann redovisning

Varje organisation behöver ett noggrant och grundligt dokumenterat bokföringssystem. Det här är kanske det enklaste sättet att upptäcka misstänkt aktivitet. Att ställa in ett effektivt system innebär helt enkelt att spela in allt. Standardisera ett sätt att skriva ner varje monetär transaktion, oavsett hur liten. Spela in vem som gör vad och när. I exemplet med insamlingsdonationer, hålla reda på vem som samlar pengarna, vem räknar pengarna, vem re räknar pengarna, vem betalar pengarna och så vidare. Ställ in tydliga pappersspår lätt att följa tillbaka till källan. Beroende på omfattningen av din operation kan det inte vara en dålig idé att anställa en ideell redovisningsexpert.

5. Använda ett kreditkort

Din organisation kommer sannolikt att dra nytta av att använda ett företags kreditkort. Kontanter och checkar är inte alltid praktiska, och som vi nämnde tidigare är debetkort inte en bra idé. Kredit har bättre skydd och kommer inte att tappa dina pengar i händelse av bedrägeri. Nyckeln till att använda ett kreditkort är att hålla kvitton. För varje inköp, var noga med att skaffa, dokumentera och lämna ett kvitto. Vid slutet av varje faktureringsperiod, dubbelkvitt kvitton och se till att de totala kostnaderna lägger till beloppet på ditt uttalande.

6. Screening anställda

Att bygga upp ett pålitligt lag är uppenbart. Detta innebär att du utför bakgrundskontroller av potentiella anställningar. Ta reda på om sökanden har en historia av oegentligheter. Om du gör det kan du spara en värld av problem. Behöver också referenser och kontaktar dem faktiskt. Om några få pålitliga källor kan garantera sökanden är det en bra start. Använd intervjutid för att ta itu med problem med bedrägerier. Du kan få en läsning av sökandens karaktär genom enkel samtal. Gå honom eller henne genom hypotetiska scenarier som gäller bedrägeri. Detta kommer att informera dig om sökandens tankeprocess tillsammans med att du skickar meddelandet om att din organisation tar sådana frågor på allvar.

7. Ange en budget

Du kan inte bli mycket mer grundläggande än detta. Ange en budget och hålla fast vid den. Detta är ett sätt att veta var dina pengar kommer att gå innan det faktiskt går dit. Genom att skapa förväntningar kan du se var dina pengar ska gå och jämföra det med situationen. Budgetering hjälper till att förhindra överskridande. Du kommer att veta hur mycket pengar som ska ägnas åt varje kategori och kunna bättre identifiera avvikelser. Det är troligt att du kommer att behöva justera din budget när tiden går på. Det är okej. Men oavsett förutsägbarheten för framtida tillgångar, fortsätt alltid med en budget baserad på dina bästa uppskattningar.

8. Revisioner

Periodiska överraskningskontroller hjälper till att verifiera organisationens ekonomi. Även om det inte utförs för det enda syftet att upptäcka bedrägerier, är revisioner avgörande för att granska flödet av pengar.Inte alla organisationer kan ha råd med en revision. Om så är fallet, använd en alternativ extern part för att granska bokföringsinformation och transaktionshistorik. En utomstående part kan fungera som en välbehövlig andra uppsättning ögon och hjälpa till att upptäcka övervakningar. Förutom att faktiskt upptäcka bedrägerier, dubbla recensioner som förebyggande åtgärder, så att anställda vet att organisationen aktivt tittar på missteg.

9. Signaturer på kontroller

Att kräva två signaturer på kontroller skrivna i organisationens namn kommer att försäkra sig om att minst två personer har granskat och godkänt transaktionen. Återigen går det tillbaka till att dela upp arbetskraft och öka antalet personer som är nödvändiga för att slutföra en transaktion. Om en person får skriva kontroller utan tillsyn, är dörren för bedrägeri öppen. Blanka kontroller bör också undvikas när det är möjligt.

10. Små pengar

Att minska bedrägerier uppstår på alla nivåer i ideell ekonomi. De flesta organisationer upprätthåller en tillgång på småkassor för små, ofta oförutsägbara transaktioner. Gör inte misstaget att förlora spår av hur småkassor spenderas. Ja, det är vanligtvis tänkt för miscellany, men som det kommer i form av dollarräkningar är småkassan lätt att missbruka. Håll på kvitton och behåll ett tätt rekord över utgifterna. Noggrann kontroll över små transaktioner kommer att motverka bedrägerier på högre och mer skadliga nivåer.