Hur man förbereder ditt företag före skattesäsongen |

Att göra företagsskatter kan vara svårt för nya s. I den här artikeln delar jag smartare och snabbare sätt att registrera dina utgifter och hålla koll på dina kvitton och andra viktiga dokument för dina skatter. Var och en av de här tipsen är lätt att implementera och bör hjälpa till att göra skatt tid en bris!

Tips # 1: Använd bokföringsprogramvara för att hålla reda på företagskostnaderna

En av de saker som många småföretagare kämpar med håller på Om du inte använder en bokföringsprogram som QuickBooks eller Xero, ställer du dig inför misslyckande kommer skatttid.

Jag är en CPA och tror det eller inte, jag använder QuickBooks att göra mina böcker och förbereda mig för skattesäsongen. Det gör det så mycket enklare och säkerställer att du förblir noggranna register över dina intäkter och kostnader. Om du befinner dig alltid i "catch-up" -läget när det gäller dina böcker måste du investera i bokföringsprogram.

Tips # 2: Använd kostnadskategorier i din bokföringsprogramvara

Kostnadskategorier är bara en väg att gruppera inköp som du gör för ditt företag. Till exempel är kontorsmateriel, restauranger och bensin kostnadskategorier. De kan hjälpa dig att bättre följa leverantörskostnader snarare än att ställa in varje leverantör för daglig inköp.

Anledningen är att det kommer att göra det möjligt för dig att ange kostnader snabbare. Detta kommer att spara tid och det kommer att låta dig bara hålla reda på den viktigaste informationen som krävs för skattemässiga ändamål.

Låt oss gå igenom ett scenario för att se hur det skulle fungera:

Som företagsägare köper du förmodligen kontorsmaterial för ditt företag. Förhoppningsvis, du är inte som ett barn i en godisbutik som tittar på alla glänsande nya pennor och anteckningsböcker på hyllorna. Mer sannolikt kommer du att köpa endast nödvändiga kontorsmaterial från en kontorsleveransbutik som Office Depot eller Staples, men du kan också köpa kontorsmaterial från andra platser som Costco eller Target.

När du är redo att registrera dessa inköp i din redovisningsprogramvara, sätt upp det så här:

• Skapa inte fyra leverantörer i QuickBooks (eller ditt QuickBooks-alternativ) för Office Depot, Staples, Costco och Target. Gör
• en säljare som heter "kontorsmaterielsköp" eller "kontorsmateriel" och kodar alla inköp till kontorsleverantörer till leverantören "kontorsleverantör". I tabellen nedan har jag tagit med några exempel på daglig inköp som du kan ställa in kategorier för i stället för leverantörer.

De flesta företagare

inte behöver hålla reda på hur mycket pengar de spenderar med varje leverantör att de köper vardagliga föremål från t.ex. kontorsmateriel, bensin och klientluncher. Tror det eller inte, IRS kräver inte att du spårar dina utgifter som det här heller. Dessutom innehåller de viktigaste finansiella rapporterna som du använder för att bestämma företagets hälsa som resultaträkningen lista utgifterna kategorier som "Kontorsmaterial" och inte de specifika leverantörerna du köpt Detta är en annan anledning till att du inte behöver spåra din kostnad av leverantören.

Jag är en adjungerad bokföringsinstruktör och jag lär också QuickBooks. När jag förklarade detta begrepp i en av mina klasser, sköt en hand omedelbart upp. Först trodde jag att studenten skulle försöka utmana mig om huruvida IRS faktiskt kräver att du spårar din kostnad på det här sättet - kan du säga att det händer ofta?

Studenten visade sig dock vara franchiseägaren till ett lokalt H & R Block kontor. Han stödde mitt påstående 100 procent. Han berättade för klassen att han vid utarbetandet av avkastning för företagare ofta delar tips som den här. Han fortsatte med att säga att i slutet av dagen om IRS vill ha den detaljeringsgraden, kan du alltid skapa kvittot.

Lyckligtvis har jag en bra lösning för dig som blir av med de kvitton som du har fyllt i handskfacket på din bil och den älskade shoeboxen, så fortsätt läsa!

Tips # 3: Använd årliga företagskreditkortsammanfattningar

För det första bör alla småföretagare skapa ett separat företagskontrollkonto (det vill säga

aldrig används för personalkostnader) så att du enkelt kan identifiera intäkter och kostnader som är redovisningsbara och / eller avdragsgilla för skattemässiga ändamål. Om du inte gör det, kommer det att göra det svårt att hålla reda på legitima affärskostnader som kan vara berättigade till skatteavdrag jämfört med personalkostnader, vilket inte är det.

Om du har både affärs- och personalkostnader i samma bankkonto, måste du gå igenom dina kontoutdrag och bara inkludera kostnaderna för din verksamhet i din bokföringsprogram. Den här manuella processen att skilja ut personliga och företagsutgifter är så tråkigt att jag lovar att du är redo att springa till närmaste bank för att ställa in det här kontot för att undvika att gå igenom det närmaste skatteåret!

Innan du vet det, 15 april kommer att vara här. Om skatteperioden kryper upp på dig varje år, kolla in dessa fyra tips för skatteplanering som alla småföretag ska genomföra. Men om du råkar hitta dig själv bakom dina kostnader i din bokföringsprogramvara, kan du använda den årliga sammanfattning som kreditkortsföretag tillhandahåller i början av januari för att få utgifterna snabbt.

Denna rapport är stor för att det sammanfattar alla dina inköp på bekostnadskategori. Du kan använda dessa siffror för att summera dina totala kostnader för varje kategori. Nedan följer en snapshot av hur det generellt ser ut.

