Sju steg för framgångsrik projektplanering

Jag har nyligen varit med i flera projektgrupper. Några av dessa erfarenheter har fått mig att luta mig tillbaka och analysera projektplaneringsprocessen för att förstå hur projektplanering och implementering skulle kunna förbättras.

Varför blir projekt som hanteras av begåvade människor slut på att bli försenade eller inte färdiga? Varför känner projektlag ibland att de skjuter på ett rörligt mål? Jag finner att bristen på korrekt planering eller misslyckande med att skapa ett systematiskt tillvägagångssätt kan vara dödligt för projekt.

Vad är projektplanering?

Projektplanering är processen att definiera dina mål och omfattning, dina mål och milstolpar (resultat) och tilldela uppgifter och budgetmedel för varje steg. En bra plan är lätt att dela med alla inblandade, och det är mest användbart när det regelbundet ses över. Att bara redogöra för en plan och aldrig diskutera det med ditt lag igen är ett bra recept på bortkastad tid och ansträngning.

Du kan göra din projektplanering i ett enkelt Google doc, eller du kan använda projekthanteringsprogram. Fördelen med att använda projekthanteringsprogram är att du vanligtvis kan lagra alla dina dokument och leveranser på ett ställe, och du kan undvika att förlora viktiga diskussioner och beslut på e-post eller Slack void. Med ett verktyg som Basecamp är det till exempel lätt att spåra framsteg och hålla reda på konversationer och objekt som kräver samarbete med några olika personer.

Om du tänker på projektledning som en eller inom en snabb uppstart, det kan tyckas att allt tar alltför mycket tid från början. Men du sparar faktiskt mycket tid och resurser om du dokumenterar din projektplan från början och använder den som färdplan för att hålla dig och ditt team på rätt spår.

Här är sju nycklar till framgångsrik projektplanering till hjälper dig att komma igång.

1. Tänk på din plan som färdplan för intressenter

Varje projekt behöver en färdplan med klart definierade mål som inte bör ändras efter det att projektets första fas har slutförts. Alla intressenter som dra nytta av resultatet eller involverade i genomförandet av projektet bör namnges och deras behov anges under den ursprungliga projektplaneringsprocessen.

Dessa intressenter kan innefatta:

• Projektledaren eller den person som slutligen ansvarar för genomförandet
• Kunden som får leveranserna - det här kan vara någon i ditt lag (internt) eller en faktiskt betalande kund.
• Teamet, eller de personer som ansvarar för någon taktik som ingår i planen.

Antag inte att du automatiskt förstår varje intressents behov och mål. Innan du får för långt för att dokumentera din projektplan, prata med dem så att du verkligen förstår projektet och förmågor och resurser hos alla på laget.

2. Bryta projektet i en lista över leveranser

Utveckla en lista över alla leveranser. Denna lista ska bryta ner det större projektet i mindre uppgifter som kan tilldelas specifika gruppmedlemmar, och du bör inkludera beräknade tidsfrister för varje leverans eller uppgift.

Se till att du förstår och dokumenterar godkännandeprocessen för varje leveransbar. Om ditt projekt är för en extern kund, se till att du är tydlig på sin interna godkännandeprocess, så att du inte blir förvånad över förseningar eller sakta ner med att vada genom konkurrerande åsikter.

3. Prata med ditt team

Identifiera med namn alla personer och / eller organisationer som är involverade i varje leverans eller uppgift, och beskriva deras ansvar i detalj. Annars kan missförstånd leda till förseningar och situationer där lagmedlemmar kan behöva göra om sitt arbete.

Håll ett kickoff-möte för att prata med ditt team om din planerade attackplan. Be dem att hjälpa dig att tänka på det bästa sättet att få jobbet gjort. Inte bara kommer det att hjälpa dig att bli effektivare, det hjälper dig att få inköp, eftersom de kommer att känna mer ägande över processen. Att använda ett projekthanteringsverktyg som Basecamp kan vara till hjälp för att hålla alla på spår och lagra dokument och samtal på ett och samma ställe.

