De väsentliga skillnaderna mellan pengar och vinster |

Jag lärde mig hur man hanterar kassaflödet först i handelshögskolan, i klassrumsinställningar, men det betyder inte riktigt någonting för mig förrän senare, när jag byggde mitt eget företag. När min försäljning och vinst höjdes minskade min kassaflöde. Det var allt teoretiskt förrän jag befann mig i fara för att gå och saknade lön, samtidigt som verksamheten blomstrade.

Jag har sett på årtionden sedan dess att många faller i samma fälla som fångade mig: Vi tror på vinst, men vi spenderar pengar. Vår kultur uppmuntrar oss att tänka på det sättet. den är inbyggd. Den klassiska affärsplanen på en servett handlar om att sälja något för mycket mer än det kostar dig att bygga den. På lång sikt bör det vara tillräckligt. Men det är inte alltid.

Så är moralens historia det som jag säger, inte som jag gjorde. Tänk på ditt kassaflöde. Förvirra inte vinsten med kontanter. Jag lyckades krypa ut ur det temporära kassaflödesproblemet, men det tog extra hypotekslån och tung kreditkortsskuld.

Poängen är att jag inte tittade på. Vinsten fick mig att känna mig trygg - när jag inte var det.

Se även: Kassaflöde 101: Symtomen

Vinster är falska profeter

Det underliggande problemet är grundläggande finansiella och redovisningsstandarder. I hela västvärlden lever vi med en affärspraxis som är rotad i resultaträkningen, även kallad resultaträkning. Det visar företagets resultat under en viss tidsperiod, vanligtvis en månad, kvart (tre månader) eller år.

Det börjar med försäljningen överst, sedan visar direkta kostnader (även kallade enhetskostnader och kostnader av sålda varor eller COGS) under det. Den subtraherar de direkta kostnaderna från försäljningen för att visa bruttomarginalen.

Då listas kostnader, inklusive fasta kostnader som hyres- och löneavgifter och diskretionskostnader som marknadsföring och marknadsföringskostnader. Tekniskt sett är ränta och skatter båda kostnaderna, men de uppträder ofta som separata från driftskostnaderna. Och vinsten, längst ner, är resultatet av att subventionera kostnaderna (inklusive ränta och skatter) från bruttomarginalen.

Denna farfar i alla bokslutskommunikéer ställer tonen för många affärsdiskussioner. Det anger också vårt ordförråd - vi refererar till "topplinjen" som försäljning och "bottenlinjen" som vinst.

Men här är problemet: Vinsten och förlusten känns som att det är hela verksamheten, men i själva verket, det är det inte.

Här är några av problemen med att ta detta huvuddeklaration som företagets fullständiga hälsa:

1. Försäljningen i resultaträkningen är inte nödvändigtvis pengar i banken . Revisorer registrerar försäljningen och lägger till dem i vinsten och förlusten när tjänsten utförs, varorna levereras eller ägande ändras händer. Bokföringen i vinst och förlust bryr sig inte om vi faktiskt har pengarna eller inte. Om vi ​​säljer för kontanter, kreditkort eller checkar, så gör vi förmodligen det; men om vi säljer på konto, som de flesta företag gör när de säljer till andra företag, så har vi inte pengarna. I stället för pengar i banken har vi pengar som vi äger, som vi kallar kundfordringar.
2. Vad som uppstår som kostnader och kostnader i resultaträkningen är inte nödvändigtvis hela bilden . En produktaffär köper eller bygger sina saker att sälja i förväg för att sälja den. Så det betalar för det, ofta nog, i förväg för att sälja det. Men det visas inte i vinst och förlust till den månad som den säljer. Pengar som spenderas på lager visas inte i vinst och förlust förrän försäljningen.
3. Det finns andra skillnader mellan utgifter och vinst och förlust . Avskrivningar är till exempel en kostnad som subtraherar vinster men kostar inte pengar. Och om du avstår från att betala dina företagsräkningar, så är några av de kostnader och kostnader som uppstår i vinst och förlust ännu inte tillbringade.

Du har andra utgifter som ignorerar resultaträkningen

Det finns flera typer av normala företagsutgifter som du inte kommer att kunna spåra på vinsten och förlusten. Dessa poster finns inte där eftersom redovisningsstandarder sätter dem i balansräkningen, som spårar tillgångar, skulder och kapital. Men de kostar fortfarande pengar.

1. Köpande tillgångar kostar pengar som du inte ser i vinsten och förlusten. Vad du spenderar för att köpa inventering, inköp, land, stolar, bord, skrivbord, köksutrustning och så vidare på, skor aldrig i vinst och förlust. Det är tillgångar. Du redovisar för dem, ja, men de påverkar inte vinsten.
2. Återbetalning av skulder kostar pengar som du inte ser i vinst och förlust. Räntan du betalar på dina företagslån är en kostnad som minskar vinsten, men huvudbetalning är inte. Det påverkar endast balansräkningen.
3. Betalning av utdelningar, teckningar eller utdelningar påverkar inte vinsten och förlusten. Även här är det utgifter som kostar dig pengar, men påverkar inte vinsten.

Se även: Den fullständiga handboken för att förstå kassaflöde

Slutsats: Tänk på ditt kassaflöde

Att se lönsamhet räcker inte. Om du inte har en extremt enkel kassa-verksamhet, måste du titta på kassaflöde. Lönsamma företag går under ibland för att de löper ut ur kontanter som väntar på kundfordringar eller finansierar oanvänd inventarier eller återbetalar skulder.

Det finns goda skäl att korrekt redovisning innehåller tre huvuddeklarationer: Resultat och förlust, balansräkning och kassaflöde. Egentligen vet du att dina nummer arbetar med alla tre.

Har du frågor om hur du spårar ditt kassaflöde?