Din faktura har blivit avvisad: Topp 8 tips för fakturering av företag |

Att sluta en affär med företag eller företagskunder är ett viktigt steg för alla företag, små och stora., är en annan sak helt.

Det kan gå så smidigt som du hoppas, eller hamna i en hel del röra. Allt beror på hur du fakturerar dina kunder. När du har tagit emot och spelat in, utlöser fakturan en serie processer som leder till att pengar träffar ditt konto, om inte något går fel.

Nyckeln till att dina fakturor rensas i tid ligger i detaljerna. Följande tips kommer från mina två år i leverantörsskulder och kundfordringar, och efter dem sparar du tid, pengar och mycket stress.

Se även: Vad är betalningsbara konton? Metrics i en minut

1. Veta var dina fakturor faktiskt går

När du hanterar stora företag måste du komma ihåg att konton betalningsbar är en av de första processerna som ska outsourcas och automatiseras. Och där det finns automatisering är toleransen för fel nästan ingen. Det gäller även dina fakturor.

Det här betyder att någon i ett annat land (och även en annan tidszon) bokar dina fakturor. Oavsett om det är en tredje part eller ett gemensamt servicecenter, är kvalitetsnormerna strikta. De kommer inte tveka att avvisa en faktura, särskilt från en liten leverantör, med en liten misstanke om att något är avstått. Vad som kan tyckas vara en trivial detalj kan faktiskt orsaka allvarliga konsekvenser för outsourcingpartnern vid en revision.

Dessutom arbetar AP med en stor mängd dokument och var och en utvärderas mycket snabbt. Det finns ingen tid att analysera varje faktura i detalj - det är antingen rätt eller inte, och det är det. Se till att dina fakturor accepteras och godkänns genast. Hur? Tja, genom att följa!

2. Spik det från början

De flesta betalningsfrågor som jag sett hade lätt kunde undvikas genom att helt enkelt följa kundens faktureringskrav. Ju fler människor som är involverade i att sätta upp avtalet desto större är risken för att denna information går vilse.

Försäljningsrepresentanter är ofta de som tar emot faktureringsinstruktionerna, men eftersom de fokuserar mer på att säkra nya leads, tenderar de att försumma de formaliteter som kommer efter.

Se till att din försäljning och fakturering är på samma sida. Vänta inte tills fakturan är förbi för att kontrollera om den har utfärdats korrekt.

Se även: När känner fakturafinansiering?

3. Håll dina fakturor läsbara

Oavsett om du skickar elektroniska eller pappersfakturor, är de sannolikt skannade i början och dirigeras till en fakturaväsningsprogram. AP-revisorn verifierar dem nästa.

Här kan många saker gå fel. Först och främst är dessa applikationer inte bra för att läsa färg. Du kan bli frestad att krydda dina fakturor med olika nyanser, men det är bäst att hålla dem enkla. Att ha all text och siffror i svart är ett måste.

Skanna inte heller fakturorna själva - den resulterande bilden i kundens system är säkerligen oläslig. Det rätta sättet att gå är att skapa en PDF-fil.

För det andra, se till att de väsentliga detaljerna (fakturadatum, förfallodatum, nummer, postnummer, företagsnamn och adress, belopp och skattesatser) sticker ut. De måste vara lätta att upptäcka vid första ögonkastet. Annars kan fakturan avvisas direkt, även om informationen faktiskt finns där.

4. Räkna ut den rätta enheten

Ju större företaget är, desto mer enheter kommer det sannolikt att ha. Om inte orderformuläret säger något, fakturera den enhet du faktiskt gör affärer med.

Många leverantörer brukar adressera sina fakturor till företagets huvudkontor när de är osäkra på rätt faktureringsadress. AP är säker på att avvisa dem och be om att skicka dokumentet igen med korrigerade uppgifter.

Dessutom ska du aldrig förkorta företagets namn eller adress. Vissa länder (exempelvis Singapore) har mycket strikta regler för detta, och AP kanske inte accepterar fakturor med förkortningar eller saknade detaljer.

Detta kan vara absurt, men ibland fick jag avvisa fakturor som hade fel golv eller gatunummer i kundens adress. Använd exakt vad du har fått från din affärspartner.

Se även: Hur man prognostiserar kassaflöde

5. Respektera inköpsordern

Dina kunder kommer sannolikt att behöva ett beställningsnummer (eller "PO") på din faktura. Se till att verifiera om så är fallet och följ all information som finns i PO.

PO är vad AP letar efter först när de bokar fakturor med det här numret. Om det inte finns det eller det är svårt att få plats, kunde fakturan avvisas och missa den avsedda betalningen. Håll reda på den finansiella perioden som PO-deklarationen och de tillgängliga kontanterna täcker. Att skicka en faktura med en PO-tidig eller ut av medel är säker på att senarelägga betalningen med dagar, om inte veckor. Det här är särskilt problematiskt under övergången från ett räkenskapsår / kvartal till en annan.

Det är också en bra metod att hålla en PO per en faktura. Det kan tyckas mer lämpligt att inkludera flera PO i ett dokument, men det gör det svårare för AP att boka, särskilt när det finns ett problem med en av dem.

6. Räkning i rätt valuta

Valutakursskillnad är en annan vanlig orsak till försenade betalningar, särskilt vid handel med utländska enheter. Var försiktig när du hanterar sådana.

Vissa länder, som Indien, gör det extremt svårt att bearbeta banköverföringar i utländska valutor. Jag har sett betalningar som drar i flera månader på grund av detta, enbart beslutas genom att utfärda en ny order.

Om du fakturerar din kund i en annan valuta än lokal, kan du också behöva lämna sin inhemska motsvarighet till alla mängder på fakturan, inklusive och exklusive skatter.

Se även: De 7 nyckelmåtten varje affärsägare ska övervaka

7. Ändra din adressbok regelbundet

Att hålla kontakterna uppdaterade är avgörande, särskilt när du inte fakturerar dina kunder ofta. Stora företag förbättrar alltid sina processer och datahanteringssystem, vilket ofta leder till att e-postadresser ändras.

Vanligtvis kommunicerar de på förhand, men automatiserade e-postmeddelanden kan enkelt gå vilse i inkorgen eller filtreras som spam. Om du skickar fakturor till ett personligt e-postmeddelande, se till att inkludera en generisk finans- eller bokslutsadress i CC. Människor kommer och går, så gör inte misstaget att nå ut till någon längre med företaget.

AP-revisorer kanske inte kontrollerar sina inkorgar så ofta som de skulle vilja. Om du skickar in dina fakturor via generiska kanaler ser du till att de hanteras inom standard tidsramen.

8. Uppföljning med ett leende

När du följer upp med AP om din avvisade faktura eller en försenad betalning blir det vänligt att vara vänlig. Självklart har du rätt att kräva pengarna i tid, men att ta en negativ ton med en AP-kontorist hjälper inte.

Problemet är förmodligen inte deras fel. De är mycket mer benägna att gå en extra mil för dig om du visar empati och vänlighet. Deras jobb är extremt vardagligt, så att behandla dem som människor istället för maskiner kommer att fungera till din fördel.