Gör det för din planering

Så vi har sett några enkla exempel i provräkningar om hur saker kan gå annorlunda än planerade. Den verkliga förvaltningen här är inte bara beräkningarna utan snarare hanteringen av skillnaderna. Du måste se bortom siffrorna, prata med folket, ta upp dessa saker i mötena så planen håller sig levande som planering, och blir ledning. Det är inte alltid uppenbart.

Många företag, speciellt den lilla, lilla typen, ignorerar eller glömmer den andra halvan av budgeteringen. Budgetar är för ofta föreslagna, diskuterade, accepterade och glömda. Variansanalys tar hand om det som orsakade en skillnad mellan plan och faktiska siffror. God förvaltning ser på vad den skillnaden betyder för verksamheten.

Variationsanalys sträcker sig från enkel och okomplicerad till sofistikerad och komplex. Vissa kostnadsredovisningssystem skiljer avvikelser från många typer och kategorier. Ibland kan ett enda resultat brytas ner i många olika avvikelser, både positiva och negativa.

De mest sofistikerade systemen separerar enheten och prisfaktorerna på material, arbetade timmar, kostnad per timme på direktarbete och fast och rörlig overhead varianser. Även om det är svårt, kan denna typ av analys vara ovärderlig i ett komplext företag.

Leta efter särdrag. Prata med folket

Denna presentation av variationer visar hur viktigt bra analys är. I teorin är de positiva avvikelserna goda nyheter eftersom de innebär att utgifterna var mindre än budgeterade. Den negativa variansen innebär att utgifterna var mer än budgeten.

Fortsatt med vårt exempel betyder den positiva annonsvariationen på $ 5 000 i januari 5 000 dollar mindre än planerad, och den 7 000 USD positiva variationen i litteraturen (vilket betyder collaterals, som broschyrer, säljpamfletter och mappar) i februari innebär 7 000 dollar mindre än planerad tillbringades. Den negativa variansen för reklam i februari och mars och den negativa variansen för litteraturen i mars visar att mer använts än vad som planerades för dessa objekt.

Utvärdering av dessa avvikelser tar tanke på. Positiva avvikelser är inte alltid goda nyheter. Till exempel:

Den postiva variansen på 5 000 dollar i reklam innebär att pengar inte spenderades, men det betyder också att reklam inte placerades. Försäljningen av system var långt under förväntningarna för samma period - kan reklam som missades i januari vara en möjlig orsak?

• För litteraturen kan den positiva 7 000 dollar i februari vara ett bevis på en missad deadline för litteratur som faktiskt inte avslutades till mars. Om så är fallet, verkar det som om kostnaderna vid slutförandet var 6,401 dollar, lite mindre än de 7000 dollar som planeras.
• Bland de större enskilda avvikelserna för en kostnadspost i en månad som visas i illustrationen var den positiva $ 7000-variansen för de nya litteraturutgifterna i februari. Är det här goda nyheter eller dåliga nyheter? Varje avvikelse bör stimulera frågor.

Varför kostade ett projekt mer eller mindre än planerat?

• Uppnåddes målen?
• Speglar en positiv variation en kostnadsbesparing eller ett misslyckande att genomföra? variansen speglar en förändring i planer, ett hanteringsfel eller en orealistisk budget?
• En varianttabell kan ge ledningen stor information. Utan dessa uppgifter kan några av dessa viktiga frågor bli oskadade.
• Mer om varians

Variansanalys på försäljningen kan vara väldigt komplex. Det kan finnas signifikanta skillnader mellan prognostiserad och faktisk försäljning på grund av olika volymer eller på grund av olika genomsnittspriser. I försäljningsvarianternas exempel i detta kapitel visar enhetens varians att försäljningen av system var en besvikelse. I kostnadsavvikelsen kan vi dock se att reklam- och postkostnaderna var under plan. Kunde det finnas en korrelation mellan de sparade kostnaderna i mailing och den lägre än planerade försäljningen? Ja, det kan givetvis.

Sändningskostnaden var mycket mindre än planerat, men som en följd kom den planerade försäljningen aldrig. Den positiva kostnadsavvikelsen är således inte bra för företaget. Försäljnings- och marknadsföringskostnaderna var också över planen i mars och orsakade en annan negativ varians.

Försäljningsvariationens avvikelsestabell, som visades tidigare, som jämför enhetens varians och försäljningsvariant, ger inga överraskningar. Den lägre försäljningsvärdet än förväntat var också lägre än förväntat. Jämför det med Service, där lägre enheter gav högre försäljning (vilket indikerar mycket högre priser än planerat). Är det en indikation på en ny vinstmöjlighet eller en ny trend? Det beror helt klart på specifika uppgifter i ditt företag.

Det är ofta svårt att berätta vad som orsakade skillnader i kostnader. Om utgiftsscheman inte uppfylls kan varians orsakas av enbart enhetsvolymen. Ledningen vill förmodligen veta resultaten per enhet och det faktiska priset och den detaljerade feedbacken om marknadsföringsprogrammen.

Sammanfattning

Kvaliteten på en affärsplan mäts inte av kvaliteten på idéer, analyser eller presentation, men bara genom genomförandet det orsakar. Det är självklart att vissa affärsplaner endast utvecklas som att sälja dokument för att generera ekonomiska resurser. För dessa planer mäts deras värde av deras effektivitet när de säljer en affärsmöjlighet till en potentiell investerare. För planer som skapats för att hjälpa till att driva ett företag, mäts deras värde av hur mycket de hjälper till att driva ett företag - med andra ord, deras genomförande.

Variansanalys är avgörande för god förvaltning. Du måste spåra och följa upp budgetar, huvudsakligen genom variansanalys, eller budgetarna kommer att vara värdelösa.

Även om variansanalys kan vara väldigt komplex, är huvudguiden sunt förnuft. Generellt är budgeten en positiv varians, och över budgeten är en negativ varians. Men det verkliga testet av ledningen ska vara om resultatet var bra för verksamheten.