Som du ser kommer de flesta kategorierna att likna vad du redan har skapat i din bokföringsprogram:

En nackdel med att använda en sammanfattad redogörelse som den här är att du inte kommer att kunna ange exakt datum för varje inköp. I den stora ordningen av saker är detta mindre, men det är inte något du borde göra vana med. Kom ihåg att det här är en kortsiktig lösning så att du kan få dina utgifter registrerade, generera bokslut och skicka dessa skatter i tid! Om du köper anläggningstillgångar under året är det viktigt att ha det specifika inköpsdatumet eftersom det är en nyckelkomponent vid beräkning av avskrivningsutgifter som är avdragsgilla för skatteändamål.

Tips # 4: Gå papperslös

Jag ska var den första att erkänna att begreppet "papperslösa" alltid lät bra men var svårt för mig att omfamna-i början. Som revisor är jag en stor förespråkare för dokumentation. Som de säger om min favorit juridiska drama, Law & Order, handlar det om vad du kan bevisa. Det verkar också vara IRS motto.

Med dagens teknik är det mycket lättare att skapa elektroniska kopior av kvitton och andra finansiella dokument som du brukade lagra i ett fysiskt arkivskåp. Det är dags att bli av med de dammiga arkivskapen som tar upp utrymme och migrerar till ett elektroniskt arkiveringssystem. Det är mycket lättare att hitta dokument som är lagrade på din dator (eller i molnet) än att det ska blandas genom filmappar.

Men hur organiserar du alla dessa filer? Tja, du frågar stora frågor. Jag rekommenderar att du använder ett online molnlagringssystem som Dropbox. Du kan skapa en mapp för året (2017) och sedan en undermapp för varje kostnadskategori (dvs. Kontorsmaterial, Måltider, Bränsle). Ladda ner appen till din mobila enhet så att du kan enkelt skanna kvitton, spara dem till den högra mappen och kasta det papperskvittot när du är ute och om. Om du inte är övertygad kan du ta barnsteg genom att börja i ett område, men jag lovar att när du har genomfört det "papperslösa" konceptet, så kommer inte att kunna bli av med dessa arkivskåp tillräckligt snabbt. Nedan hittar du några strategier som du kan implementera för att flytta dig till den "papperslösa" modellen:

Skanna kvitton

Kassera kvitton är ett av de vanligaste misstag som görs av småföretag. Missa inte skatteavdrag för att du har kvitt kvittot. Det finns flera appar på marknaden som låter dig skanna kvitton. Snyggt och Shoeboxed är båda bra apps som kommer att integreras med en bokföringsprogram som QuickBooks eller Xero så att du kan eliminera datainmatning helt och hållet!

Ladda ner räkningar från leverantörer

Idag erbjuder de flesta leverantörerna möjligheten att få dina räkningar via e-post eller låta dig ladda ner dem direkt från deras hemsida. Jag rekommenderar att du slutar att få dina räkningar fysiskt skickade till dig och börja ladda ner dina räkningar istället. Detta gör att du kan spara tid genom att inte behöva skanna den först; Du kan enkelt spara räkningen i din elektroniska mapp eller ladda upp den till din bokföringsprogram på bara några minuter.

Bonus - om du använder Xero har de en cool funktion som heter sida vid sida-filer. Detta låter dig ladda upp dina leverantörsräkningar till programvaran så att du kan få informationen precis framför dig när du är redo att skriva den kontrollen.

Få PDF-kvitton

Idag flyttar flera återförsäljare bort från papper kvitton och erbjuder dig möjlighet att ta emot text eller ett e-mail med ditt kvitto bifogat. Jag rekommenderar att du går med det mailade kvittot eftersom det vanligtvis är ett nedladdningsbart PDF-dokument medan SMS-kvittot kanske inte är. Du kan enkelt dra och släppa ett PDF-kvitto i en elektronisk mapp på mindre än en minut.

Ladda ner alla bank- eller kreditkortsutlåtanden

För de flesta av dig som gör online banking som jag själv är det här troligen en no- enkelt. Om du fortfarande tar emot pappersbank eller kortutlåtanden ska du skära sladden så fort som möjligt. Det här är ett av de områden där du kan minimera dina chanser till identitetsstöld.

Tro det eller inte, det finns människor där ute som stjäl människors identitet genom att bara öppna deras mail. Jag får inte längre några dokument med finansiell information som bank- eller kreditkortsutlåtanden eller 401k eller annan investeringsinformation via snigelpost.

Den nedersta raden

Tro det eller inte, skatttiden kan faktiskt vara en bris. Nyckeln till att nå det målet är att skapa ett system som kommer att fungera för dig och hålla fast vid det. För att komma igång, sätt undan ett par timmar under den första veckan i varje månad för att se till att du har skannat och arkiverat alla kvitton och fakturor för föregående månad. Samtidigt slutför avstämningsprocessen i din bokföringsprogram för alla bank- eller kreditkortskonton för att säkerställa att dina bank- eller kreditkortsaldon och dina böcker matchar.

Var noga med att lägga detta på din kalender som ett återkommande "möte" med dina böcker. "Försök och plocka en generellt en lätt arbetsdag och en som du tenderar att vara i ganska bra humör, det vill säga en fredag ​​eller lördag morgon. Om du är villig att göra jobbet under hela året, kommer den galna dashen till den 15 april att bli en sak av det förflutna.

För mer om att vara beredd på skatteäsonger, se till att kolla in 4 saker varje småföretag borde veta Om Skatter.