Om du använder e-post för att kommunicera om projekt, bör du överväga att använda en e-postlösning för inloggning för teaminmatning som tillåter dig att tilldela e-postmeddelanden som behöver projektrelaterad uppmärksamhet åt lagmedlemmarna, i stället för att oändligt vidarebefordra stora samtalstrådar fram och tillbaka.

4. Identifiera risker

Bestäm riskerna i ditt projekt. Tänk igenom vad du ska göra om någonting tar mycket längre tid än väntat, eller om kostnaderna blir mycket mer än du ursprungligen förväntade dig.

Du behöver inte ha en särskild åtgärd som identifierats för alla möjliga negativa resultat, men du bör spendera lite tid med ditt lag och tänker igenom vad som kan gå fel. Därefter kan du göra så mycket som möjligt för att mildra dessa risker från början, i stället för att bli vaken senare. Riskfaktorer kan också ha någon inverkan på hur du budgetar.

5. Skapa en budget

Bifogad till din lista över milstolpar och leveranser bör vara information om projektkostnaden och beräknad budget. Motstå uppmaningen att tilldela stora dollarbelopp till stora projekt utan att identifiera exakt hur pengarna är avsedda att spenderas. Det här hjälper ditt team att förstå de resurser som de måste arbeta för för att få jobbet gjort. När du ställer in din ursprungliga budget kan dessa siffror vara i stället för absolutter.

För vissa saker kan du behöva få citat från några olika leverantörer. Det kan vara till hjälp att du kortfattat dokumenterar det överenskomna projektets omfattning i din budgetdokumentation, om du slutar behöva göra ändringar i det större projektet baserat på budgetbegränsningar eller om din leverantör inte levererar exakt vad du förväntade dig.

6. Lägg till milstolpar

Använd din lista över leveranser som ram för att lägga till milstolpar och uppgifter som måste fyllas i för att uppnå det större målet. Upprätta rimliga tidsfrister, med hänsyn till projektgruppens produktivitet, tillgänglighet och effektivitet.

Tänk på dina milstolpar inom SMART-ramverket. Dina mål bör vara:

• Specifikt: Tydlig, kortfattad och skrivet på språk som alla kan förstå.
• Mätbar: Använd tal eller kvantitativt språk när det är lämpligt.
• Acceptabel: Få inköp från intressenter om dina mål, milstolpar och resultat.
• Realistisk: Sträcksmål är en sak, men ställ inte in mål som är omöjliga att uppnå. Det är frustrerande för ditt team och för dina intressenter, och kan slutligen försena ditt projekt eftersom det att göra det omöjliga brukar kosta mer och tar längre tid.
• Tidsbaserad: Ange konkreta deadlines. Om du måste ändra tidsfrister i samband med dina milstolpar, dokumentera när och varför du gjorde ändringen. Undvik smygändringar - eller redigera tidsfrister utan att anmäla ditt lag och relevanta intressenter.

7. Ange riktlinjer för framstegsrapportering

Dessa kan vara månatliga, veckovisa eller dagliga rapporter. Helst bör en samverkande arbetsyta ställas in för ditt projekt online eller offline där alla parter kan övervaka framstegen. Se till att du har en kommunikationsplan - dokumentera hur ofta du uppdaterar intressenterna om framsteg och hur du ska dela information, till exempel på ett veckot möte eller dagligt mail.

Använd ramverket du skapade när du identifierade dina milstolpar till vägleda dina rapporter. Försök att inte återskapa hjul eller slösa tid med att generera nya rapporter varje gång du behöver kommunicera framsteg. Tänk på att användandet av en projekthanteringsprogramvara, som Basecamp, kan hålla intressenter i slingan utan att röra upp inkorgen eller förlora konversationer i långa Slack-chattar.

Hemligheten med effektiv projektering och hantering hålls organiserad och kommunicerar bra med din lag och intressenter. Oavsett om du väljer att använda projekthanteringsprogram eller inte, tänk på var och hur du lagrar alla material och resurser som är relaterade till ditt projekt. Håll allt på ett ställe om du kan. Lycka till!