Hur man förhindrar problem med kassaflöde |

Enkelt uttryckt är ditt kassaflöde ett mått på vad du har kommit in och vad du ska gå ut. På den grunden är det alltför lätt att anta att om den tidigare siffran är högre än den senare, då är allt bra.

Men du måste också överväga när varje betalning kommer att mottas eller göras. Med andra ord är det mycket bra om du har fakturerat 26 000 dollar till dina kunder och bara har månatliga utgifter på 13 000 dollar, men det är inte mycket tröst om de betalar sent och dina leverantörer kräver betalning direkt.

Dessa typer av tomrum är ironiskt nog särskilt farliga för produktbaserade företag som är snabbväxande och lönsamma. Varför? För att varje gång du landar en ny kund måste du köpa råvaror för att uppfylla sina beställningar (förutom investeringar i nya människor och utrustning) innan du får betalt.

Om dessa kunder visar sig vara långsamma betalare, är din lönsamt och växande företag kan möta problem med kontantflödet och eventuell likvidation.

Så vilka steg kan du vidta för att omvandla ditt kassaflöde?

1. Prognosera dina försäljningar och utgifter exakt

Forewarned är forearmed, så var säker på att dina kassaflödesprognoser är korrekta, både vad gäller siffror och tidpunkt. Titta på förra årets försäljning bör ge dig en bra bild av vad du ska göra i år (förutsatt att du självklart inte har vunnit eller förlorat några större kunder under tiden).

Beräkna sedan kostnaden för att producera dina varor och tjänster, eftersom detta kommer att hjälpa dig att anpassa din projicering om det skulle komma en väsentlig ny order plötsligt.

Samtidigt, kom ihåg att inkludera alla dina fasta utgifter - kostnaden för att behålla dina lokaler och betala din personal, inklusive löner, hyra, affärsräntor, räkningar och naturligtvis skattkrav. Ta en titt på den gyllene formeln för prognos för kassaflöde i småföretag.

2. Jämför dina prognoser med verkligheten

Men dina prognoser kommer att vara värdelösa om du inte ständigt jämför dem med verkligheten för att se om du har dina siffror rätt.

Om du gör det i månad för månad kommer du att kunna finjustera justera dina siffror, vilket gör att du kan projicera hur mycket pengar du har i veckan, en månad eller ett år längs linjen.

3. Förbereda mer än ett kassaflödesprojektion

Ett bra sätt att skydda dig mot eventuella obehagliga överraskningar är att förbereda tre olika prognoser: ett bästa scenario, ett worst case scenario och ett alternativ i mitten av vägen.

För att producera dessa siffror måste du titta på hur din marknad utvecklas. överväga säsongens kontantflödesproblem; överväga huruvida nya konkurrenter sannolikt kan utgöra ett hot och tänk på om dina befintliga kunder är helt nöjda eller överväger andra leverantörer.

4. Se till att du är realistisk.

Ge inte frestelsen att anta att allt kommer att bli bra. en orealistisk optimistisk prognos kommer snabbt att leda till problem.

Se till att du inte tweak datum på detta sätt och att se till att siffrorna ser bra ut. Om det kommer att finnas problem längs linjen vill du veta om dem nu så att du kan mildra dem.

Men vilka steg kan du ta för att hantera ett kassaflöde som ser marginellt ut?

5. Faktura dina kunder snabbt

Ju tidigare du fakturerar, desto tidigare betalas du. Vissa företag betraktar fakturering som en tröttsam karaktär - något som bara ska göras efter det att intäktsgenererande aktiviteter har genomförts.

Även om det är avgörande att driva tillväxt är tillväxten irrelevant om ditt kassaflöde faller och du går ur drift. Lägg till viss tid för fakturering och förbereda all information du behöver i förväg.

6. Gör det enkelt för dina kunder att betala

Försök att erbjuda en rad olika betalningsmetoder, eftersom alla kunder inte väljer banköverföring. Kontanter, checkar, betalkort och kreditkort och online och offline pengaröverföringstjänster är alla användbara alternativ - och kan leda till att betalt mycket snabbare.

7. Tänk på rabatter för tidig betalning

Vissa kunder kan välja att betala mycket snabbare om de kan spara lite pengar. Medan du förmodligen erbjuder standard 30-dagars villkor kanske du vill införa en extra klausul, till exempel en rabatt på 5 procent för betalning inom en vecka.

8. Genomföra en fast kreditkontrollpolitik

Omvänt, var inte rädd för att vidta åtgärder med långvariga sen betalare, som skulle kunna kollapsa ditt företag. Genom noggrann övervakning av obetalda fakturor kan du identifiera problemkunder.

Detta är särskilt viktigt eftersom sen betalning kan bli ofullständig. Ju längre kundfordringarna är kvar, desto lägre sannolikhet blir de för kontanter.

Enligt en undersökning av det nederländska företaget Atradius, som undersökte Amerika på betalningsbeteendet i fakturan, var 38,4 procent av de utfärdade B2B-fakturorna obetalda av förfallodagen var 5,2 procent av fakturorna fortfarande utestående mer än 90 dagar efter förfallodagen och 2,7 procent av de tillfrågade fordringarna skrivits av som inkapital. Atradius konstaterade att i genomsnitt förlorar företag i Amerika 51,9 procent av värdet av fakturor som inte betalas inom 90 dagar efter förfallodagen.

Genom att implementera en tydlig och konsekvent samlingspolitik ser du till att alla kunder behandlas rättvist och att betalningar görs i enlighet med dina överenskomna villkor. Fråga förfallna fakturor regelbundet och genomföra en eskalerande serie påminnelser, eftersom förfallodatum saknas innan en inkassobyrå ingår.

Fastställande av betalning snabbare är dock bara hälften av ekvationen. Vad kan du göra för att minska eller skjuta ut dina egna utgifter?

9. Dra full nytta av fordringsägarnas betalningsvillkor - och omförhandla dem om du kan

Om du betalar dina leverantörer via elektronisk överföring på den sista möjliga dagen, sparas pengar på ditt konto så länge som möjligt medan du fortfarande överensstämmer med deras betalningsvillkor.

Men om ditt kassaflöde fortfarande är i trubbel kan du överväga att fråga om de kommer att förlänga förfallodagar eller acceptera betalning i steg. Det är emellertid viktigt att komma ihåg att dessa förhandlingar som hjälper din kontonomvandlingscykel är mer benägna att lyckas med leverantörer med vilka du har ett nära och pågående förhållande.

10. Överväg att byta leverantörer

Om dina nuvarande leverantörer inte kan eller inte kommer att arbeta med dig för att förlänga betalningsfristerna, kan du överväga att ändra. När du utvärderar potentiella nya leverantörer bör du noggrant balansera de erbjudanden de erbjuder mot de betalningsvillkor de anger.

11. Hantera ditt lager försiktigt

Om du har stora volymer av aktier i ditt lager, representerar det pengar som annars skulle kunna stärka ditt kassaflöde.

Genom att spåra försäljningen noga och anpassa dina order på rätt sätt kan du minimera aktieinnehav och frigöra mycket pengar.

12. Om du träffar en kassaflödesskris, ta ett företagslån ut.

Även om du genomför alla råd ovan kan du fortfarande gå in i det ojämna cashflow-krisen. Det är helt enkelt verksamheten. Om detta skulle hända, kan ett litet företag låta dig över.

Glöm inte att medan bankerna har stramat avsevärt sina utlåningskriterier sedan den finansiella kraschen 2008, är alternativa långivare ofta mycket mer flexibla och tillämpar helt olika kriterier, så du står en bra chans att accepteras.