Använd en SWOT-analys |

SWOT står för styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Jag gillar särskilt SWOT-analysen eftersom det är lätt att förstå och snabbt får ett team involverat i strategiskt tänkande.

Observera att det finns en stor skillnad mellan de två första och två sista komponenterna. Styrkor och svagheter är interna. De är en del av din företagsidentitet. Du kan ändra dem över tid, men inte lätt; du måste jobba på det. Möjligheter och hot är externa. De är ute på marknaden, händer, oavsett om du gillar det eller inte. Du kan inte ändra dem.

Speciellt när du växer ett befintligt företag vill du att planeringsprocessen ska dra ditt lag tillsammans, för att utveckla engagemang och ansvar. Chefer måste tro på en plan för att genomföra den. De måste också tro att resultaten kommer att spåras och att cheferna hålls ansvariga för nedslående resultat och får kredit för positiva resultat. En sund planeringsprocess beror på att alla tror att resultaten kommer att göra skillnad. Som ägare eller operatör av ett befintligt företag, känner igen denna lagfaktor som en viktig del av din planeringsprocess. Arbeta med att föra teamet i planeringen på flera nivåer.

1. Åtminstone en gång om året, genomgå en strategisk granskningsprocess som börjar med ett SWOT-möte och SWOT-granskning. Få dina nyckelpersoner tillsammans och utveckla kulpunkter. Håll anteckningar. Håll diskussionen öppen.
2. Fördela resultaten från SWOT. Tänk på det ansvar du har som ägare eller chef för ett företag, vilket innebär en del delikat balansering. Å ena sidan bör din plan omfatta dina chefer genom att reflektera deras inmatning. Å andra sidan kan verklig affärsstrategi inte utföras av utskott eller med folkröstning. Ibland måste en ledare göra svåra och till och med impopulära beslut. Så du borde smälta dessa SWOT-resultat på ett sätt som kombinerar ägaransvar med deltagande och lagarbete. Optimera SWOT. Ibland innebär det att du sammanfattar de poäng som görs, låter din sammanfattning reflektera och rikta diskussionen mot den strategi du vill utveckla. Detta kan vara ett svårt paradox att hantera.
3. Dela den smälta, optimerade SWOT med ditt team av chefer. Utveckla strategin. Tänk på att strategin är fokus och kom ihåg principerna om långsiktig konsistens, förskjutning och prioriteringar.
4. Ge laget tid att utveckla detaljerad strategi, taktik och program. Du kan använda strategispyramidramen, till exempel, för att utveckla taktik för att genomföra var och en av dina strategiprioriteringar och program för att genomföra dessa taktik. Håll alla inblandade inriktade på strategiska mål.
5. Sammanlagda lagets bidrag till en plan. Kom ihåg igen att strategin inte görs av kommitté eller folkröstning. Någon måste ha det sista ordet, och att någon borde vara företagets ägare.
6. Planera regelbundet genomförande och planera utvärderingsmöten - tilldela datum och vikt från början - samtidigt som du godkänner planen. Gör detta schema mycket specifikt, med riktiga datum och tider, så att varje chef vet innan tiden till exempel träffas den tredje torsdagen i varje månad. Granska planen jämfört med faktiska resultat. Prata om varför de faktiska resultaten skiljer sig från vad som planerades - och de kommer alltid att bli - och vad som ska göras om det.
7. Se till att de granskningsmötena händer. De måste vara viktiga. Om du är ägare, operatör eller chef, se till att du deltar och hanterar dessa möten. Om granskningsmötena faller ihop, så kommer planen.

Under min 20+ år som affärsplankonsult och 10+ år på ett företag har jag sett många gånger hur SWOT är en isbrytare. Det uppmanar människor att bidra. Det får människor att tänka strategiskt, prata, dela och det gör en grupp människor till ett lag.

SWOT erbjuder också ett bra forum för att öppna diskussionen. Jag har sett en SWOT-diskussion medför problem som behövde överhanteringens uppmärksamhet, men skulle annars ha varit dold. Medelhanterare tycker inte alltid om att säga övre chefer vad som är fel. Även i en hälsosam företagskultur kan det vara besvärligt. SWOT gör det enklare.

Till exempel såg jag en 30-årig mjukvaruutvecklingschef föreslår under ett SWOT-möte att ett företags svaghet var att den 50-årige presidenten höll ihop med programkoden istället för att lämna det till heltidsproffsen. Jag såg ett annat SWOT-möte där flera chefer sade att ägarskapet var ovilligt att hålla cheferna ansvariga för underpresterande.

Det är inte magiskt. Det är bara ett lättförståeligt ramverk som bjuder någon som bryr sig om att ett företag ska bidra.

Självklart måste du klara ett SWOT-möte väl. Liksom alla andra mötesämnen kan SWOT degenerera till användbar diskussion. Ett SWOT-möte bör fokusera på SWOT-agendan och undvika orelaterade siddiskussioner. Det borde bjuda in bidrag utan repressalier för negativa kommentarer. Det är en variation på brainstorming, så bidrag - som i förslag till punkter, föreslagna punkter på listan - är alla positiva så länge de är väl avsedda.

Om du accepterar alla kommentarer, bra och dåligt, får du också nytta att föra människor in i diskussionen. Implementering är mycket mer sannolikt när chefer bidrar till planen. De förstår bakgrunden och de känner att planen speglar deras inmatning. Så använd SWOT båda sätten - använd det för att katalysera teamengagemang och utveckla strategi.

SWOT-analys är anpassad från Hurdle: Book of Business Planning