De trefaldiga begränsningarna för projekt och genomförande |

Låt oss möta det - som småföretagare eller chef, är du i princip en projektledare. Självklart får du fokusera på din specialitet. Du styr andra andras arbete, fatta de stora besluten, hantera antagligen bud- och förslagskursprocessen och fullborda massor av andra dagliga uppgifter bara för att hålla sakerna igång. Så några grundläggande projektledningskoncept kan hjälpa dig med kritiska affärsbeslut och -förslag.

Projektledning arbetar med ett känsligt balans av vad jag kallar projektledelsens Trifecta:

• Kvalitet: Utbildningsnivå av produkten - om den uppfyller eller överträffar förväntningar / specifikationer
• Kostnad: Mängden pengar som krävs för att producera produkten (både hur mycket material som ska skapa produktkostnaden och de pengar som krävs för att bränsle produktionen)
• Schema: Den tid som krävs för att skapa produkten tillsatt med den tid det tar att leverera det

Låt oss titta på ett fantasisscenario. Säg att du äger ett marknadsförings- och grafisk designföretag som bara hämtade en kund som behöver reklamhäften för en kommande mässa. Om du tittar på projektet genom trippelbegränsningsmodellen, skulle du behöva samarbeta med din klient på en plan som tydligt anger den förväntade kvaliteten, jämfört med den tid du förväntar dig att spendera på det, deras förväntningar på slutdatum och Kostnaden, inklusive extra kostnader och andra sådana kostnadselement. Att planera ett projekt är ofta inte en hård vetenskap. Det händer saker och scheman eller kostnader måste ändras lite. Helt enkelt bygga i lite fördröjning på schemat och lite flexibilitet på kostnaderna. Hantera sedan när du går. Läs vidare för att se mer detaljer om överväganden som du behöver göra för varje aspekt av trippelbegränsningsmodellen för projekt.

Kvalitet

Prata med dina kunder från början mot kostnad och tid. Skriv ner exakt vad det är de vill och vad de är och inte villiga att kompromissa med avseende på kvalitet. Observera att både i slutet och klientens slut är det lätt att komma undan med att förbättra produkter och göra förändringar. Detta, även om det potentiellt kan göra en bättre produkt, kan också snabbt snurra ur kontrollen. Du kan hitta dig själv utan tid och pengar med en oavslutad produkt. Det skulle vara mer lämpligt att skapa en produkt som kommer att fungera och också få det gjort inom tid och finansiella budgetar än för det föregående scenariot att hända. Det kan vara lämpligt att avsätta en "kuddebudget" vid detta tillfälle.

Kostnad

När du pratar om kostnad, var försiktig med fasta priser. Ofta (på grund av den kvalitetsspiral som diskuterats tidigare) kan fasta kostnader faktiskt stötta på producenten och kosta dem mer än de var avsedda för. I stället får de ge dig ett minimum och ett maximum som de är villiga att betala. Gå sedan till det lägsta. Mer än troligt, även om du strävar efter minimum, kommer du att hamna i ett nummer närmare det maximala. (Detta går tillbaka till tanken på en kuddebudget).

Schema

Schemaläggning kan vara frustrerande och tråkig. Men det kan verkligen betala för dig i det långa loppet. Ange datum för varje produktionsnivå när du förväntar dig att ha vissa aspekter av projektet. Förstå att produktionsfristen inte kan och kommer inte alltid att uppnås, så igen med kuddebudgetidén, se till att dina deadlines är minst några dagar bortom när du verkligen behöver tidsfristen.

För mer information …

Om du implementerar dessa idéer genom att veta att trifecta fungerar som ett system av kontroller och balans, så kommer du att kunna använda produktarbetbart material effektivt och inom budgeten. För mer information om grunderna för projektledning, här är några bra resurser:

• PMI.org - Huvudkontor för alla projektledning.
• Wiki på projektledning - En utmärkt inledande artikel om projektledningskoncept och tillvägagångssätt.
• Project Management Triangle - En noggrannare diskussion om trippelbegränsningsmodellen som diskuteras här.