Rekordhanteringsschema |
Vi alla vet att vi måste spara och skydda våra affärsrekord. Och efter några år finner vi att alla dessa register vi har hållit tar upp mer golvutrymme i filskåp än arbetsutrymme för oss själva och våra anställda.
Den goda nyheten är att vi verkligen inte behöver behålla alla dessa poster för evigt. Ja, vissa behöver vi för evigt. Vissa håller vi bara tills IRS har haft sin väg med oss. Och några vi behöver bara behålla några år.
Berätta vilken post som behöver hållas, hur länge är lite svårare. Det är inte lika enkelt att kassera papper i papperskorgen. Det är inte så enkelt att slänga papper i papperskorgen.
Här är rekordhållningsplanen i spel. I det här dokumentet beskrivs de typer av dokument som ditt företag producerar (ekonomi, personal, kontrakt, verksamhet etc.). identifierar eventuella lagkrav för hur länge posten måste hållas och den krav som krävs, såsom IRS eller Sarbanes-Oxley Act noterar hur länge posten i allmänhet används aktivt i affärsverksamheten; och kan innehålla annan information, till exempel att notera att posterna innehåller känsliga personidentifierande data; och om mikrofilm eller digitalt skannade kopior är acceptabla juridiska alternativ till pappersdokumentet.
Sök på Internet och du hittar mycket information om Records Retention Schedules och prover, som den här vänligen erbjuds av Millennium Records Management. Kom ihåg dock att ett provschema bara är en generaliserad representation av vad man ser ut. Ditt rekordhanteringsschema kommer att skräddarsys efter din typ av verksamhet, var du befinner dig, i vilken stat (er) och / eller länder du gör affärer, oavsett om du är privatägd eller handlar aktier på aktiemarknaden, är en offentlig institution, hålla regeringskontrakt och en mängd andra faktorer.
Du kommer att vilja arbeta med din revisor, juridisk rådgivare och / eller ett professionellt journalsföretag för att utveckla och etablera dina.
Du genomför officiellt lagringsschema officiellt alla i ditt företag vet om det. Detta hjälper till att säkerställa att dina vitala register faktiskt hålls i första hand. Senare säg att du har flera arkivskåp med konton betalningsbara fakturor. Din Retention Schedule säger att du måste behålla dessa i 6 år, men erfarenheten visar att du verkligen bara kommer in i dem i 3 år. Genom att veta detta kan du frigöra ditt affärs- / kontorsutrymme genom att överföra dessa poster för att säkerställa lagring av platsen eller ett alternativt lagringsmedium.
När du har poster som når slutet av deras kvarhållningsperiod kan du skicka dem. Men som jag sa kan du inte bara slänga dem i återvinningsburken. Du måste ha en etablerad process för bortskaffande. Ja, du måste skapa mer dokumentation för att bli av med gamla dokument.
Du kommer att vilja få de personer som genererade posterna logga av att de inte längre behöver posterna. Du bör observera att journalerna har nått slutet av sin kvarhållningsperiod enligt ditt etablerade register för lagring av skivor och kontrollera att deras kvarhållningsperiod inte har förlängts på grund av revisioner, tvister etc.
Du kommer att vilja certifiera när, hur, och av vem, var dokumenten förstörda. Det här är lättare idag än tidigare, när jag tillbringade många timmar att kasta lådor ner till en lastningsdocka och mata papper i en strimlare bredvid en dumpster. De senaste åren har mobbningsförädlingsföretag spridit sig. De kommer att köra sina stora lastbilmonterade konfettiförstörare till ditt företag, dra dina lådor till lastbilen, låt dig bevittna deras förstörelse och ge dig ett intyg om destruktion.
Att upprätta, genomföra och följa ett rekordhanteringsschema kommer att gå långt för att säkerställa att ditt företag behåller och behåller de vitala register som du behöver fortsätta i affärer. Och i värsta fall bör du fångas upp i rättstvister eller liknande, bevisa att dina handlingar hålls och förstörs i en regelbunden, etablerad, godkänd, dokumenterad process och inte vid midnatt brinner ut bakom ladan i ett amatöriskt försök att undvika skuld och ansvar eller hindra den rättsliga processen.
Steve Lange
Seniorredaktör
Palo Alto Software
